Kabanata 24 - Mga Kahilingan para sa mga Proposal at mga Kompetisyong Negosasyon

24.5.5 Paghahanda ng pamantayan sa pagsusuri at proseso ng pagsusuri

Ang PPT at/o ET ay lumilikha ng pamantayan sa pagsusuri na ginamit upang suriin at suriin ang mga tugon sa panukala na may layuning mangolekta ng data na kailangan upang sumang-ayon sa isang pagpili sa isang patas at mapagkumpitensyang kapaligiran. Ang pamantayan sa pagsusuri na ginamit upang masuri ang mga panukala ay binubuo ng mga salik na sumasalamin sa mga bahagi ng kahalagahan sa isang ahensya sa desisyon nito sa pagpili.

Sa pamamagitan ng mga salik sa pagsusuri, natatasa ng ET ang mga pagkakatulad, pagkakaiba, kalakasan at kahinaan ng mga nakikipagkumpitensyang panukala at, sa huli, ginagamit ang pagtatasa na iyon sa paggawa ng isang mahusay na desisyon sa pagpili ng pinagmulan. Ang isang mahusay na pinagsamang pamamaraan ng pagsusuri ay nagbibigay ng pagkakapare-pareho, disiplina, at katwiran sa proseso ng pagpili ng pinagmulan. Ang pagsusuri ay dapat na batay sa mga salik ng pagsusuri na itinakda sa RFP. Ang mga salik na hindi tinukoy sa RFP ay hindi dapat isaalang-alang sa pagtukoy ng pagpili ng supplier.

Ang nakasulat na pamantayan sa pagsusuri na masusukat at layunin ay dapat gamitin bilang pamantayan para sa pagtatasa ng mga panukala. I-convert ang mga layunin na "masarap sa pakiramdam" sa nakikita, nasusukat na pamantayan. Ang pagtukoy sa pamantayan sa pagsusuri bago ang pagbuo ng RFP at pag-angkop ng RFP sa mga pamantayan sa pagsusuri ay magtitiyak ng isang pinabilis na pagsusuri ng mga panukala. Lahat ng miyembro ng PPT at/o ET ay dapat sumang-ayon sa weighting na itinalaga sa evaluation matrix.

Ang mga pamantayan sa pagsusuri ay dapat makumpleto bago mai-post ang RFP. Kung sakaling gagamit ng numerical scoring system sa pagsusuri ng mga panukala, ang mga halaga ng puntos na itinalaga sa bawat pamantayan sa pagsusuri ay dapat isama sa RFP o ipapaskil sa lokasyong itinalaga para sa pampublikong pag-post ng mga abiso sa pagkuha bago ang takdang petsa at oras para sa pagtanggap ng mga panukala. Tingnan ang Seksyon 2.2- 4302.2(A)(3) ng Kodigo ng Virginia. Kailangang alalahanin ng mga tauhan sa pagkuha ang bilang ng mga pamantayan sa pagsusuri at tiyakin na ang mga pangunahing pamantayan, gaya ng karanasan ng tagapagtustos, ay makakatanggap ng angkop na timbang.

Ang mga pamantayan sa pagsusuri ay dapat na iayon sa bawat pagkuha at isama lamang ang mga salik na may direktang epekto sa pagpili ng pinagmulan. Ang kalikasan at mga uri ng pamantayan sa pagsusuri na gagamitin para sa isang pagkuha ay nasa malawak na pagpapasya ng procuring agency. Sa pagsuporta sa konsepto ng pinakamahusay na halaga, ang presyo o gastos ay dapat na isang salik sa pagsusuri sa bawat pagpili ng pinagmulan.

Ang mga kontrata ay maaari lamang igawad sa mga gastos o presyo na natukoy na patas at makatwiran. Ang pagsusuri ng gastos o presyo ay maaaring kabilang ang hindi lamang pagsasaalang-alang sa gastos o presyo na babayaran sa supplier, ngunit iba pang mga gastos na maaaring makuha ng isang proyekto bilang resulta ng paggawad ng kontrata (ibig sabihin, kabuuang halaga ng life-cycle ng proyekto). Kasama sa mga halimbawa ng mga gastos na ito ang mga gastos sa muling pagsasanay, mga gastos sa conversion ng system o software, pagkonsumo ng kuryente, mga gastos sa siklo ng buhay kabilang ang pagpapanatili at suporta sa labas ng taon, at mga gastos sa transportasyon. Sa mga kasong ito, dapat na malinaw na tukuyin ng RFP ang iba pang mga gastos na isasaalang-alang sa pagsusuri.

Ang mga salik na walang gastos ay tumutugon sa mga bahagi ng pagsusuri na nauugnay sa mga aspeto ng teknikal at pamamahala ng negosyo ng panukala. Kabilang sa mga halimbawa ng mga salik na walang gastos ang mga teknikal at kaugnay na larangan ng pamamahala sa negosyo, gaya ng teknikal na diskarte at pag-unawa, mga kakayahan at pangunahing tauhan, mga plano sa paglipat, plano sa pamamahala, panganib sa pamamahala, at mga mapagkukunan. Ang antas ng kalidad na kailangan o kinakailangan sa pagganap ng kontrata ay isang mahalagang pagsasaalang-alang sa pagbubuo ng mga kadahilanan na hindi gastos. Ang nakaraang pagganap, kapanahunan ng negosyo ng supplier at kalidad ng serbisyo ay dapat isama sa pamantayan sa pagsusuri ngunit maaaring isama bilang mga salik na walang gastos.

Ang isa pang halimbawa ng pamantayan sa pagsusuri na walang gastos ay kung ang nagmumungkahi ay gumagamit ng mga taong may mga kapansanan na gagawa ng mga detalye ng kontrata. Alinsunod sa § 2.2-4302.2(A)(3) ng Kodigo ng Virginia, ang isang pampublikong katawan ay maaaring magsama ng pagtatrabaho ng nagmumungkahi ng mga kapansanan upang maisagawa ang mga detalye ng kontrata bilang isang salik sa pagsusuri ng panukala. Tingnan ang Kabanata 7 para sa higit pang impormasyon kung paano sinusuportahan ng VITA ang mga socioeconomic na inisyatiba ng Commonwealth.

Ang may-ari ng negosyo, na nagtatrabaho sa PPT at/o ET, ay dapat tukuyin ang pamantayan sa pagsusuri at tugunan kung paano ilalapat ang modelo ng pagpepresyo (kung naaangkop). Ang pagsusuri ay dapat na batay sa pinakamahusay na halaga na pamamaraan, ngunit ang malawak na pagpapasya ay pinapayagan kapag pumipili ng pamantayan sa pagsusuri hangga't ang pamantayan ay may kaugnayan sa proyekto. Lubos na inirerekomenda na ang karamihan sa mga pagkuha ng RFP ay batay sa solusyon (ibig sabihin, tukuyin ang problema at payagan ang mga supplier na magsumite ng mga iminungkahing solusyon). Maingat na isaalang-alang ang pangangailangan ng pagsasama ng mga kinakailangan (kailangan) na maaaring limitahan ang bilang ng mga kwalipikadong supplier na maaaring tumugon sa RFP. Ang bawat pamantayang ginamit ay dapat tukuyin sa RFP na may sapat na impormasyon para maunawaan ng supplier kung paano matutukoy ang (mga) matagumpay na supplier. Inirerekomenda na ang ET ay magtatag ng mga patakaran para sa kung paano haharapin ang isang sitwasyon kung saan ang koponan ay hindi makakamit ang isang pinagkasunduan sa anumang punto sa proseso ng pagsusuri.

Ang napagkasunduang pamantayan sa pagsusuri ay kumpidensyal sa procuring agency, mga miyembro ng executive steering committee (kung isa ang ginagamit), at ang procurement project team at/o ang evaluation team sa lahat ng oras.

Tandaan: Para sa cloud solicitations, ang ECOS Assessment questionnaire na isinumite kasama ng mga panukala ay hindi dapat ibahagi sa evaluation team o susuriin. Ang ECO Assessment ay dapat lamang ibahagi sa SPOC, sa ahensyang AITR, sa Information Security Officer ng ahensya, at sa end user ng ahensya, kung kinakailangan. Ito ay lubos na kumpidensyal sa nag-aalok at hindi kailanman maaaring ibunyag sa publiko, o kasama sa anumang resultang kontrata.