Kabanata 34 - Pamamahala ng Kontrata ng IT

34.2.7 I-coordinate/subaybayan ang pagpapadala at pag-access sa ari-arian/data ng pamahalaan

Kung ang kontrata ay nangangailangan ng paglipat ng ari-arian ng gobyerno, impormasyon o data sa supplier para sa pagganap ng kontrata, dapat subaybayan ng contract administration function ang lahat ng mga transmittal alinsunod sa mga proseso at pamamaraan sa pamamahala ng ari-arian o asset/imbentaryo ng ahensya. Para sa software at solusyon sa mga kontrata sa IT, maaaring mangyari ang pag-coordinate ng resibo, pamamahagi at pag-imbak ng dokumentasyon ng configuration ng software.

Ang mga nakasulat at nilagdaan na mga dokumento sa pagpapadala ay dapat panatilihin sa file ng kontrata. Dagdag pa, kung ang mga supplier ay nangangailangan ng access sa mga pasilidad o kagamitan ng ahensya, ang contract administrator ay magpapadali sa naturang access sa pamamagitan ng security department ng ahensya. Kung ang paglilipat ng ari-arian ng gobyerno, impormasyon o data o pag-access sa mga pasilidad o kagamitan ng gobyerno ay nangangailangan ng mga tauhan ng supplier na pumirma ng mga kasunduan sa pagiging kumpidensyal o hindi pagsisiwalat, ang tagapangasiwa ng kontrata ay magpapadali dito at magpanatili ng mga kopya sa file ng kontrata.

Ang parehong koordinasyon at pagsubaybay na ito ay ilalapat sa anumang data, impormasyon, materyal o kagamitan na ibinigay ng tagapagtustos sa pansamantalang batayan sa halip na bilang isang maihahatid na kontrata.