Kabanata 34 - Pamamahala ng Kontrata ng IT

34.2.2 Subaybayan ang mga sertipikasyon at pag-uulat ng supplier

Kailangang tiyakin ng administrator ng kontrata na kasama sa file ng kontrata ang lahat ng mga sertipikasyon, pagpaparehistro at/o lisensya na kinakailangan ng ahensya, solicitation at award ng kontrata. Ang procurement lead ay maaaring nakuha ang mga ito bago ang award; gayunpaman, dapat i-validate ng contract administrator ang file. Maaaring kabilang dito ang maliit na (SWaM) na sertipikasyon ng negosyo, pagpapatunay ng pagpaparehistro ng eVA, kasalukuyang awtorisasyon ng Komisyon ng State Corporation na makipagtransaksyon ng negosyo sa Commonwealth, sertipikasyon ng Anti-Lobbying, mga sertipiko ng insurance, mga garantiya ng bono, pagsunod sa federal o state debarment, e-Verify na pagsunod, pagsunod sa Buwis sa Virginia o pag-verify ng iskedyul ng pagbabayad upang banggitin ang ilan. Sa buong tagal ng kontrata, ang mga pagpapatunay at/o pag-renew ng mga ito ay dapat isagawa ng tagapangasiwa ng kontrata nang hindi bababa sa taun-taon. 

Maaaring tumawag ang kontrata para sa buwanang pagsusumite ng supplier ng administratibong pag-uulat kabilang ang, ngunit hindi limitado sa: paglahok sa SWaM, katayuan ng proyekto, katayuan sa pagganap, katayuan sa pagbebenta o paggamit, at para sa mga kontrata ng VITA sa buong estado lamang, pag-uulat ng mga benta at IFA. Ang napapanahong pag-uulat ng supplier ay dapat na subaybayan ng contract administrator upang matiyak na ang supplier ay sumusunod sa kontrata. Ang mga kopya ng lahat ng naturang ulat ay dapat gawin sa alinman sa file ng kontrata o sa elektronikong paraan. Ang pagkabigo ng supplier na sumunod sa obligadong kontrata ng Supplier Procurement at Subcontracting Plan nito ay maaaring pagbawalan o maantala ang anumang pag-renew ng kontrata. Para sa mga ahensya, ang plano ay maaaring tawaging Small Business (SWaM) Subcontracting Plan. Para sa VITA, ang plano ay tatawaging Supplier Procurement at Subcontracting Plan. 

Narito ang dalawang "dapat" kapag sinusubaybayan ang pagganap ng supplier sa administratibong lugar na ito: 

• Dapat sumunod ang supplier sa mga sertipikasyon na kinakailangan ayon sa kontrata, dapat na ma-verify ang paglilisensya at pag-uulat bago ang pagpapatupad ng anumang pagbabago sa kontrata na nagpapataas sa halaga o saklaw ng kontrata o anumang benepisyo o insentibo sa supplier. 
• Ang mga maingat na rekord ng anumang hindi pagsunod ay dapat panatilihin sa file ng kontrata at ibahagi sa mga stakeholder ng kontrata, na maaaring mag-isa na sumusukat o nangongolekta ng kabuuang pagganap ng proyekto ng supplier. 

 Ang sumusunod na impormasyon ay maaaring makatulong sa proseso ng pagpapatunay ng tagapangasiwa ng kontrata para sa mga alalahanin sa itaas: 

• I-validate ang status ng debarment ng estado ng supplier sa website ng eVA sa: Listahan ng Hindi Aktibong Vendor ng eVA 
• I-validate ang katayuan ng federal debarment ng supplier sa pederal na website kung sinusuportahan ng mga pederal na pondo ang kontrata sa: https://sam.gov/content/home 
• I-validate ang katayuan ng pagsunod sa buwis ng estado ng supplier (hal., walang interception na isinasagawa sa kasalukuyan) sa pamamagitan ng pagtawag sa 804-367-8380 o sa pamamagitan ng email sa: Irms.Support@tax.virginia.gov)  
• I-validate ang pagsunod sa pag-uulat ng SWaM ng supplier ayon sa indibidwal na protocol at proseso ng ahensya (VITA lang) I-validate ang pagsunod sa pag-uulat ng mga benta ng supplier/IFA 
• I-validate ang supplier ay may kasalukuyang awtorisasyon na makipagtransaksyon sa negosyo sa Commonwealth sa pamamagitan ng pagkuha ng kopya ng kasalukuyang registration form ng supplier at SCC identification number