Kabanata 8 - Paglalarawan ng Pangangailangan - Mga Tiyak na Detalye at mga Kinakailangan

Kasama sa proseso ng pagkuha ng teknolohiya ang lahat ng aktibidad mula sa pagpaplano, paghahanda ng mga kinakailangan at pagproseso ng isang kahilingan, pangangalap, pagsusuri, paggawad at pagbuo ng kontrata, hanggang sa pagtanggap at pagtanggap ng paghahatid, pagbabayad, pagsubaybay sa imbentaryo at disposisyon ng mga produkto at serbisyo. Hindi alintana kung ang produkto o serbisyo ng teknolohiyang kinakailangan ay naproseso ng ahensya sa ilalim ng itinalagang awtoridad nito, binili mula sa isang kontrata sa buong estado o ipinadala sa VITA para sa pagkuha, ang daloy ng trabaho ay halos pareho.

Dalawang paunang at kritikal na hakbang na kailangang kumpletuhin kapag naghahanda para sa anumang pagkuha ng teknolohiya:

• Tukuyin ang pangangailangan ng negosyo sa teknolohiya at ang uri ng produkto o serbisyo ng teknolohiya na pinakamahusay na makakatugon sa pangangailangan ng teknolohiya. Tumukoy ng solusyon sa teknolohiya, hindi isang partikular na produkto, na tutugon sa pangangailangan ng teknolohiyang iyon. Isipin ang pagpigil sa gastos, ano ang produkto o serbisyo na pinakamahusay na nakakatugon sa mga kinakailangan sa trabaho? Maaaring kailanganin nito na ang mga tauhan ng pagbili ng ahensya o mga tauhan ng VITA ay makipagkita sa (mga) end user upang matukoy ang mga pangangailangan, mga kinakailangan sa paggawa at magmungkahi ng mga solusyon sa teknolohiya.

• Bumuo ng mga kinakailangan at/o mga detalye na sumasalamin sa mga layunin ng negosyo at naglalarawan sa mga katangian ng produkto ng teknolohiya, serbisyo o solusyon na hinahanap. Dapat isaalang-alang ang pagiging angkop at sa pangkalahatang pagiging epektibo sa gastos bilang karagdagan sa katanggap-tanggap at paunang presyo. Ang mga detalye ng teknolohiya ay dapat na nakasulat upang hikayatin, hindi panghinaan ng loob, kumpetisyon na naaayon sa paghahanap ng pangkalahatang ekonomiya para sa layunin at solusyon sa teknolohiya na nilayon. Ang layunin ay mag-imbita ng pinakamataas na makatwirang kumpetisyon habang kumukuha ng pinakamahusay na solusyon sa teknolohiya para sa Commonwealth.