Kabanata 34 - Pamamahala ng Kontrata ng IT

34.2.5 Subaybayan ang pagganap ng supplier

Dapat na maingat na suriin ng administrator ng kontrata ang kontrata para sa lahat ng mga kinakailangan sa pagganap ng supplier; ang ilan ay malinaw na tinukoy at ang iba ay maaaring hindi direktang kasama. Inirerekomenda na ang tagapangasiwa ng kontrata ay bumuo ng isang checklist ng pagganap at kalendaryo upang matiyak na ang lahat ng mga kinakailangan sa pagganap ay nakalantad para sa naka-iskedyul na pagsubaybay.

Maaaring tukuyin ng kontrata ang isang malinaw na tinukoy na service level agreement (SLA) o pamantayan sa pagtanggap para sa mga maihahatid na naglalarawan ng mga inaasahan para sa teknikal na pagganap ng supplier. Maaaring kailanganin din ng kontrata na subaybayan ang hindi direktang mga kinakailangan sa pagganap ng supplier-ang pagsusumite ng mga umuulit na teknikal, katayuan at/o administratibong ulat (tingnan ang subsection 34.2.2); pagsunod at mga sertipikasyon sa paglilisensya (tingnan ang subseksiyon 34.2.2); pangunahing tauhan, at mga obligasyon sa pamamahala ng negosyo o proyekto.

• Teknikal na pagganap-Hindi na kailangang sabihin, maraming mga pagkakaiba-iba sa mga layunin at kinakailangan sa teknikal na pagganap na maaaring nasa isang kontrata. Dapat alam ng contract administrator kung ano ang mga ito at kung anong performance data capture, pagsukat at pag-uulat na mga kinakailangan ang umiiral upang masubaybayan ang performance ng supplier o produkto at matukoy kung paano maaaring makaapekto ang mga resulta ng performance sa iba pang bahagi ng pangangasiwa ng kontrata, kabilang ang mga pagbabayad ng supplier. Ang malapit na pagtutulungan ng magkakasama sa pagitan ng administrator ng kontrata at iba pang mga stakeholder ng kontrata ay titiyakin na ang lahat ng kinakailangang resulta ng pagganap ay nakukuha, naiulat at ginagamit sa pagsubaybay sa teknikal na pagganap ng isang supplier o produkto. Narito ang mga halimbawa kung paano makunan at masusubaybayan ang teknikal na pagganap ng isang supplier o produkto.
  • Ang mga kasunduan sa antas ng serbisyo ay kadalasang nangangailangan na ang supplier ay magbigay ng buwanang mga ulat sa pagganap na nagsasaad kung gaano nila natugunan ang mga kinakailangan sa pagganap upang ang mga nauugnay na buwanang invoice ay nagpapakita ng anumang mga parusa/insentibo sa hindi pagganap (karaniwang nauugnay sa isang porsyento ng pagkamit o hindi pagsunod sa antas ng serbisyo). Ang mga naturang parameter ng pagganap ay maaaring iugnay, halimbawa, sa "uptime" at "downtime" ng isang system o web-host na application o sa "oras ng pagtugon" at "oras ng remedyo" para sa nakuhang serbisyo.
  • Maaaring kailanganin ng pamantayan sa pagtanggap, halimbawa, na ang 100 mga sabay-sabay na user ng isang system ay hindi magpapababa sa pagganap ng system o makakaapekto sa kinakailangang maximum na oras na kinakailangan para sa isang user upang makumpleto ang isang partikular na electronic na "transaksyon" o "function." Kung ang built-in na disenyo ng self-monitoring ng system ay nakakuha ng pagkasira o pag-capture ng error, ang mga ulat ay maaaring mabuo ng system administrator ng ahensya at iulat sa mga stakeholder ng kontrata.

• Iskedyul at badyet-Ang iskedyul at badyet ay dalawang bahagi ng pagganap na kritikal sa panganib na karaniwan sa mga hindi IT pati na rin sa mga kontrata sa IT. Ang iskedyul at pagganap ng badyet ay may potensyal na maapektuhan nang husto ang mga pinagmumulan ng pagpopondo ng ahensya-Commonwealth at/o pederal na grant-at nakadepende na binalak o umiiral na mga proyekto sa teknolohiya, pati na rin ang kalagayang pinansyal ng supplier.

  Narito ang isang hypothetical na halimbawa: Ang isang kontrata para sa pagbuo at pagpapatupad ng kapalit para sa isang kritikal na sistema ng pagsubaybay sa insidente na nagli-link sa maramihang statewide database at isang pederal na database ay iginawad ng isang ahensya ng Commonwealth noong Enero 1, 2008. Ang application software ng kasalukuyang 10-taong gulang na sistema ay hindi na masusuportahan o magpapatakbo pagkatapos ng Hunyo 30, 2009. Kasama sa kontrata ang isang pangunahing milestone ng proyekto na maihahatid para sa isang 60araw na pagsubok sa pagtanggap upang makumpleto Pebrero 1, 2009. Ang kabuuang nakapirming presyo ng kontrata ay $3 milyong dolyar-kalahati mula sa Pangkalahatang Pondo at kalahati mula sa isang pederal na matching grant. Tatlumpung araw pagkatapos ng pagsubok sa pagtanggap, nagkaroon ng malaking error na hindi maaayos ng supplier nang hindi muling idisenyo ang isang kritikal na interface. Sa puntong ito sa oras ng proyekto, dahil sa mga pagbabayad na na-trigger ng pagkumpleto ng pansamantalang mga milestone, $2.5 milyon ng badyet ng proyekto ang nabayaran na sa supplier. 6 na) buwan na lang at $500,000.00 na lang ang natitirang pondo bago mawala ang lumang sistema-"Houston, may problema kami."

  Makikita mo kung paano nagkakaroon ng potensyal ang pagganap ng badyet at iskedyul na makaapekto sa mga kagyat at pinahabang stakeholder. Hindi namin malalaman kung paano napunta ang proyektong ito at kung sino ang nakaranas ng pinakamalaking epekto, ngunit mas malamang na nauwi ito sa paglilitis.

  Ang iskedyul ng pagsubaybay at mga bahagi ng pagganap ng badyet ay maaaring italaga sa administrator ng kontrata, ang may-ari ng negosyo/tagapamahala ng proyekto o ang tagapamahala ng kontrata, depende sa laki at pagiging kumplikado ng pagkuha at ang antas ng pamamahala ng proyekto na kinakailangan. Kung ang kontrata ay nangangailangan ng pag-apruba ng CIO, ang Project Management Division ng VITA ay mayroong ProSight at iba pang mga tool na malamang na gagamitin ng project manager ng kontrata sa pagsasagawa ng mga function ng pangangasiwa ng kontrata sa dalawang bahagi ng pagganap na ito. Gayunpaman, ang tagapangasiwa ng kontrata ay kailangang magkaroon ng kaalaman sa mga komunikasyon, mga problema at mga resolusyon na nakapalibot sa mga lugar ng pagganap na ito at masangkot sa anumang nauugnay na paghahanap ng katotohanan, komunikasyon, pagbabago, hindi pagkakaunawaan o paghahabol.

• Mga pangunahing tauhan-Kadalasan ang isang kontrata sa IT ay magsasama ng isang pangunahing termino ng tauhan na katulad nito: "Ang pahayag ng trabaho ay maaaring magtalaga ng ilang mga tauhan ng supplier bilang pangunahing tauhan o mga tagapamahala ng proyekto. Ang mga obligasyon ng supplier na may kinalaman sa mga pangunahing tauhan at tagapamahala ng proyekto ay dapat ilarawan sa naaangkop na pahayag ng trabaho. Ang pagkabigong gumanap ng supplier alinsunod sa naturang mga obligasyon ay maaaring ituring na default ng kontratang ito o ng naaangkop na pahayag ng trabaho." Karagdagan pa, ang isang kontrata ay maaaring mangailangan ng nakasulat na pag-apruba ng ahensya kung nais ng supplier na palitan ang mga pangunahing tauhan o pinangalanang mga indibidwal. Mahalagang makipagtulungan nang malapit ang contract coordinator sa may-ari ng negosyo/tagapamahala ng proyekto upang subaybayan at ipatupad ang anumang mga tuntunin sa kontrata.

• Pamamahala ng proseso ng proyekto/negosyo-Dapat maghanap ang tagapangasiwa ng kontrata sa kontrata at magpakita ng anumang mga obligasyon sa pagganap na may kaugnayan sa pamamahala sa proseso ng proyekto/negosyo. Maaaring kabilang dito ang mga nauugnay na maihahatid; ibig sabihin, mga plano ng proyekto, mga plano/pag-uulat sa pagtiyak ng kalidad, mga ulat sa katayuan ng proyekto, mga cutover na plano o partikular na pamamahala ng proyekto at mga proseso ng pagpapatakbo na nakatuon na sundin at/o patunayan ng supplier sa pamamagitan ng pagbibigay ng tinukoy na maihahatid o sa pamamagitan lamang ng pagpapatakbo ng negosyo (ibig sabihin, paggamit ng mga pamantayang IEEE 1220 at ISO 1006 para sa pagsubaybay sa pagpaplano ng proyekto, atbp.).

  Ang kontraktwal na pagganap ng supplier ay dapat masukat ng lahat ng mga elemento ng pagganap at pamantayan na itinatag sa kontrata. Bagama't ang pag-uulat, pagkolekta, pagsubaybay at pagsusuri ng data ng pagganap ng tagapagtustos ay maaaring isang sama-samang pagsisikap ng iba pang mga stakeholder ng kontrata, ang tungkulin ng pangangasiwa ng kontrata ay dapat kumilos bilang isang repositoryo para sa lahat ng data ng pagganap at kumilos bilang tagapangasiwa upang matiyak na ang mga kinakailangan sa pagganap sa kontraktwal ay sinusubaybayan at naiulat.

  Kung ang pagganap ng isang tagapagtustos ay hindi kasiya-siya, ang tagapangasiwa ng kontrata at iba pang mga kontraktwal na stakeholder ay dapat na idokumento, na may sumusuportang ebidensya, ang kanilang reklamo ng hindi kasiya-siya o hindi sumusunod na pagganap. Para sa lahat ng VITA-issued o VITA-delegated IT contracts, makipag-ugnayan sa scminfo@vita.virginia.gov. Para sa lahat ng hindi ibinigay na VITA o hindi itinalagang mga kontrata sa IT ng ahensya, makipag-ugnayan sa Pagsunod sa Kontrata ng DPS.