Kabanata 34 - Pamamahala ng Kontrata ng IT

34.1.1 Mga pangunahing tungkulin ng pangangasiwa ng kontrata

Ang pangkalahatang pangangasiwa ng kontrata ay may apat na pangunahing tungkulin-pagsubaybay sa pagsunod sa kontrata, pagproseso at pangangasiwa ng pagbabago, pagsasagawa ng pagsasara ng kontrata, at pagsasagawa ng pagreretiro ng kontrata. Ang mga sub-function sa ilalim ng bawat pangunahing function ay dinadala sa iba't ibang antas ng granularity ayon sa mga pamamaraan ng ahensya at ang mga kinakailangan ng kontrata na pinangangasiwaan:

• Subaybayan ang pagsunod sa kontrata
  • Dumalo/mag-host ng pagpupulong ng kick-off ng kontrata
  • Subaybayan ang mga sertipikasyon at pag-uulat ng supplier
    • Mga sertipiko ng insurance/bonding
    • Mga sertipiko ng batas (Dept. of Taxation, Federal debarment, lobbying)
    • Propesyonal na mga sertipiko
    • pagpapatunay ng pagpaparehistro ng eVA
    • Maliit na (SWaM) na mga sertipiko ng negosyo
    • Pag-uulat at pagsunod sa SWaM
    • Pag-uulat ng katayuan ng proyekto
    • Pag-uulat ng pagganap
    • Pag-uulat ng benta/paggamit
    • Pag-uulat sa benta/IFA (mga kontrata sa buong estado ng VITA lamang)
  • Subaybayan/coordinate ang mga pag-apruba ng subcontractor
  • Subaybayan ang mga maihahatid at pagtanggap
    • Pagpapadala at transportasyon
    • Mga maihahatid na milestone ng proyekto
    • Mga maihahatid na soft- at hard-copy
    • Mga maihahatid na serbisyo at produkto
    • Mga nakasulat na pag-apruba sa pagtanggap
  • Subaybayan ang pagganap ng supplier
    • Antas ng serbisyo
    • Iskedyul
    • Badyet
    • Mga pangunahing tauhan
    • Pamamahala ng proyekto/proseso ng negosyo
  • Subaybayan ang mga garantiya ng supplier
  • Coordinate/monitor transmittal of o access sa data/property ng gobyerno
    • I-coordinate ang pag-access sa seguridad ng pasilidad at pag-badging
    • Mag-coordinate ng mga kasunduan sa pagiging kumpidensyal/hindi pagsisiwalat
  • Subaybayan ang pag-invoice at pagbabayad
    • Pinoproseso
    • Mga pag-apruba sa badyet at proyekto
  • Subaybayan ang mga obligasyon ng ahensya
    • availability ng badyet
    • availability ng mapagkukunan
    • Mga pag-renew ng pagpapanatili
    • Pagsubaybay sa lisensya at/o pag-audit
    • Mga pangako sa pagiging kompidensyal o Hindi Pagbubunyag
    • Mga tungkulin at responsibilidad
    • Mga pag-apruba na umaasa sa supplier
    • Impormasyon o data na umaasa sa supplier
    • Mga nadeliver na review/mga deadline ng pagtanggap
    • Mga deadline ng pagsubok sa pagtanggap
    • Mga pagpupulong at pagsasanay
    • Kinakailangan ang set-up ng teknikal na kapaligiran, pag-install, pag-upgrade at/o pagpapanatili
  • Pag-access sa site
  • Iproseso ang mga hindi pagkakaunawaan, paghahabol at paglutas
    • Intake, fact-finding, follow-up, closure
  • Iproseso ang mga kahilingan sa ilalim ng FOIA
• Pagproseso at pangangasiwa ng pagbabago
  • Mga tuntunin sa kontrata
  • Termino o pagwawakas
  • Takdang-aralin/novation
  • Pagpepresyo
  • Saklaw
  • Mga pagbabagong pang-administratibo
• Magsagawa ng pagsasara ng kontrata
  • Mga huling ulat ng supplier
  • Mga huling maihahatid
  • Huling pagtanggap
  • Panghuling ulat ng ari-arian
  • Panghuling ulat ng patent/royalty
  • Panghuling ulat ng escrow
  • Panghuling pagbabayad
• Magsagawa ng pagreretiro ng kontrata
  • I-update ang kontrata ng ahensya/Commonwealth, pamamahala ng portfolio o mga sistema ng pananalapi
  • Sarado ang file
  • Na-archive ang file para sa pagpapanatili

Ang pagsubaybay at pagproseso ng bawat isa sa mga function sa itaas ay karaniwang kinukumpleto ng isang contract administrator. Maaaring kailanganin ang data ng administratibo ng kontrata para sa pag-input sa elektronikong paraan at sa file ng kontrata, depende sa mga proseso at pamamaraan ng negosyo ng ahensya. Gayundin, depende sa pagiging kumplikado at laki ng proyekto/kontrata, ang nakatalagang tagapamahala ng proyekto, tagapamahala ng kontrata at tagapangasiwa ng kontrata ay magtutulungan upang matiyak na nakumpleto ang mga kinakailangan sa kontrata. Para sa multi-million dollar o enterprise-sized na mga kontrata, maaaring italaga ang ilang contract administrator sa mga indibidwal na lugar ng responsibilidad.