Kabanata 8 - Paglalarawan ng Pangangailangan - Mga Tiyak na Detalye at mga Kinakailangan

Ang isang detalye ng teknolohiya ng impormasyon (IT) ay isang paglalarawan ng isang produkto o serbisyo ng teknolohiya na hinahangad na kunin ng isang customer at isa rin itong paglalarawan ng kung ano ang dapat ihanda ng isang supplier upang maisaalang-alang para sa isang parangal. Inilalarawan ng mga detalye ang mga teknikal na kinakailangan para sa isang materyal, produkto, o serbisyo at kasama ang mga pamantayan para sa pagtukoy kung natutugunan ang mga kinakailangang ito. Maaaring ilarawan ng isang detalye ang mga parameter ng pagganap na kailangang matugunan ng isang supplier, o maaari itong magbigay ng kumpletong pagsisiwalat ng disenyo ng trabaho o trabahong gagawin.

Ang mga detalye ay nagbibigay ng batayan para sa paghuhusga kung natugunan o hindi ng supplier ang mga kinakailangan sa solicitation. Ang likas na katangian ng teknolohiya o serbisyo na kinukuha ay tutukuyin kung ang mga pagtutukoy ay magiging mahaba o maikli at kung anong deskriptibong format ang dapat gamitin. Karamihan sa mga pagtutukoy ay naglalaman ng isang paglalarawan ng mga kinakailangan at mga probisyon ng katiyakan ng kalidad at lubusang tutukuyin ang mga minimum na kinakailangan ng kinakailangang teknolohiya.

Ang mga pagtutukoy ay ang tanging paraan upang makuha ang mga produkto o serbisyo ng IT na kinakailangan. Ang mga pagtutukoy ay bumubuo sa puso ng isang dokumento ng kontrata na mamamahala sa supplier ng mga kinakailangang produkto o serbisyo sa pagganap ng kontrata bilang naging batayan para sa paghuhusga sa pagsunod. Ang mahusay na mga pagtutukoy ay nagtataguyod ng buo at hindi pinaghihigpitang kumpetisyon sa pamamagitan ng paglalahad ng aktwal, pinakamababang mga kinakailangan kumpara sa mga hangarin. Ang mga pagtutukoy ay dapat ding maglaman ng mga probisyon sa pagtiyak ng kalidad na nagbibigay ng paraan ng pagtukoy na natugunan ng supplier ang mga kinakailangan sa kontrata. Ang mga pagtutukoy ay dapat na malinaw at tumpak. Kung ang mga kinakailangan ay malabo o mag-iwan ng puwang para sa interpretasyon, ang mga supplier ay may karapatan na gumawa ng mga interpretasyon na gumagana sa kanilang sariling kalamangan. Ang isang mahusay na detalye ay dapat:

• Maging batay sa pangangailangan ng negosyo.
• Bigyang-diin ang pagganap sa halip na disenyo.
• Hindi nangangailangan ng mga tampok na hindi kailangan para sa nilalayon na paggamit ng produkto o solusyon.
• Tukuyin ang mahahalagang katangian ng gustong produkto o solusyon.
• Hindi isusulat ng isang bidder/nag-aalok o inihanda sa tulong ng isang potensyal na bidder/nag-aalok.
• Gamitin ang komersyal, mga produktong wala sa istante.
• Iwasan ang mga kinakailangan na pabor sa isang partikular na vendor.
• Pahintulutan ang kumpetisyon sa pinakamataas na lawak na posible.
• Maging quantifiable sa halip na qualitative.
• Maging mapapatunayan.
• Hindi labis na ipahayag ang kalidad, ngunit malinaw na tukuyin ang mga inaasahan at pangangailangan sa pagganap para sa nilalayon na layunin ng negosyo.
• Iwasan ang paggamit ng mga salitang tulad ng "dapat" o "dapat" dahil pinipigilan nito ang kumpetisyon at kadalasang inaalis ang isang supplier na may bago at makabagong solusyon.

Ang mga pagtutukoy ay dapat palaging malinaw at nauunawaan. Dapat nilang payagan ang kumpetisyon sa pagitan ng mga produkto ng pantay na kalidad. Ang mga detalye ay maaaring magsama ng isang pahayag tungkol sa katangian ng husay ng pagbili at dapat tukuyin ang pinakamababang mahahalagang katangian at pamantayan kung saan ang pagbili ay dapat sumunod kung ito ay upang matugunan ang nilalayon nitong paggamit. Ang mga kinakailangan sa pagganap o mga pagtutukoy ay dapat matukoy. Kontrol ng mga pagtutukoy:

• Ang antas ng pagganap ng produkto,
• Ang dami ng kompetisyon,
• Ang pagiging angkop ng produkto, solusyon o serbisyo para sa trabahong gagawin,
• Ang paraan ng pagsusuri na ginagamit sa paggawa ng award at sa pagtukoy ng pinakamahusay na halaga ng bid para sa pagbili.