Kabanata 34 - Pamamahala ng Kontrata ng IT

34.2.1 Dumalo/mag-host ng kick-off na pulong ng kontrata

Para sa pinakamahusay na interes ng lahat ng mga partidong kontraktwal na dumalo sa isang pulong ng pagsisimula ng kontrata kung saan naroroon ang lahat ng mga stakeholder ng proyekto. Ang agenda ay dapat magsama ng isang pahina sa bawat pahina na pagsusuri ng kontraktwal na kasunduan, kabilang ang pangunahing dokumento ng kontrata at lahat ng mga eksibit, upang talakayin ang lahat ng mga obligasyong kontraktwal, inaasahan sa pagganap, mga proseso ng pagdami at paunang pagpaplano ng proyekto (hal., iskedyul, pag-uulat, mga maihahatid, atbp.). Ito ang panahon para kumpirmahin ang mga punto ng pakikipag-ugnayan para sa mga teknikal at administratibong tungkulin ng magkabilang partido. Kadalasan, ang administrator ng kontrata ang mag-coordinate sa pulong na ito, na dapat mangyari nang hindi lalampas sa 30 araw pagkatapos ng award ng kontrata. Napakahalaga na naroroon ang tagapangasiwa ng kontrata, kahit na ang pagpupulong ay pinangangasiwaan ng tagapamahala ng kontrata.

Ang tagapangasiwa ng kontrata ay dapat mag-aral at maging pamilyar sa mga dokumentong kontraktwal bago ang pulong upang makapagtatag ng isang iskedyul ng mga aktibidad para sa pagtiyak ng pagsunod ng magkabilang partido sa kontrata-ang tagapagtustos at ang ahensya. Ang ilang mga ahensya ay maaaring may kaunting hanay ng mga tungkulin para sa administrator ng kontrata na gampanan; gayunpaman, ang mga kinakailangan sa pagsunod sa kontrata ay maaaring lumampas sa mga minimal na function na iyon. Ang matagumpay na kontrata ay pare-parehong nakadepende sa post-award administration dahil ito ay nasa isang mahusay na pagkakasulat na pahayag ng trabaho o mahigpit na mga pamantayan sa pagganap. Maaaring may mga espesyal na sugnay sa pag-invoice at pagbabayad, ilang partikular na kinakailangan sa insurance/bond, mga kinakailangan ng federal grant, pambihirang kumpidensyal o mga isyu sa seguridad o partikular na kinakailangan sa pagpupulong at pag-uulat.

Ang mga aktibidad ng pangangasiwa ng kontrata ay maaaring hatiin sa pagitan ng tagapamahala ng proyekto at tagapangasiwa ng kontrata o kahit na sa isang tagapamahala ng kontrata. Hindi alintana kung paano itinalaga ng isang ahensya ang mga responsibilidad ng paggana ng pangangasiwa ng kontrata; dapat mayroong nakasulat na pagtatalaga ng mga inaasahan sa pangangasiwa ng kontrata at isang pinangalanang (mga) indibidwal para sa bawat tungkulin. Kukumpletuhin ng mga aktibidad ng bawat assignee ang "buong" file ng pangangasiwa ng kontrata, kaya dapat kailanganin ng check and balance at ang pagsasama-sama ng data ng administrative file na binalak para sa pagsasara ng kontrata. Sa madaling salita, kailangang malaman ng kaliwang kamay kung ano ang ginagawa ng kanang kamay, kung paano at kanino kukuha ng mahahalagang impormasyon sa pangangasiwa ng kontrata at isang pagsusuri sa kalidad ay dapat mangyari upang matiyak na walang mga butas, nawawalang aktibidad o nawawalang data. Ang pagtatalaga ng pagtatalaga ng pangangasiwa ng kontrata ay dapat na magagamit sa lahat ng mga stakeholder ng kontrata.