Kabanata 26 - Pagsasagawa ng Negosyasyon ng mga Kontrata sa IT

26.3.1 Mga negosasyon sa paglilisensya ng software

Ang pakikipag-ayos ng kontrata para sa mga lisensya ng software ay nagpapakita ng ilang kakaiba at kritikal na pagsasaalang-alang. Ang anyo ng pagbibigay ng lisensya, patuloy na mga bayarin at mga kinakailangan ng supplier para sa pagsubaybay sa paggamit ng software ay ilang mga halimbawa. Napakahalagang basahin ang Kabanata 27 - Mga Kontrata sa Paglilisensya at Pagpapanatili ng Software ng manwal na ito, Paglilisensya ng Software at Mga Kontrata sa Pagpapanatili, para sa mahalagang impormasyon sa pag-unawa at pakikipagnegosasyon sa intelektwal na ari-arian, mga uri at lisensya ng software, suporta sa warranty at pagpapanatili, mga panganib, atbp. Sa pangkalahatan, ang mga pangunahing punto ng negosasyon para sa paglilisensya ng software ay kinabibilangan ng:

• Mga karapatang gumamit/mag-access, at mga paghihigpit sa paggamit/pag-access
• Layunin ng Licensee na i-release sa mga third party
• Kahulugan ng mga partido na pumapasok sa pagsasaayos ng paglilisensya
• Tumpak na kahulugan ng software na lisensyado
• Sinusuportahan ang mga operating system at bersyon
• Availability ng source code (escrow)
• Karapatang magbago
• Limitasyon ng pananagutan
• Panahon ng warranty
• Karapatang kopyahin at ipamahagi (mga manual, backup, pagsasanay, pagpapalit, pagsubok)
• Mga kahulugan ng pamantayan sa pagtanggap

Kung ang ahensyang bumibili ay bibigyan ng isang lisensya ng software nang direkta mula sa supplier o mula sa isang value-added reseller (VAR) sa ngalan ng isang publisher ng software, inirerekomenda ng VITA na magsimula sa ganitong uri ng wikang kinakailangan sa pagbibigay ng lisensya sa RFP: "isang ganap na binayaran, panghabang-buhay, sa buong mundo, hindi eksklusibo, naililipat, hindi mababawi na object code na lisensya upang gamitin, kopyahin, i-submit ang Software para gamitin, kopyahin, i-modify ang software. mga pagbabago, alinsunod sa mga tuntunin at kundisyon na itinakda dito at napapailalim lamang sa mga limitasyon at/o mga paghihigpit na tahasang itinakda sa Kontrata na ito.”

Mas gusto ng mga supplier na limitahan at higpitan ang paggamit at mga karapatan sa pag-access hangga't kaya nila; gayunpaman, ang maingat na pagsasaalang-alang ay dapat ibigay sa pakikipag-ayos sa mga katanggap-tanggap na karapatan sa lisensya, kapwa para sa paggamit at pag-access. Ang mga limitasyon sa paggamit ng lisensya ay maaaring negatibong makaapekto sa kakayahan ng ahensya na tuparin ang mga layunin nito sa hinaharap at/o ang mga kinakailangan sa estratehiko at/o arkitektura ng Commonwealth.

Maaaring isaalang-alang ng ahensya ang wika ng kontrata na ibinigay ng supplier kapag ang supplier ay isang reseller ng software at ang software publisher ay nangangailangan ng isang end user license agreement (EULA). Sa ganoong sitwasyon, dapat ipaalam sa supplier na ang isang License Agreement Addendum (LAA) ay kinakailangan upang matugunan ang mga tuntunin at kundisyon ng EULA kung saan ang ahensya o ang Commonwealth, ayon sa batas o sa pamamagitan ng patakaran, ay hindi maaaring sumang-ayon. Ang Supplier ay may tanging responsibilidad para sa pagtiyak na ang anumang naturang Software Publisher ay isasagawa ang LAA. Ang mga template ng Addendum ng Kasunduan sa Lisensya (isang bersyon para sa paggamit ng VITA, isa pang bersyon para sa ibang paggamit ng ahensya) ay matatagpuan sa ilalim ng seksyong Mga Form ng website ng VITA SCM na ito: Mga Patakaran at Form ng SCM.

Kung ang ahensyang bumibili ay isang ahensya ng ehekutibong sangay, lupon, komisyon o iba pang mala-pulitikal na entity ng Commonwealth of Virginia o iba pang katawan na binanggit sa Titulo 2.2 ng Code of Virginia, ang lisensya ay dapat hawak ng Commonwealth. Kung ang iyong organisasyon ay isang lokalidad, munisipalidad, paaralan, sistema ng paaralan, kolehiyo, unibersidad, lokal na lupon, lokal na komisyon, o lokal na quasi-political entity, ang lisensya ay hahawakan ng pampublikong katawan na iyon. Kung ang katawan ng pagbili ay isang pribadong institusyon ng mas mataas na edukasyon na pinahihintulutang bumili mula sa mga kontrata sa buong estado ng VITA, ang lisensya ay dapat hawak ng institusyong iyon.

Ang uri ng (mga) lisensya ng software na kinakailangan para sa iyong proyekto ay dapat na natukoy sa solicitation, batay sa kasalukuyan at hinaharap na mga pangangailangan ng negosyo ng proyekto. Ang pangangalap ay dapat na humiling ng iba't ibang mga sitwasyon sa pagpepresyo upang mapaunlakan ang mga karagdagang pagbili ng lisensya sakaling kailanganin ang mga ito sa hinaharap. Ang mga huling presyong ito ay magiging item sa pakikipag-ayos. Makikipag-ayos ang ahensya sa pagpepresyo para sa isa o higit pa sa mga sumusunod na uri ng lisensya: itinalagang kasabay na paggamit ng CPU, partikular sa proyekto, site, at/o enterprise-wide. Sumangguni sa Kabanata 27 - Mga Kontrata sa Paglilisensya ng Software at Pagpapanatili ng manwal na ito, Paglilisensya ng Software at Mga Kontrata sa Pagpapanatili, para sa isang kahulugan ng mga uri ng lisensyang ito.

Dahil maaaring maningil ang mga tuntunin ng lisensya ng software sa bawat bilang ng mga user/upuan/atbp., maaaring naisin ng isang supplier na tiyakin sa pamamagitan ng mga naka-iskedyul na pag-audit na binabayaran sila ng tamang mga bayarin sa paglilisensya. Kung kailangan ito ng supplier sa kontrata, tiyaking tinukoy ng kontrata ang mga detalye kung paano magaganap ang audit na iyon. Ang pagsasama ng isang termino at kundisyon sa pag-audit ay dapat ituring na isang malakas na konsesyon sa supplier; maghanap ka ng kapalit. Narito ang ilang mahahalagang punto na isasama sa kontrata tungkol sa mga pag-audit:

• Tukuyin kung gaano kadalas maaaring maganap ang mga ito (isang beses bawat taon ay karaniwan), at kung gaano katagal pagkatapos ng pag-expire ng kontrata.
• Sabihin na ang lahat ng gastos sa pag-audit ay babayaran ng supplier.
• Sabihin na ang lahat ng resulta ng pag-audit ay ibibigay sa parehong partido.
• Sabihin na ang mga pag-audit ay maaari lamang mangyari sa mga oras ng negosyo (malinaw na tukuyin ang mga ito, dahil ito ay nauukol sa iyo), at nangangailangan ng paunang nakasulat na abiso ilang araw nang maaga.
• Tukuyin kung saan magaganap ang pag-audit.
• Tukuyin kung anong impormasyon ang magagamit sa panahon ng pag-audit, at malinaw na tukuyin ang mga partikular na lugar na hindi sakop (tulad ng personal na data).
• Tukuyin ang anumang mga limitasyon at paghihigpit ng ahensya o Commonwealth, at mga pamantayan sa seguridad o privacy.