Kabanata 34 - Pamamahala ng Kontrata ng IT

34.5.3 Na-archive ang file para sa pagpapanatili

Ang Virginia Public Records Act ay nag-aatas sa mga ahensya na makipagtulungan sa mga direktiba at mga kinakailangan sa pagpapanatili ng mga rekord at disposisyon ng Library of Virginia para sa mga pampublikong talaan. Ang Seksyon § 42.1-85B ng Kodigo ng Virginia ay nagsasaad:

"B. Anumang ahensya na may mga pampublikong tala ay dapat makipagtulungan sa The Library of Virginia sa pagsasagawa ng mga survey. Ang bawat ahensya ay dapat magtatag at magpanatili ng isang aktibo, patuloy na programa para sa matipid at mahusay na pamamahala ng mga talaan ng naturang ahensya. Ang ahensya ay may pananagutan sa pagtiyak na ang mga pampublikong rekord nito ay napanatili, pinananatili, at naa-access sa buong ikot ng kanilang buhay, kabilang ang pag-convert at paglilipat ng mga elektronikong rekord nang madalas hangga't kinakailangan upang ang impormasyon ay hindi mawala dahil sa hardware, software, o pagkaluma o pagkasira ng media. Ang sinumang pampublikong opisyal na nag-convert o nag-migrate ng electronic record ay dapat tiyakin na ito ay isang tumpak na kopya ng orihinal na rekord. Ang na-convert o inilipat na talaan ay dapat magkaroon ng lakas ng orihinal."

Dapat tiyakin ng administrator ng kontrata na ang lahat ng papel at elektronikong rekord na nauugnay sa kontrata at pangangasiwa ng kontrata ay pinananatili alinsunod sa Virginia Public Records Management Manual.