Kabanata 24 - Mga Kahilingan para sa mga Proposal at mga Kompetisyong Negosasyon

24.3.3 Bumuo ng talahanayan ng oras ng RFP

Ang talahanayan ng oras ng RFP ay ang plano ng proyekto para sa pagkumpleto ng yugto ng pagkuha ng proyekto. Ang timeline na ito ay kadalasang isang subset ng mas malaking inisyatiba ng proyekto. Makikipagtulungan ang SPOC sa mga SME ng proyekto para pormal na magtatag ng mga petsang maihahatid para sa PPT. Isasaalang-alang nito ang oras at pagkakaroon ng mga mapagkukunang kinakailangan upang:

• Bumuo, suriin at tapusin ang RFP package at evaluation matrix
• Ilabas ang RFP
• Suriin ang mga tugon
• Subukan ang produkto at/o magsagawa ng mga pagbisita sa site
• Makipag-ayos
• Magsagawa ng pagtatasa ng ECOS, kung naaangkop
• Kumuha ng pag-apruba ng huling kontrata mula sa Office of Attorney General (OAG), kung naaangkop
• Suriin at kumuha ng panghuling pag-apruba ng CIO sa paggawad, kung naaangkop

Ang mga SME at iba pang mga mapagkukunan ng koponan ay magbibigay ng input sa timeline ng proseso ng pagkuha na nakakatugon sa mga inaasahan ng may-ari ng negosyo. Ang talahanayan ng oras na ito ay gumaganap bilang isang nakumpletong Procurement Project Timeline na magagamit para sa panloob na pamamahagi sa PPT. Dapat na ma-update ang pangkalahatang dokumentasyon ng proyekto upang maipakita ang talahanayan ng oras na ito. Ang pagkakaroon ng may-ari ng negosyo, mga SME, SPOC at iba pang mga mapagkukunan ay dapat ma-verify at maiiskedyul kung naaangkop. Mahalagang pamahalaan ang kadahilanan ng panganib sa mapagkukunan sa pamamagitan ng pagtukoy sa lahat ng miyembro ng koponan at pagdodokumento ng kanilang mga tungkulin at responsibilidad bago magpatuloy. Tingnan ang Appendix F, VITA SCM RFP Timeline Template (ibinigay bilang isang halimbawa).