Kabanata 8 - Paglalarawan ng Pangangailangan - Mga Tiyak na Detalye at mga Kinakailangan

Isusulat ang mabisang mga detalye ng IT na may ilang partikular na katangian na kinabibilangan ng:

• Simple: Iwasan ang hindi kinakailangang detalye, ngunit maging sapat na kumpleto upang matiyak na matutugunan ng mga kinakailangan ang kanilang nilalayon na layunin.
• Malinaw: Gumamit ng terminolohiya na naiintindihan ng ahensya at mga supplier. Iwasan ang legalese type na wika at jargon hangga't maaari. Isama ang mga kahulugan ng mga termino kung saan kinakailangan upang mapagaan ang mga magkasalungat na interpretasyon at upang iayon sa Commonwealth at/o mga termino at kahulugan ng teknolohiyang tukoy sa ahensya.
• Informative: Ilarawan ang gustong estado ng ahensya para sa IT solution, na isama ang paggamit at audience at anumang teknikal/functional na pangangailangan/paghihigpit, workflow o daloy ng data, interface sa iba pang mga application/system at arkitektura para sa mga legacy na system, platform, operating system na dapat umayon sa Commonwealth o sa pangkalahatang diskarte sa IT ng ahensya.
• Tumpak: Gumamit ng mga yunit ng sukat o pagganap na tugma sa mga pamantayan ng industriya. Ang lahat ng dami at mga kinakailangan sa pag-iimpake, paghahatid at pagtanggap ay dapat na malinaw na natukoy. Isama ang lahat ng kinakailangang pang-estado, pederal at/o pambansang teknikal, propesyonal, mga pamantayan sa industriya, mga detalye at sertipikasyon, kung kinakailangan.
• Flexible: Iwasan ang hindi nababaluktot na mga detalye na pumipigil sa pagtanggap ng isang panukala na maaaring mag-alok ng mas mahusay na pagganap para sa mas kaunting dolyar. Gumamit ng mga tinatayang halaga tulad ng mga sukat, timbang, bilis, atbp. (kapag posible) kung matutugunan ng mga ito ang nilalayon na layunin. Kung ginamit ang tinatayang mga dimensyon, ito ay dapat na nasa loob ng 10% rule of thumb maliban kung iba ang nakasaad sa solicitation document.

Upang maisulong ang patas at bukas na kumpetisyon sa lahat ng mga supplier at para ma-motivate ang mga nag-aalok na maghanda ng malikhain at makabagong mga panukala, ang mga detalye ay dapat na nakasulat sa pangkalahatan hangga't maaari. Dapat iwasan ng mga may-ari at ahensya ng negosyo sa IT ang pagsulat ng mga paghihigpit na kinakailangan/pagtutukoy sa pamamagitan ng:

• Kabilang lamang ang mga mahahalagang kinakailangan ng produktong IT, serbisyo o solusyon na kailangan.
• Pag-iwas sa mahigpit o hindi praktikal na mga kinakailangan tulad ng mga hindi mahalaga o hindi na ginagamit.
• Maingat na suriin ang paghahatid ng produkto o mga kinakailangan sa iskedyul ng proyekto upang matiyak na ang oras ng turnaround mula sa pagtanggap ng order ng supplier hanggang sa pagkumpleto ay hindi masyadong mahigpit o nililimitahan.
• Pagtukoy sa mga kinakailangan para i-promote at hikayatin ang mga supplier na magmungkahi ng mga karaniwang produkto, solusyon, o serbisyo na magagamit sa komersyo kung posible.
• Hindi pagtukoy ng partikular na pangalan ng brand, produkto o tampok na kakaiba sa isang tagagawa, maliban sa mga layunin ng sanggunian.
• Hindi nagdidikta ng mga detalyadong solusyon sa disenyo nang wala sa panahon.
• Nagbibigay ng sapat na oras para sa mga supplier na suriin ang pangangailangan ng teknolohiya, isaalang-alang ang mga kinakailangan, at maghanda at magsumite ng panukala.

Ang isa sa mga unang pagsasaalang-alang sa paghahanda ng mga pagtutukoy ay dapat na pagtukoy kung anong uri ng mga pagtutukoy ang pinakamahusay na maglalarawan sa teknolohiyang kailangan. Mayroong ilang mga uri ng mga detalye: pamantayan, disenyo, pagganap, o tatak.