Kabanata 34 - Pamamahala ng Kontrata ng IT

34.2.10 Iproseso ang mga hindi pagkakaunawaan, paghahabol at paglutas

Ang tagapangasiwa ng kontrata ay maaaring may pananagutan sa pagproseso o paglahok sa paghahanap ng katotohanan at paglutas para sa anumang mga hindi pagkakaunawaan at paghahabol na magmumula sa panahon ng pagganap ng kontrata. Ang anumang mga paghahabol na magmumula sa isang hindi pagkakaunawaan sa kontrata ay dapat iproseso alinsunod sa § 2.2-4363 ng Code of Virginia at ang mga kinakailangan sa kontrata. Ang kahalagahan ng isang maayos at kumpletong file ng pangangasiwa ng kontrata o lokasyon ng e-storage para sa pag-access sa sumusuportang dokumentasyon ay napakahalaga.

Maaaring nasa kontrata ang probisyon ng pamamaraan sa pag-apela. Sa kaso ng hindi pagkakaunawaan sa kontrata, maaaring gawin ng Supplier ang naaangkop na legal na aksyon gaya ng itinatadhana sa § 2.2-4364 ng Code of Virginia.

Maaaring ituring na default ang isang supplier kung hindi ito gumanap alinsunod sa mga tuntunin ng purchase order o kontrata. Dapat isaalang-alang ang mga salik na ito bago gumawa ng anumang default na pagkilos.

• Ang mga tiyak na dahilan para sa kabiguan
• Ang tagal ng panahon na kailangan para makuha ang mga kalakal o serbisyo mula sa ibang mga pinagkukunan kumpara sa oras na ang paghahatid o pagganap ay maaaring magawa ng delingkwenteng supplier.

Kung mabigong gumanap ang isang supplier, dapat ipaalam ng ahensya ang supplier at subukang abutin ang isang kasiya-siyang solusyon. Kung hindi pa rin naresolba ang usapin, maaaring sumunod ang isang "Abiso sa Paggamot." Ang paunawa ay dapat ibigay sa pamamagitan ng sulat na nagpapayo sa supplier na ang hindi paghahatid o hindi pagganap ay isang paglabag sa kontrata at, kung ang kakulangan o hindi pagsunod ay hindi naayos sa loob ng isang tiyak na bilang ng mga araw (gaya ng tinukoy sa wika ng kontrata), tatanggalin ng ahensya ang kontrata para sa default at papanagutin ang supplier para sa anumang labis na gastos. Sa pag-expire ng yugto ng panahon ng pagpapagaling, kung ang isang kasiya-siyang resolusyon ay hindi pa naabot, ang ahensya ay nagpapadala sa supplier ng isang Pagwawakas para sa Default na Liham at magsasagawa ng muling pagbili sa pamamagitan ng paggawad sa susunod na pinakamababang bidder o muling paghingi. Kung ang muling pagbili ay nagreresulta sa pagtaas ng mga gastos sa ahensya, ang ahensya ay nag-invoice sa orihinal na tagapagtustos para sa mga labis na gastos, na nagbibigay ng tinukoy na tagal ng panahon para makumpleto ang pagbabayad. Hanggang sa matanggap ang labis na mga gastos sa pagbabayad, ang supplier ay maaaring alisin sa listahan ng supplier ng ahensya. Kung ang pagbabayad ay hindi pa nagawa sa pagtatapos ng tinukoy na yugto ng panahon, ang aksyon sa pangongolekta ay maaaring gawin sa ilalim ng inaprubahang patakaran sa pangongolekta ng utang ng ahensya. Bilang karagdagan, ang sabay-sabay na pagkilos upang i-debar ang na-default na supplier ay maaaring simulan. Ang mga supplier ay hindi mananagot para sa anumang labis na gastos kung ang kabiguan upang maisagawa ay bunga ng anumang pagkilos ng digmaan, utos ng legal na awtoridad, mga welga, gawa ng Diyos, o iba pang hindi maiiwasang dahilan na hindi nauugnay sa kanilang kasalanan o kapabayaan. Ang pagkabigong maghatid ng source ng supplier ay karaniwang hindi itinuturing na isang hindi maiiwasang dahilan.

Ang mga administrator ng kontrata ng ahensya ay maaaring makakuha ng tulong mula sa kanilang kinatawan ng OAG alinsunod sa protocol at proseso ng kanilang ahensya. Para sa VITA-issued o VITA-delegated agency contracts, ang mga administrador ng ahensya ay maaari ding kumuha ng gabay ng VITA sa pamamagitan ng pakikipag-ugnayan sa: scminfo@vita.virginia.gov