Kabanata 8 - Paglalarawan ng Pangangailangan - Mga Tiyak na Detalye at mga Kinakailangan

Ang mga kinakailangan sa IT Procurement ay tinukoy bilang ang pangangailangan o pangangailangan para sa mga tauhan, kagamitan, hardware, software, application/design solution, hosting/cloud na serbisyo o solusyon, telekomunikasyon, pasilidad, iba pang mapagkukunan, o serbisyo, ayon sa mga tinukoy na dami para sa mga partikular na yugto ng panahon o sa isang partikular na oras. Ang mga kinakailangan ay tinukoy ng may-ari ng negosyo ng ahensya, at isinalin sa isang detalye ng may-ari ng negosyo at ng mga technical subject matter expert (SMEs) ng ahensya. Ang kahulugan ng mga kinakailangan ay ang pinakamahalagang bahagi ng proyekto ng IT. Ang hindi tama, hindi tumpak, o labis na kahulugan ng mga kinakailangan ay maaaring magresulta sa mga pagkaantala sa iskedyul, nasayang na mapagkukunan, o hindi kasiyahan ng customer. Upang bumuo ng magagandang kinakailangan para sa paghingi, tandaan ang sumusunod:

• Palaging masusing suriin ang pangangailangan ng negosyong IT na binibili.
• Sumulat ng isang malinaw na pahayag ng mga layunin at saklaw ng proyekto.
• Alamin ang pagkakaiba ng kagustuhan at pangangailangan.
• Suriin ang kahulugan ng mga kinakailangan nang interactive sa may-ari ng negosyo at customer, kung iba sa may-ari ng negosyo at mga teknikal na SME.
• Magsagawa ng masinsinan at komprehensibong pagsusuri ng mga kinakailangan.
• Idokumento ang mga resulta nang malinaw sa sapat na detalye.
• Ilagay ang dokumento ng mga kinakailangan sa ilalim ng kontrol ng bersyon.

Ang isang mahusay na kinakailangan ay nagsasaad ng isang bagay na kinakailangan, mapatunayan at maaabot. Upang ma-verify, ang isang kinakailangan ay dapat may pamantayan para sa pagtanggap. Upang maabot, ang kinakailangan ay dapat na teknikal na magagawa at nasa loob ng badyet, iskedyul at iba pang mga hadlang. Ang pinakakaraniwang problema sa mga kinakailangan sa pagsulat ay kinabibilangan ng:

• Gumagawa ng masasamang pagpapalagay.
• Pagpapatupad ng pagsulat (kung paano gumawa ng isang bagay) sa halip na mga kinakailangan (kung ano ang kailangan ng customer bilang isang pangwakas na produkto o serbisyo).
• Paggamit ng maling mga tuntunin sa teknolohiya ng industriya.
• Nawawala, malabo o magkasalungat na mga kinakailangan.
• Tinatanaw ang mga kinakailangan sa hinaharap at/o mga kinakailangan sa interface para sa mga kasalukuyang system.
• Sobrang pagtukoy.

Ang bahagi ng dokumentong kinakailangan ng solicitation ay ang opisyal na pahayag ng kung ano ang kinakailangan sa pagkuha ng IT. Hangga't maaari, dapat itong itakda kung ano ang dapat gawin ng produkto, solusyon o supplier, sa halip na kung paano ito dapat gawin. Ang dokumento ng mga kinakailangan ay dapat magsama ng parehong kahulugan at isang detalye ng mga kinakailangan at kasama ang parehong functional at teknikal na data. Ang mga kinakailangan sa pagkuha ay nagiging pundasyon para sa saklaw ng solicitation at kontrata at pahayag ng trabaho (sumangguni sa kabanata 12).

May apat na pangunahing uri ng mga kinakailangan sa pagkuha ng teknolohiya—mandatory, functional, teknikal at trabaho o pagganap. Maaaring nakabatay ang mga ito sa partikular na ahensya o, kung naaangkop, sa seguridad ng Commonwealth, arkitektura ng enterprise, imprastraktura at/o mga estratehikong kinakailangan. Ang mga sumusunod na subseksyon ay nagbibigay ng talakayan sa apat na uri na ito.