Kabanata 26 - Pagsasagawa ng Negosyasyon ng mga Kontrata sa IT

Kapag ang paghahanda, pagsusuri sa panganib, diskarte sa negosasyon at pagtatalaga ng mga tungkulin ay kumpleto na, oras na para pumasok sa mga negosasyon sa (mga) supplier. Inirerekomenda na ang ahensya ay makipag-ayos sa higit sa isang supplier na itinuturing na ganap na kwalipikado at pinakaangkop sa mga nagsusumite ng mga panukala. Maaaring makatulong na ipaalam sa (mga) supplier na ang mga negosasyon ay isinasagawa sa iba, ngunit huwag pangalanan ang kumpetisyon. Bagama't natatangi ang bawat negosasyon, may ilang karaniwang kasanayan na dapat sundin.

• Maghanda ng agenda para sa pulong. Maaaring kabilang sa mga item ang isang pagpapakilala, pagtatanghal ng supplier, pagkilala sa mga isyu, karaniwang batayan, mga paksa sa negosasyon, paglutas ng problema, at pagwawakas. Ipadala ang agenda sa lahat ng kalahok bago ang pulong.
   
• Makipag-ayos sa mga tamang tao. I-verify na ang mga kinatawan ng supplier na iyong nakikipagpulong ay may awtoridad na gumawa ng mga desisyon at italaga ang kanilang kumpanya sa mga kasunduan.
   
• Iwasan ang mabilis at madaliang negosasyon. Ang pagpapaalam sa supplier tungkol sa mga panloob na deadline o paghihigpit ay maaaring hindi para sa pinakamahusay na interes ng ahensya, maliban kung ang mga posibleng epekto at konsesyon ay nasuri at kasama sa diskarte sa negosasyon.
   
• Kumpirmahin ang lahat ng mga kinakailangan, inaasahan at mga pangako ng supplier nang nakasulat. Ang mga ito ay nakabatay sa solicitation at proposal ng supplier. Isama ang mga ito bilang bahagi ng iyong huling kontrata.
   
• Gamitin ang inaprubahang form ng kontrata ng ahensya. I-customize ang template ng kontrata ng ahensya kung kinakailangan sa mga huling negosasyon. Huwag payagan ang supplier na magbigay ng form ng kontrata o anumang tulong sa pagbalangkas. 
   
• Gumamit ng pare-parehong terminolohiya. Siguraduhin na ang lahat ng partido ay gumagamit ng parehong terminolohiya upang maiwasan ang mga salungatan at hindi pagkakaunawaan.
   
• I-lock down ang saklaw ng gawaing isasagawa. Tiyaking isama ang mga serbisyo, kaugnay na mga gastos at lahat ng antas ng pagganap na matutugunan ng supplier. Karamihan sa mga tagapagtustos ng IT ay handang makipag-ayos sa mga pamantayang nakabatay sa pagganap. Ang lahat ng mga kinakailangan ng customer pati na rin kung paano pinaplano ng supplier na matugunan ang mga kinakailangang iyon ay dapat na ganap na mapag-usapan at isama sa kontrata.
   
• Magsikap para sa isang "win-win" na resulta ng negosasyon. Maging flexible sa mga negosasyon at handang magbigay ng mga puntong hindi kritikal. Dapat tukuyin ng diskarte sa negosasyon ng pagbili ng ahensya ang mga kritikal at hindi kritikal na mga punto ng negosasyon at ang halaga na dapat ilakip sa bawat isa. Kumuha ng mga konsesyon sa mga tamang lugar. Makipag-usap sa mga reference ng supplier at alamin kung ano ang mga sticking point ng supplier sa panahon ng kanilang negosasyon. Kung ang isang supplier ay kilala na hindi nababaluktot tungkol sa pagpepresyo ng serbisyo nito, halimbawa, kumuha ng mga konsesyon sa ibang mga lugar, gaya ng mga bayarin sa lisensya. Madiskarteng planuhin ang iyong mga trade-off.
   
• Protektahan ang mga interes ng iyong ahensya at ng Commonwealth. Magsagawa ng masusing pagsusuri ng kontrata, kabilang ang legal na pagsusuri. Kung maaari, hilingin sa isang kasamahan at isang abogado na magbigay ng input bago at sa panahon ng iyong mga negosasyon upang mabawasan ang posibilidad na muling magtrabaho pagkatapos makumpleto ang mga negosasyon. 
   
• Huwag maging undersold. Upang magtakda ng makatotohanang target sa pagpepresyo para sa negosasyon, magsagawa ng isang survey sa merkado o makipag-ugnayan sa ibang mga customer ng supplier na nagkaroon/may mga katulad na proyekto upang makuha ang kanilang kasunduan sa pagpepresyo. 
   
• Gamitin ang mga pagbabayad bilang leverage. Makipag-ayos sa mga pagbabayad ng supplier batay sa ilang mga milestone sa pagganap at nakasulat na pormal na pagtanggap ng ahensya. Ang mga pagbabayad na nauugnay sa mga milestone ay nagbibigay ng insentibo sa supplier upang matiyak na ang proyekto ay nakakatugon sa iskedyul, presyo at solusyon, serbisyo o mga kinakailangan sa pagtanggap ng produkto. Hindi dapat ilabas ang panghuling pagbabayad sa pagtanggap hanggang matapos makumpleto ng ahensya ang pagsubok, na nagkukumpirma na natutugunan ng system ang lahat ng kinakailangan sa pagganap, at magagamit ito sa isang production mode. 
   
• Kilalanin ang mga pangunahing tauhan sa kontrata. Kung ang ibibigay na solusyon ay kinabibilangan ng mga pangunahing tauhan ng supplier (tagapamahala ng proyekto, technician, atbp.) na kritikal sa tagumpay ng proyekto, tiyaking malinaw na natukoy ang mga ito sa kontrata. Siguraduhin na kasama sa kontrata ang wikang nag-aatas na dapat aprubahan ng ahensya ang anumang pagbabago sa mga tauhan ng supplier. 
   
• Isaalang-alang ang mga pangangailangan sa hinaharap ng proyekto. Maaaring magbago ang mga pangangailangan ng ahensya sa paglipas ng panahon. Ang mga bayarin sa lisensya para sa mga karagdagang upuan sa hinaharap ay dapat isama sa anumang dami ng diskwento na napag-usapan bilang bahagi ng paunang kontrata. Ang oras para makipag-ayos sa mga isyung ito at anumang iba pang mga nakikinitaang punto ay bago mapirmahan ang kontrata.
   
• Protektahan ang pamumuhunan ng Commonwealth. Ang pagprotekta sa pamumuhunan sa IT ay dapat sumaklaw sa habang-buhay ng proyekto, (ibig sabihin, kabuuang halaga ng pagmamay-ari) at dapat bigyan ng nararapat na pagsasaalang-alang sa negosasyon. Dapat makipag-ayos ang ahensya sa suporta ng supplier mula sa pagpapanatili at suporta pagkatapos ng warranty hanggang sa pagkakaroon ng source code at pag-access kung sakaling magkaroon ng ilang hindi inaasahang kaganapan, pati na rin ang mga serbisyo sa paglipat pagkatapos ng kontrata. Depende sa mga bahagi ng hardware at/o software na bumubuo ng isang proyekto sa IT, ang tagal ng buhay ng mga indibidwal na bahaging iyon ay maaaring mula sa dalawa hanggang 20 taon. Maipapayo na:
   
• Makipag-ayos sa mga tuntunin at presyo ng pagpapanatili at suporta pagkatapos ng warranty.
   
• Makipag-ayos sa mga tuntunin para sa paglalagay ng source code ng software sa isang aprubadong escrow account; 
   
• Makipag-ayos sa karapatang mag-recruit ng mga teknikal na tauhan ng supplier upang suportahan ang produkto o magbigay ng mga serbisyo sa paglipat kung sakaling tumigil ang supplier sa negosyo, malugi, nakuha ng ibang kumpanya o maagang natapos ang kontrata sa anumang kadahilanan. 
   
• Mag-ingat sa mga sugnay na "evergreen". Ang mga sugnay na evergreen ay mga sugnay ng awtomatikong pag-renew na nagpapalawig sa kontrata. Ang ilang mga supplier ay gustong magsama ng mga sugnay na awtomatikong nagpapalawig ng termino ng isang kasunduan sa serbisyo kung ang supplier DOE hindi nakatanggap ng abiso ng pagwawakas ng kontrata sa isang tiyak na petsa. Bagama't ipinagtatanggol ng ilang mga supplier ang patakarang ito bilang isang kaginhawahan ng customer upang maiwasan ang mga agwat sa serbisyo, maaari rin itong mangahulugan na ang isang ahensya ay maaaring obligado na magbayad para sa serbisyo na hindi na kailangan. Sumangguni sa § 2.2-4309 ng Code of Virginia para sa ayon sa batas na gabay sa mga pagbabago sa kontrata.