Kabanata 34 - Pamamahala ng Kontrata ng IT

34.2.6 Subaybayan ang mga garantiya ng supplier

Maaaring kabilang sa mga warranty ng supplier ang parehong limitadong warranty at pangkalahatang warranty. Dahil ang limitadong warranty para sa isang produkto (hardware o software), ang mga serbisyo o solusyon ay karaniwang sumasaklaw sa isang partikular na yugto ng panahon (30, 60, 90 araw o kahit hanggang isang taon), kailangan lang malaman ng administrator ng kontrata kung kailan magtatapos ang panahon ng warranty at magsisimula ang panahon ng pagpapanatili o suporta. Ang petsang ito ay dapat isama sa anumang iskedyul ng proyekto o iskedyul ng pangangasiwa ng kontrata bilang isang tickler. Maaaring kasama sa iskedyul ng pagpepresyo ng kontrata ang paunang bayad para sa unang taon ng pagpapanatili o suporta, o maaaring ipahiwatig ng kontrata na kailangang ipaalam ng supplier ang ahensya sa loob ng itinakdang bilang ng mga araw bago matapos ang panahon ng warranty para may sapat na oras ang ahensya para mag-isyu ng purchase order (PO). Kasama sa mga template ng kontrata ng VITA ang pahayag na ito: "Animnapung (60) araw bago ang pag-expire ng panahon ng warranty, tiyaking nakasulat na abisuhan ng supplier ang ahensya ng naturang expiration."

Sa alinmang paraan, dapat tiyakin ng pangangasiwa ng kontrata na walang paglipas sa pagitan ng limitadong saklaw ng warranty at anumang kinakailangang saklaw ng pagpapanatili o suporta at dapat makipag-ugnayan sa mga kinakailangang aksyon, kung kinakailangan, sa may-ari ng negosyo/tagapamahala ng proyekto. Sa mga bihirang kaso (hal., isang beses na pagbili ng isang hardware o COTS item), maaaring hindi kailanganin ang follow-on na pagpapanatili o suporta. Para sa karamihan ng iba pang mga IT procurement, maaaring nasa panganib ang ahensya o Commonwealth na hindi magkaroon ng follow-on na maintenance o saklaw ng suporta at may kasamang kinakailangan sa kontrata.

Dapat suriin ng administrasyon ng kontrata ang kontrata upang matukoy kung anong mga pangkalahatang warranty ang maaaring mangailangan ng pagsubaybay; halimbawa, "Aabisuhan ng Supplier ang ahensya kung naglalaman ang Solution ng anumang Open Source code at tutukuyin ang partikular na Open Source License na nalalapat sa anumang naka-embed na code na nakadepende sa Open Source code, na ibinigay ng supplier sa ilalim ng Kontrata na ito." Depende sa pagiging kritikal ng proyekto, ang tagapangasiwa ng kontrata ay maaaring humiling ng taunang nakasulat na pagkilala mula sa tagapagtustos upang i-verify na, "Walang mga abiso sa anumang pangkalahatang garantiya sa Numero ng Kontrata ___ na kailangan mula (petsa) hanggang (petsa). Patuloy na nababatid ng supplier ang mga kinakailangan sa pangkalahatang warranty sa kontraktwal at aabisuhan si (pangalan ng ahensya) nang naaayon."

Maaaring may mga pagkakataon kung saan ang tagapangasiwa ng kontrata ay kinakailangan na pangasiwaan at i-coordinate ang mga paglilitis sa pagtaas ng warranty sa ngalan ng may-ari ng negosyo/tagapamahala ng proyekto ng kontrata. Ang proseso ng pagdami ng supplier ay dapat na inilarawan sa kontrata. Dapat na ganap at tumpak na idokumento at subaybayan ng administrator ang papel at daloy ng komunikasyon para sa file ng kontrata.