34.2 Subaybayan ang pagsunod sa kontrata
34.2.4 Subaybayan ang mga maihahatid at pagtanggap
Depende sa pagiging kumplikado at halaga ng proyekto, maaaring pangasiwaan ng may-ari ng negosyo/tagapamahala ng proyekto ng ahensya ang aktibidad na ito, maaaring humiling lamang ng tulong mula sa administrator ng kontrata o maaaring humiling sa administrator ng kontrata na ganap na pangasiwaan ang aktibidad na ito. Kung ang kontrata, pahayag ng trabaho o milestone plan ng proyekto DOE ay hindi kasama ang isang malinaw na listahan ng lahat ng mga maihahatid, ang kanilang mga takdang petsa at mga kinakailangan sa pagsusumite, ang tagapangasiwa ng kontrata ay dapat bumuo ng isang master list na may mga petsa at lumikha ng isang kalendaryo upang subaybayan ang pagganap ng tagapagtustos ng mga napapanahong ihahatid.
Ang kontrata ay maaaring magbigay na ang ahensya ay may tiyak na bilang ng mga araw upang tanggapin ang mga maihahatid o sila ay ituring na tinanggap, na maaaring makapinsala sa proyekto o ahensya. Samakatuwid, napakahalaga na subaybayan ng tagapangasiwa ng kontrata ang pagganap ng ahensya gayundin ang pagganap ng supplier.
Kung ang kontrata ay nangangailangan ng isang transmittal letter upang samahan ang bawat maihahatid o nangangailangan ng ahensya na magbigay ng nakasulat na pagtanggap sa supplier para sa bawat maihahatid, ang mga dokumentong ito ay dapat na kopyahin sa file ng kontrata, maging para sa e-storage o hardcopy storage. Ang (mga) tatanggap ng ahensya at (mga) lokasyon ng paghahatid para sa bawat maihahatid-maging ito ay produkto (hardware o software), elektroniko, papel o serbisyo-ay dapat na tukuyin sa kontrata, ngunit kung hindi, tiyak na gustong tiyakin ng administrator ng kontrata na ang mga naihahatid ay isinumite sa oras at natanggap/tinatanggap alinsunod sa mga kinakailangan ng kontrata dahil ito ay isang pamantayan ng parehong partido sa matagumpay na pagganap ng kontrata.
Kung ang kontrata ay nangangailangan ng anumang partikular o espesyal na pangangasiwa sa pagpapadala at transportasyon, pananagutan o pananagutan, kakailanganin din itong subaybayan para sa pagsunod. Ang function para sa pag-coordinate nito ay maaaring italaga rin sa contract administrator. Kung hindi, kailangan pa ring magmonitor ng contract administrator.
Kung ang kontrata ay nag-aatas sa supplier na magbigay ng mga sesyon ng pagsasanay o magpakita ng isang "solusyon" na demonstrasyon bilang bahagi ng kanilang pangako sa pagganap, ang administrator ng kontrata ay maaaring responsable para sa pag-uugnay sa lokasyon, mga mapagkukunan, access sa seguridad, petsa at agenda para dito. Maaaring kailanganin ng supplier ang mga espesyal na mapagkukunan ng media.
Kakailanganin ng administrator ng kontrata na subaybayan ang mga bagong release ng software kung ang kontrata ay may kasamang kinakailangan na katulad nito: "Magbigay sa lahat (Ahensiya o Awtorisadong User) nang hindi lalampas sa unang araw ng pangkalahatang release, mga kopya ng Software at Dokumentasyon na binago upang ipakita ang anumang mga pagpapahusay, kabilang ang lahat ng mga bagong release, upgrade, at access mode, sa Software na ginawa ng Supplier, kabilang ang, nang walang limitasyon sa pagpapatakbo ng Software, kasama ang, nang walang limitasyon sa pagpapatakbo ng software, o magdagdag ng mga karagdagang kakayahan sa o kung hindi man ay mapabuti ang functionality ng Software." Ang partikular na maihahatid na ito ay maaaring hindi direktang tinukoy sa pahayag ng trabaho ng kontrata o listahan ng mga maihahatid, ngunit maaaring nasa aktwal na katawan ng kontrata. Ang kinakailangang ito na pinamagatang, "Mga Bagong Release," ay nasa katawan ng mga nauugnay na template ng kontrata ng VITA; ibig sabihin Software at Solusyon.
Kung ang isang maihahatid ay huli, hindi katanggap-tanggap o may ilang iba pang hindi pagkakaunawaan, ang tagapangasiwa ng kontrata ay maaaring maging responsable para sa pag-uugnay sa kinakailangang komunikasyon at paglutas. Kung hindi, kailangan pa ring malaman ng administrator ng kontrata ang lahat ng aktibidad ng tagapagtustos ng ahensya, komunikasyon at katayuan na nakapalibot sa naturang paghahatid kung sakaling maapektuhan ng sitwasyong ito ang anumang iba pang bahagi ng relasyon at katayuan sa kontraktwal. Ang administrator ng kontrata ay dapat kumuha ng mga kopya ng nauugnay na papel na trail, dahil ang file ng kontrata ay dapat may kasamang kumpletong sumusuportang data tungkol sa ganoong sitwasyon.
Hanapin sa manwal sa pamamagitan ng mga susing salita o mga karaniwang termino.