Kabanata 34 - Pamamahala ng Kontrata ng IT

34.2.8 Subaybayan ang pag-invoice at pagbabayad

Maaaring kailanganin ng contract administration na iproseso ang mga invoice ng supplier sa pamamagitan ng mga yugto ng pag-apruba kasama ang may-ari ng negosyo/tagapamahala ng proyekto bago ipadala sa tanggapan ng pagbabayad ng ahensya. Gayunpaman, dapat munang kumpirmahin ng administrator ng kontrata na ang mga invoice ay:

• Isama ang lahat ng detalye at impormasyong tinukoy sa kontrata,
• Isama ang pagpepresyo alinsunod sa iskedyul ng pagpepresyo ng kontrata,
• Tiyaking walang buwis na sinisingil ang ahensya at magbigay ng anumang dokumentasyon ng exemption sa supplier
• Sumasalamin sa anumang mga pagsasaayos ng parusa sa pagganap/insentibo,
• Isama ang mga gastos sa paglalakbay na pinahintulutan at alinsunod sa kasalukuyang Mga Halaga ng Bawat Diem noon na inilathala ng Virginia Department of Accounts,
• Isama ang anumang kinakailangang lagda o mga sertipikasyon na kinakailangan sa kontrata,
• Isama ang anumang kinakailangang karagdagang pag-uulat (ibig sabihin, buwanang paggamit, buwanang mga istatistika ng pagganap sa antas ng serbisyo)
• Ay tumpak, kumpleto at itinatama ng supplier bago isumite para sa pag-apruba at pagbabayad.

Maaaring kailanganin din ng contract administrator na subaybayan na ang mga pagbabayad ay ginawa sa supplier alinsunod sa mga regulasyong ayon sa batas § 2.2-4350 o § 2.2-4352 ng Code of Virginia, kung naaangkop, at upang tumulong sa paglutas ng anumang mga claim ng supplier tungkol sa mga pagbabayad.

Ang anumang mga paghahabol na nagmumula sa isang hindi pagkakaunawaan sa kontrata ay dapat iproseso alinsunod sa § 2.2-4363 ng Kodigo ng Virginia. Sumangguni sa subseksiyon 34.4.7 sa ibaba para sa espesyal na talakayan ng mga huling pagbabayad sa supplier.