Kabanata 8 - Paglalarawan ng Pangangailangan - Mga Tiyak na Detalye at mga Kinakailangan

Minsan kinakailangan na i-prequalify ang mga produkto o supplier at humingi lamang ng mga na-prequalify. Sa ganitong mga kaso, pinapanatili ang isang listahan ng mga partikular na produkto ("Listahan ng Kwalipikadong Produkto" o "QPL") o mga supplier ("Listahan ng Kwalipikadong Supplier" o "QSL") na nasuri at natukoy na katanggap-tanggap sa pagtugon sa paunang natukoy na pinakamababang katanggap-tanggap na antas ng kalidad o pagganap (Code of Virginia, § 2.2-4317). Isinasagawa ang kwalipikasyong ito bago ang anumang partikular na pagkuha ng IT. Sa pamamagitan ng pagkakaroon ng isang pamamaraan ng prequalification, ang oras sa ikot ng pagbili para sa pagbuo at pagsubok ng detalye ay maaaring mabawasan. Ang mga kinakailangan sa kwalipikasyon para sa paunang kwalipikasyon ng tagapagtustos o produkto ay dapat na maitatag at ang mga potensyal na tagapagtustos ay pinapayuhan sa pamamagitan ng liham at/o pampublikong pag-post nang sapat bago ang inaasahang pagkuha upang bigyang-daan ang pagsusuri at kwalipikasyon ng mga potensyal na tagapagtustos at/o mga produkto. Ang isang tagapagtustos na ang produkto o serbisyo ay natukoy na hindi kwalipikado ay papayuhan nang nakasulat. Ang mga solicitation ay maaaring ipadala sa mga supplier lamang na tinutukoy na kwalipikado.

Ang QPL o QSL ay nagbibigay ng paunang pagpapasiya kung aling mga supplier o produkto ng IT ang makakatugon sa mga kinakailangan ng ahensya. Tinutukoy ng QPL ang iba't ibang tatak na nakamit ang mga partikular na pamantayan. Maaaring limitado ang pag-bid sa mga supplier na ang mga produkto ay nasa listahan. Ang mga parangal ay maaaring gawin sa mga produktong IT sa QPL. Ang isang supplier na nagsumite ng bid/proposal para sa isang produkto na hindi QPL kapag kinakailangan ang isang produkto ng QPL ay ituturing na hindi tumutugon.

Maraming benepisyo sa pagbuo ng QPL. Kapag naitatag na ang QPL, maaaring gamitin ang solicitation para sa pagsusumite ng mga sample o produkto na susuriin para sa paunang pagsasama sa listahan. Dapat isaad ng mga pagtutukoy ang pamantayan na gagamitin upang suriin ang mga produktong IT na inaalok at dapat ilarawan ang lahat ng kinakailangan na kinakailangan para maging kwalipikado ang mga produkto ng supplier para sa listahan. Ang draft ng mga detalye ay maaaring i-circulate para sa pagsusuri ng mga supplier at mga kilalang interesadong bidder. Ang pakikipag-usap sa mga interesadong supplier kapag bumubuo ng mga detalye at mga kinakailangan ay maaaring maging kapaki-pakinabang. Ang mga potensyal na supplier ay maaaring magbigay ng kapaki-pakinabang na feedback sa pagiging posible ng isang partikular na pangangailangan o detalye, kabilang ang mga kinakailangan sa pagganap, mga pahayag ng trabaho at mga kinakailangan sa data.