Kabanata 24 - Mga Kahilingan para sa mga Proposal at mga Kompetisyong Negosasyon

24.3.2 Kailangan ba ng executive steering committee?

Maaaring lumikha ng executive steering committee bilang suporta sa anumang proyekto na itinakda ng may-ari ng negosyo; gayunpaman, para sa mga pangunahing proyekto ng IT at malalaking pagkuha ng negosyo, maaaring kailanganin ang isang executive steering committee. Ang executive steering committee ay kadalasang binubuo ng mga may-ari ng negosyo at mga executive na nagsisilbi sa isang tungkulin sa pagpapayo at maaaring tumulong sa pagbuo ng mga pangangailangan at kinakailangan sa negosyo. Ang executive steering committee ay hindi sasali sa proseso ng pagsusuri. Ang komiteng ito ay nagbibigay ng pangangasiwa sa pamamahala sa PPT habang pinapatunayan din ang mga layunin ng negosyo, pagpopondo, mga kinakailangan at pagpili ng supplier ng proyekto.

Kung ang isang executive steering committee ay ginagamit upang pangasiwaan ang IT procurement, ang komite ay makikipag-ugnayan sa PPT & ET sa ilang yugto sa panahon ng proseso ng pagkuha. Bago ibigay ang RFP, ang SPOC at/o iba pa sa PPT ay maghahanda at magpapakita ng panghuling pakete ng RFP, iba pang kinakailangang impormasyon at isang executive summary sa executive steering committee. Ang SPOC at iba pang mga kalahok sa PPT ay may pananagutan sa pagtiyak at pagdodokumento na ang executive steering committee ay susuriin at aprubahan ang RFP bago ang pormal na pag-post at paglabas nito.

Tinutukoy ng PPT at ET kung aling mga isyu sa negosasyon ang mahalaga sa executive steering committee at tinitiyak na kasama ang mga ito sa plano ng negosasyon. Ang may-ari ng negosyo ay dapat kumuha ng paunang pag-apruba sa pagpopondo bago mag-isyu ng RFP para sa anumang proyekto na hindi inaprubahan DOE ang pagpopondo. Ang kasanayang ito ay magpapadala ng mensahe sa komunidad ng tagapagtustos na seryoso ang ahensya sa pagkukunan sa proyekto at iginagalang ang oras at pera ng tagapagtustos.