Kabanata 34 - Pamamahala ng Kontrata ng IT

34.1.0 Pangkalahatang pangangasiwa ng kontrata

Ang pangangasiwa ng kontrata ay sumasaklaw sa pangangasiwa sa relasyon at mga obligasyon sa pagitan ng ahensya at ng kontratista na nauugnay sa pagganap ng kontrata. Ang aktibidad ng pangangasiwa ng kontrata ay nagsisimula sa pagpirma ng kontrata o purchase order. Ang layunin nito ay upang masiguro na ang pagganap ng mga partido ay alinsunod sa mga tuntunin at kundisyon ng kontratang kasunduan. Karaniwan, ang isang administrator ng kontrata ay itinalaga at tinutukoy sa bawat kontrata.

Dapat na maunawaan ng administrator ng kontrata ang lahat ng mga function na inaasahan sa tungkuling ito, batay sa protocol ng ahensya at kaugnay sa pagiging kumplikado at mga kinakailangan ng partikular na kontrata sa IT. Ang tagapangasiwa ng kontrata ay dapat maging lubos na pamilyar sa mga kinakailangan ng kontrata at ma-debrief ng procurement lead (buyer/sourcing specialist/contract manager) habang ang kontrata ay ipinasa para sa post-award administration. Dagdag pa rito, dapat dumalo ang administrator ng kontrata, at kadalasang magho-host, ng anumang pagpupulong sa kick-off o oryentasyon ng kontrata kasama ang (mga) supplier ng kontrata at mga stakeholder ng proyekto at magpatuloy sa malapit na pakikipag-ugnayan sa may-ari ng negosyo/tagapamahala ng proyekto ng proyekto sa tagal ng kontrata.

Dapat tiyakin ng tagapangasiwa ng kontrata na ang file ng kontrata o lokasyon ng elektronikong imbakan para sa mga dokumento ng pangangasiwa ng kontrata ay tumpak at kumpleto. Ang dokumentasyon sa file ng kontrata ay dapat kasama, ngunit hindi limitado sa:

• ang pinirmahang kontrata at mga eksibit,
• kasalukuyang mga pagpapatunay, representasyon at sertipikasyon ng supplier (ibig sabihin, pagpaparehistro ng eVA, sertipikasyon ng SWaM, awtorisasyon ng SCC na makipagtransaksyon sa negosyo sa Commonwealth, mga pag-audit/sertipikasyon o lisensya ng programang pangseguridad na kinakailangan ayon sa kontrata, kung mayroon, atbp.,
• lahat ng mga pagbabago at aksyon sa kontrata,
• mga panghuling ulat sa pagsunod sa plano ng SWaM, ayon sa kinakailangan ng kasalukuyang batas o executive order, kung mayroon man
• mga dokumento ng seguro na kinakailangan ayon sa kontrata
• komunikasyon ng supplier at ahensya tungkol sa anumang mga problema o isyu sa kontraktwal
• maihahatid na mga transmittal at mga dokumento sa pagtanggap
• data, impormasyon, kagamitan na ipinadala ng gobyerno at supplier,
• pagganap ng tagapagtustos o mga ulat sa antas ng serbisyo, mga pagsusuri at mga resulta

Kung may anumang paghahabol at hindi pagkakaunawaan para sa alinmang partido sa panahon ng pagganap ng kontrata, ang accessibility sa mga dokumentong ito ay maaaring maging pinakamahalaga. Samakatuwid, kritikal na ang lahat ng dokumentasyon tungkol sa mga aksyon sa kontrata, pagganap ng supplier at pagganap ng ahensya ay pinananatili at naa-access.