Kabanata 8 - Paglalarawan ng Pangangailangan - Mga Tiyak na Detalye at mga Kinakailangan

1

Ano ang mga pangunahing layunin/layunin ng proyekto?

Tukuyin ang mataas na antas ng mga layunin ng pagkuha kabilang ang lahat ng teknikal, pagganap, pagganap, pagganap o mga inaasahan sa antas ng serbisyo, iskedyul, mga layunin ng madla ng user at customer. Isama ang mga serbisyo, hardware, software at mga kinakailangan sa paglilisensya. Isaalang-alang ang modular o phased na mga proyekto upang matugunan ang iyong iskedyul/badyet. Talakayin ang mga pangmatagalang layunin o pag-asa sa buhay ng sistema/proyekto.

2

Ano ang mga pangalawang layunin/layunin ng proyekto?

Tukuyin ang mid- at lower-level na mga layunin para sa teknikal, functional, performance, performance o mga inaasahan sa antas ng serbisyo, iskedyul, user at mga elemento ng audience ng customer ng procurement. Isama ang mga serbisyo, hardware, software at mga kinakailangan sa paglilisensya.

3

Ano DOE pinakamababang kailangan ng proyekto?

Maging tapat sa pagsusuri sa lahat ng hindi kinakailangang elemento sa pagkuha na ito, posibleng mag-alis ng mga resulta ng mga tanong 1 at 2 at ilipat ang mga ito sa tanong 12.

4

Ano ang kasalukuyang kapaligiran?

Maghanda ng mga teksto at graphic na paglalarawan ng kasalukuyang teknikal at kapaligiran ng gumagamit, kabilang ang mga tauhan, iba pang mga programa, ahensya/entidad at mga serbisyong apektado.

5

Anong mga dependency ang umiiral o maaaring mag-evolve?

Magbigay ng detalye ng iba pang panloob at panlabas na network, server, application at/o system, interface at legacy system na maaapektuhan ng pagbiling ito, kabilang ang iba pang ahensya/entity/user at ang VITA Partnership.

6

Ang pagbili ba na ito ay naaayon sa partikular na ahensya at estratehiko ng Commonwealth

pagpaplano?

Tukuyin ang anumang direkta o potensyal na mga salungatan na maaaring likhain ng pagkuha na ito sa iyong sariling ahensya o ng Commonwealth na panandalian o pangmatagalang mga diskarte sa negosyo o iba pang mga layunin. Makipag-ugnayan sa iyong kasalukuyang AITR para sa tulong sa tanong na ito.

7

Ano ang maaaring gawin sa loob ng bahay?

Bisitahin muli ang mga tanong 1 at 2 at itugma ang kasalukuyang kawani o mga tungkulin sa mga detalyadong layunin.

8

Ano DOE kailangang kunin ng ahensya mula sa mga panlabas na mapagkukunan?

Dapat kasama sa mga sagot ang lahat ng hardware, software (COTS at/o bagong binuo), mga serbisyo ng suporta, pagpapatupad, disenyo, pagbuo ng interface, pagsasanay, pagpapanatili, atbp. Siguraduhing magsagawa ng paghahanap ng mga umiiral nang kontrata sa buong estado na maaaring magsilbi sa ilan o lahat ng mga pangangailangang ito: (https://vita.cobblestonesystems.com/public/).

9

Ano ang budget?

Tukuyin ang tiyak at inaasahang pinagmumulan ng badyet at oras ng proyekto. Isama ang mga mapagkukunan ng badyet para sa out-year na suporta at pagpapanatili at anumang phased procurement activity, at/o pederal na pagpopondo.

10

Ano ang in-house na pagtatantya?

Inirerekomenda ang pagbuo ng isang istraktura ng breakdown ng trabaho na gagamitin bilang batayan ng iyong pagtatantya, dahil maaari itong maisama sa mga kinakailangan at/o pahayag ng mga bahagi ng trabaho ng dokumentasyon ng pagkuha (ibig sabihin, solicitation at kontrata). Ang pamamaraang ito ay tumutulong din upang matiyak na ang lahat ng mga detalye ng ikot ng buhay ng proyekto ay isinasaalang-alang at maaaring mag-alok ng katwiran sa panahon ng mga pagsusuri sa panukala.

11

Ano ang schedule?

Tukuyin ang anumang mahirap at malambot na mga petsa ng iskedyul ng proyekto—kabuuan at milestone na mga kaganapan na gagamitin para sa anumang mga alalahanin sa teknikal na dependency at para sa pagpaplano ng paggasta sa badyet (at pagbabayad ng supplier).

12

Ano ang maaari nating ipagpaliban sa pagbili?

Ilipat ang mga sagot mula sa tanong 3 dito. Isama ang mga opsyonal na pagbili para sa susunod na phase acquisition, kung naaangkop, at posibleng out-year na suporta at pagpapanatili depende sa mga hadlang sa badyet.

13

Ano ang ating mga panganib?

Mag-brainstorm at tukuyin ang lahat ng panganib na maaaring makaapekto sa teknikal, functional at mga kinakailangan sa pagganap kabilang ang, pag-install, pagpapatupad, umiiral o relational na mga application/system/user environment, interface development, produksyon, pagsubok, roll-out; badyet at pananalapi; iskedyul; mga paghihigpit sa paglilisensya, mga serbisyong na-host ng supplier/cloud atbp. Mag-apply ng mga mitigation resolution kung posible na maaaring makaapekto sa iyong ahensya, supplier at/o iba pang third-party na ahensya/ahente.

14

Anong mga pagtutukoy at pamantayan ang dapat ilapat?

Gumawa ng dokumentong naglilista ng mga pangalan, numero, bersyon, atbp., at nagbibigay ng mga link, kung available, ng lahat ng partikular sa ahensya, Commonwealth, VITA at/o pederal, kung nalalapat ang mga federal grant, mga detalye at pamantayan na kinakailangan para sa wastong pagganap ng kontrata para sa lahat ng mga solusyon, serbisyo at/o produktong kinukuha.

15

Ito ba ay isang mataas na panganib na kontrata gaya ng tinukoy ng Code of Virginia § 2.2- 4303.01?

Tinutukoy ng 2.2-4303.01 ang "mga kontratang may mataas na panganib" bilang anumang pampublikong kontrata sa isang pampublikong katawan ng estado para sa pagkuha ng mga kalakal, serbisyo, insurance, o konstruksyon na inaasahang aabot sa alinman sa (i) gastos na lampas sa $10 milyon sa paunang termino ng kontrata o (ii) gastos na lampas sa $5 milyon sa paunang termino ng kontrata at nakakatugon sa hindi bababa sa, isa sa mga sumusunod na serbisyo, na ang mga sumusunod na serbisyo ay natutugunan: ( isa sa mga sumusunod na serbisyo, o ang mga sumusunod na serbisyo: ang paksa ng kontrata ay kinukuha ng dalawa o higit pang mga pampublikong katawan ng estado; (b) ang inaasahang termino ng paunang kontrata, hindi kasama ang mga pag-renew, ay higit sa limang taon; o (c) ang pampublikong katawan ng estado na kumukuha ng mga kalakal, serbisyo, insurance, o konstruksyon ay hindi nakakuha ng katulad na mga kalakal, serbisyo, insurance, o konstruksyon sa loob ng huling limang taon.

Anumang IT solicitation o kontrata na nakakatugon sa kahulugan ng "high risk contract" ay dapat na suriin ng VITA at ng Office of the Attorney General. Ang mga empleyadong itinalaga bilang pangunahing tagapangasiwa ng mga kontratang may mataas na peligro ay kinakailangang kumpletuhin ang isang programa sa pagsasanay sa epektibong pangangasiwa ng kontrata na nilikha ng DGS at VITA alinsunod sa mga kinakailangan ng panukalang batas bago simulan ang mga tungkulin sa pangangasiwa ng kontrata na may mataas na panganib. Ang ilang mga probisyon ng batas ay naantala ang mga epektibong petsa para sa pagpapatupad ng mataas na panganib na mga proseso ng pagsasanay at pagsusuri sa kontrata.

16

Natiyak mo ba na ang iyong mga detalye ng pagganap ay naglalaman ng natatangi at nasusukat na sukatan ng pagganap at malinaw na mga probisyon sa pagpapatupad?

Ang lahat ng mga pagbili na nakakatugon sa kahulugan ng "mataas na panganib," gaya ng tinukoy sa Seksyon 2.2-4303.01 ng Kodigo ng Virginia, ay dapat magsama ng malinaw at natatanging mga hakbang sa pagganap at mga probisyon sa pagpapatupad, kabilang ang mga remedyo sa kaso ng hindi pagganap, sa lahat ng mataas na panganib na pangangalap ng IT at mga kontrata para sa mga produkto at serbisyo ng IT. Susuriin ng grupo ng Contract Risk Management ng VITA ang bawat high risk IT solicitation at kontrata at kumonsulta sa humihiling na ahensya sa kung anong mga hakbang ang kailangang gawin upang ang high risk na IT solicitation at/o kontrata ay sumunod sa § 2.2-4303.01. Para sa karagdagang impormasyon, mangyaring makipag-ugnayan sa scminfo@vita.virginia.gov.