Kabanata 24 - Mga Kahilingan para sa mga Proposal at mga Kompetisyong Negosasyon

24.3.1 Pagsasama-sama ng procurement project team (PPT) at evaluation team (ET)

Mahalagang lumikha ng mga PPT at ET ng iba't ibang stakeholder at pananaw kapag nagtatrabaho sa isang kumplikadong pagkuha ng IT. Ang mga indibidwal na ito ay nagdadala ng input at gabay para sa pagbuo ng isang maayos na RFP; lumahok sa mga pagsusuri ng panukala at/o kasunod na pagpaplano ng diskarte sa negosasyon. Ang talahanayan sa ibaba ay naglalahad ng mga rekomendasyon ng VITA para sa "susi" na mga miyembro ng PPT at ET at ang kanilang mga tungkulin sa panahon ng proseso ng RFP. Maaaring may pangangailangan na magkaroon ng ibang mga kalahok (hal., teknikal, functional, kontraktwal, legal, pinansiyal na mga eksperto sa paksa) na kasangkot sa pagsusuri na maaaring hindi kasama sa aktwal na pangkat ng proyekto sa pagkuha at vice versa. Depende sa uri at pagiging kumplikado ng proyekto, maaaring piliin ng Single Point of Contact para sa procurement (SPOC) at may-ari ng negosyo na huwag isama ang ilang miyembro ng team ng procurement project sa proseso ng pagsusuri at/o negosasyon. Inirerekomenda, gayunpaman, na ang apat na sulok ng kadalubhasaan na ito ay kinakatawan sa pangkat ng pagsusuri: lugar ng negosyo, larangang teknikal, larangang legal at larangang pinansyal. 

Pangunahing Procurement Project Team (PPT) at Evaluation Team: 

May-ari ng negosyo (ahensya/customer): 

• Responsable para sa katwiran na "bakit" para sa proyekto. 

• Tinutukoy ang negosyo o (mga) functional na pangangailangan para sa mga produkto o serbisyo. 
• Tinitiyak ang pagsunod sa VITA (Procurement Governance Review (PGR), pamamahala ng proyekto at/o mga proseso at pamamaraan ng pamamahala ng proyekto, ayon sa naaangkop sa pagiging kumplikado at halaga ng dolyar ng proyekto. Sumangguni sa: https://www.vita.virginia.gov/policy--governance/project-management/project-management-division-pmd/. Kung naaangkop, makipag-ugnayan sa VITA Supply Chain Management Division sourcing staff upang talakayin ang pakikipag-ugnayan sa proyekto sa: scminfo@vita.virginia.gov  
• Mga dokumento sa background, saklaw at impormasyong nauugnay sa (mga) pangangailangan ng negosyo. 
• Tinutukoy ang mga pangalan ng contact at potensyal na mapagkukunan na magagamit para sa proyekto. 
• Kinikilala at idokumento ang mga pangkalahatang layunin, mahahalagang kaganapan at takdang panahon. 
• Nakakakuha ng sourcing project commitment, sponsorship at pagpopondo. 
• Nagbibigay ng input at pananagutan sa proyekto. 
• Tumutulong sa koponan sa pagbuo ng mga kinakailangan sa pagganap at teknikal at scorecard ng pagsusuri. 
• Nakikipag-ugnayan sa VITA Enterprise Architecture, Data Standards, Security, Enterprise Cloud Oversight Services (ECOS), kung naaangkop, at mga grupo ng Project Management at kanilang sariling information security officer (ISO) upang isama ang mga naaangkop na pamantayan at patakaran sa IT sa mga mandatoryong kinakailangan ng proyekto/pagbili o mapadali ang anumang proseso ng waiver o exception. 
• Nakikilahok bilang bahagi ng pangkat ng pagsusuri. 
• Tinutukoy ang mga layunin ng negosasyon at nakikilahok sa mga negosasyon. 
• Nakikipagtulungan sa itinalagang procurement lead para matiyak ang pagsunod sa Virginia Public Procurement Act, sa mga patakaran at alituntunin sa pagkuha ng VITA at anumang proseso ng pagsusuri ng VITA. 
• (mga) eksperto sa paksa (mga SME) 
• Responsable para sa "ano" na aspeto ng desisyon sa pagkukunan. 
• Bumubuo at nagdodokumento ng mga teknikal na kinakailangan at detalye ng RFP. 
• Tumutulong sa pagkuha ng mga tauhan sa pagbuo ng pamantayan sa pagsusuri at pagtukoy ng mga dapat mayroon o ipinag-uutos na mga kinakailangan. Maaaring lumahok sa pagsusuri ng panukala at pagtukoy sa maikling listahan ng mga supplier. 
• Ang mga SME na empleyado ng Commonwealth ay maaaring lumahok sa pagsusuri at pagpili ng supplier. Ang mga non-Commonwealth na empleyado na SME ay maaaring magbigay ng impormasyon sa ET ngunit hindi makakapuntos. 
• Maaaring tumulong sa may-ari/customer ng negosyo sa pagsasagawa ng mga evaluation-phase test/pilot program.   

Nakatalagang ahensya sa pagkuha ng lead o sourcing specialist single-point-of-contact (SPOC): 

• Responsable para sa aspetong "sino at paano" ng desisyon sa pagkuha 
• Nangunguna sa proseso ng sourcing. 
• Pinapadali ang kinakailangang pagiging kumpidensyal, salungatan ng interes at/o pagsunod at dokumentasyon sa hindi pagsisiwalat. 
• Nag-coordinate ng pantay na pag-access sa PPT at ET at pinapanatili ng gate ang data at impormasyon na kailangan ng mga supplier bago ang pagsusumite ng panukala. Ipinapaalam ng lahat ng mga supplier ang lahat ng impormasyong nauugnay sa RFP at lahat ng mga tanong na nauugnay sa RFP sa pamamagitan ng SPOC. Ipinapaalam ng executive steering committee ang lahat ng impormasyon sa pamamagitan ng SPOC. 
• Nagbibigay ng paunang itinatag na mga tool at proseso (ibig sabihin, RFI, RFP, kontrata, atbp.) sa pamamagitan ng pagbibigay ng mga template, atbp. 
• Bumubuo ng Procurement Project Plan na tinutulungan ng may-ari ng negosyo at ng mga SME. 
• Pinapadali ang pagbuo ng RFP, tumutulong sa pagdodokumento ng mga kinakailangan at pamantayan sa pagsusuri, tinitiyak na kasama ang lahat ng mga tuntunin ng kontrata ayon sa batas, at para sa mga ahensya maliban sa VITA, tinitiyak ang pagkumpleto ng SCM Minimum Requirements Matrix para sa Major at Delegated procurements. 
• Kinukumpleto ang RFP package at mga isyu/post ng RFP sa eVA. 
• Ina-update ang executive steering committee at/o PPT at ET sa progreso 
• Pinapadali ang pre-proposal conference, kung gaganapin. 
• Pinapadali ang proseso ng pagsusuri upang matukoy ang maikling listahan ng mga supplier. 
• Nangunguna sa proseso ng negosasyon. 
• Tinitiyak ang pagsunod sa mga patakaran ng ECOS, kung naaangkop. 
• Nagbibigay ng pagsusuri sa pananalapi at suporta sa pamamahala ng pagganap. 
• Kinukumpirma at kinukumpirma ng supplier ang pre-award na pagsunod sa mga nauugnay na kinakailangan ayon sa batas, atbp. 
• Responsibilidad ng Supplier na kasiya-siyang matugunan ang mga kinakailangan ng Plano sa Pagkuha at Subcontracting ng Supplier, kabilang ang pagkakaiba ng Supplier mula sa nakaplanong paggastos sa Plano sa Pagkuha at Subcontracting ng Supplier, kawalan ng kakayahan o pagtanggi ng Supplier na patunayan ang pagsunod sa Plano – o para sa mga kontrata VITA sa buong estado, hindi pag-uulat ng buwanang paggasta ng Supplier sa impormasyon ng System ng VITA Kontrata. 
• Nagpapanatili ng mga kasunduan sa form ng kontrata at, para sa VITA, nag-coordinate ng mga isyu sa kontrata sa patakaran at pamamahala at executive manager ng VITA. 
• Inihahanda ang kontrata para sa pagpapatupad at ina-update ang database ng mga kontrata. 
• Nagsasagawa ng contract kick-off/orientation meeting. 
• Para sa mga kontrata ng VITA sa buong estado, pinapadali ng VITA SPOC ang paggawa ng eVA catalog. 

Pamamahala ng panganib sa kontrata ng SCM: 

• Nagbibigay ng pagsusuri/pag-apruba ng RFP at gabay sa mga isyu sa kontraktwal. 
• Responsable para sa pagsunod sa batas ng Virginia at mga kinakailangan sa patakaran ng VITA. 
• Responsable, kung naaangkop sa mga cloud procurement, para sa pagsunod sa patakaran at proseso ng ECOS. 
• Responsable para sa "pagsunod" na aspeto ng proseso ng RFP at mga kaugnay na dokumento.