Kabanata 34 - Pamamahala ng Kontrata ng IT

34.2.9 Subaybayan ang mga obligasyon ng ahensya

Dapat na maingat na suriin ng tagapangasiwa ng kontrata ang kontrata at gumawa ng listahan at iskedyul na kinabibilangan ng lahat ng obligasyon ng ahensya sa ilalim ng kontrata. Ang matagumpay na mga kontrata sa IT ay hindi lamang nakadepende sa performance ng supplier, kundi pati na rin sa performance ng ahensya sa pagtupad sa kanilang mga contractual commitments at pagpapagana, o hindi pagpigil, sa supplier na gumanap. Ang hindi pagganap o naantala na pagganap ng ahensya ay maaaring maglagay sa kontrata/proyekto sa panganib para sa naantalang iskedyul at pagtaas ng mga gastos o mag-imbita ng panganib sa Commonwealth para sa isang hindi pagkakaunawaan sa kontrata. Ang mga kontrata sa IT ay maaaring mangailangan ng alinman sa mga sumusunod at higit pa:

• Ipaalam sa ahensya at iba pang mga gumagamit ng Commonwealth ang mga karapatan sa pag-access/paggamit ng lisensya ng software at mga limitasyon at pagkuha ng nilagdaang pagkilala ng user para sa file ng kontrata.
• Pagbibigay-alam sa mga user ng Commonwealth at mga third-party na kinatawan ng lahat ng paghihigpit sa pagiging kumpidensyal at pagkuha ng nilagdaang mga pahayag ng pagiging kumpidensyal o hindi pagsisiwalat para sa file ng kontrata.
• Pagtiyak na tinutupad ng ahensya ang anumang obligasyong kontraktwal na kinabibilangan ng sumusunod o katulad na kinakailangan: "Sa loob ng tatlumpung (30) araw ng pagtatapos ng bawat quarter ng kalendaryo, dapat magbigay ang Ahensya sa Supplier ng ulat ng netong bilang ng mga karagdagang kopya ng Software na na-deploy sa quarter." (Mula sa sugnay na "Mga Karapatan sa Pagpaparami" sa kontrata, kung kasama.)
• Paganahin o pagpapadali sa pagsasagawa ng anumang pagsubok, mga aktibidad sa IV&V, mga demonstrasyon ng supplier, at/o mga sesyon ng pagsasanay sa loob ng isang tiyak na takdang panahon, na may isang partikular na kapaligiran ng teknolohiya o mga mapagkukunan na inihanda na para sa paggamit.
• Pagbibigay ng ilang partikular na data, impormasyon, kagamitan o pasilidad sa supplier sa loob ng isang tiyak na takdang panahon para sa pagpapagana ng anumang software o solusyon sa mga kinakailangan sa kahulugan, disenyo, interface, pagsubok o mga pagsusumikap sa pagpapatupad ng supplier.
• Pagtukoy ng timeframe para sa pagsusuri at pagtanggap ng anumang maihahatid at pagsubok.
• Paghahanda at pagbibigay ng mga partikular na ulat, teknikal na data, detalye, pamantayan, configuration/arkitektura ng software, legacy/interface code o data na iko-convert (kabilang ang kundisyon ng naturang data).
• Pag-aayos ng pagdalo ng alinmang IV&V, Steering Committee o iba pang inimbitahan para sa anumang kritikal na pagsusuri sa proyekto o iba pang mga pulong na nauugnay sa kontrata ayon sa iskedyul ng kontrata.
• Pakikipag-ugnayan sa VITA-NG partnership Service Management Office, VITA Project Management Division o mga eksperto sa VITA Security para sa anumang paghahanda sa imprastraktura o pagsisikap sa pagsasama na kinakailangan para sa pagganap ng supplier.
• Pagbibigay sa supplier ng anumang abiso ng hindi pagsunod o error na natuklasan na may kaugnayan sa performance ng supplier (produkto, serbisyo, solusyon) sa loob ng isang takdang panahon.
• Pagbibigay ng anumang obligasyong teknikal o administratibong abiso na kinakailangan ayon sa kontrata sa loob ng isang takdang panahon.
• Ang pagpapadali sa anumang ayon sa batas, Steering Committee, CIO o iba pang patakaran ng VITA ay nangangailangan ng mga pag-apruba, waiver o mga eksepsiyon  
• Pagtitiyak na ang proyekto, teknikal at iba pang mga stakeholder ng ahensya ay hindi direkta o hindi direktang binabago, dagdagan o bawasan (ibig sabihin, saklaw ng paggapang) ang mga obligasyon sa pagganap ng supplier ayon sa kinakailangan ng kontrata nang walang pormal na pagbabago sa kontrata.
• Pagproseso, pag-apruba at pagbabayad ng mga invoice ng supplier sa loob ng mga timeframe na ayon sa batas.