Kabanata 22 - Kompetisyon ng Selyadong Pag-bid / Imbitasyon para sa Pagpasa ng Bid sa IT

22.9.3 Pagtukoy sa pinakamababang bidder

Ang pinakamababang bidder ay ang bidder na nag-aalok ng pinakamababang halaga ng mga produkto o serbisyo kumpara sa lahat ng iba pang bidder. Ang mga diskwento at insentibo ay hindi dapat isaalang-alang sa pagtukoy ng pinakamababang bidder maliban kung ang IFB ay partikular na humiling sa mga bidder na magmungkahi ng mga diskwento at mga insentibo at ang lahat ng mga bidder ay ipaalam na ang diskwento o insentibo na inaalok ay gagamitin upang matukoy ang award. Ang mga diskwento sa agarang pagbabayad ay karaniwang hindi dapat isaalang-alang sa pagtukoy ng pinakamababang tumutugon na bidder. Matapos matukoy na ang maliwanag na mababang bidder ay tumutugon din at responsable, ang ahensya ay maaaring magpatuloy sa isang award sa pinakamababang presyo, tumutugon at responsableng bidder. (Tingnan ang § 2.2-4301 at § 2.2-4302.1 ng Kodigo ng Virginia.) Maaaring matukoy ng ahensya na ang maliwanag na mababang bidder ay hindi tumutugon o responsable at sa gayon ay hindi karapat-dapat para sa award.

• Kung isang bid lang ang natanggap bilang tugon sa isang IFB: Kung isang tumutugon na bid lang ang natanggap bilang tugon sa isang IFB, maaaring igawad ang award sa nag-iisang bidder kung matukoy ng ahensya na ang isinumiteng presyo ay patas at makatwiran, at alinman sa ibang mga prospective na bidder ay may makatwirang pagkakataon na tumugon, o ang ahensya DOE walang sapat na oras para sa muling pag-isyu ng IFB. Kung hindi, maaaring tanggihan ng ahensya ang bid, kanselahin ang pagbili at maaaring mag-post ng bagong IFB. Kung ang ahensya ay nakatanggap lamang ng isa o walang mga bid dahil sa IFB na inilaan para sa partisipasyon ng mga maliliit na negosyo, ang procurement file ay dapat na dokumentado. Ang IFB ay maaaring muling ibigay bilang isang non-set aside procurement. Ang pagtanggap ng isang bid lamang bilang tugon sa isang IFB ay sumisira sa pangako ng Commonwealth sa kompetisyon. Upang matiyak ang mapagkumpitensyang pagpepresyo at mga bidder, ang mga bid ay dapat matanggap mula sa isang bilang ng mga kwalipikadong bidder na naaayon sa laki at katangian ng pagkuha. Upang epektibong gumana ang kumpetisyon, dapat matanggap ang mga tumutugong bid mula sa hindi bababa sa dalawang tumutugon at responsableng bidder.
• Kung matatanggap ang mga bid na magkakaugnay: Kung ang dalawa o higit pang mga bidder ay nag-aalok ng parehong presyo para sa mga produktong IT o serbisyo na binibili at ang parehong mga bidder ay natukoy na tumutugon at responsable, maaaring gawin ng ahensya ang sumusunod. (Sumangguni sa 2.2-4324 ng Kodigo ng Virginia.) 
  • Bigyan ng kagustuhan ang mga kalakal na ginawa sa Virginia o mga kalakal at serbisyong ibinibigay ng mga tao, kumpanya o korporasyon ng Virginia
  • Gawad sa isang resident bidder kung ang magkaparehong mababang bid ay isinumite ng isang resident bidder at nonresident bidder.
  • Sa kaso ng isang tie bid sa mga pagkakataon kung saan ang mga kalakal ay iniaalok, at ang mga umiiral na kagustuhan sa presyo ay isinasaalang-alang na, ang kagustuhan ay dapat ibigay sa bidder na ang mga kalakal ay naglalaman ng pinakamalaking halaga ng recycled na nilalaman.
  • Kung ang magkaparehong mababang bid ay isinumite ng dalawang residenteng bidder, dapat magsagawa ng coin toss ang ahensyang nagbigay. Ang paghagis ng barya ay dapat na masaksihan at ang mga resulta ay naitala ng isang superbisor sa itaas ng antas ng mamimili.
  • Ang (mga) award ay dapat gawin pabor sa Virginia bidder para sa tie line item at maramihang purchase order o kontrata na inilagay kung kinakailangan. Ang mga kopya ng tie bid na nagreresulta mula sa mapagkumpitensyang selyadong bidding ay dapat ipasa sa Anti-Trust Section ng Office of the Attorney General.
  • Gawad sa pamamagitan ng loterya sa isa sa mga kaparehong mababang bidder.
  • Tanggihan ang lahat ng mga bid at isyu at bagong IFB.
  • Kung saan ang parehong mababang bid ay kasama ang halaga ng paghahatid, ibigay ang kontrata sa bidder na may pinakamababang halaga ng paghahatid.
  • Ibigay ang kontrata sa kaparehong bidder na nakatanggap ng nakaraang award at patuloy na igawad ang mga susunod na kontrata sa parehong bidder hangga't ang lahat ng mababang bid ay magkapareho.
  • Kung ang presyo ay itinuturing na labis o para sa ibang dahilan ang mga bid ay hindi kasiya-siya, tanggihan ang lahat ng mga bid at muling humingi.

Kagustuhan para sa mga bidder sa Virginia: Para sa seksyong ito, ang isang residente ng Virginia bidder ay isang Virginia na tao, firm o korporasyon na nakaayos alinsunod sa batas ng Virginia o nagpapanatili ng pangunahing lugar ng negosyo sa loob ng Virginia. Sa tuwing ang pinakamababang tumutugon at responsableng bidder ay isang residente ng anumang ibang estado at ang naturang estado sa ilalim ng mga batas nito ay nagpapahintulot sa isang residenteng bidder ng estado na iyon ng isang porsyento na kagustuhan, kung gayon ang isang katulad na kagustuhan ay dapat pahintulutan sa pinakamababang tumutugon at responsableng bidder na residente ng Virginia at ang susunod na pinakamababang bidder. Kung ang pinakamababang tumutugon at responsableng bidder ay residente ng anumang ibang estado at ang naturang estado sa ilalim ng mga batas nito ay nagpapahintulot sa isang residenteng kontratista ng estadong iyon ng isang kagustuhan sa pagtutugma ng presyo, ang isang katulad na kagustuhan ay papayagan sa tumutugon at responsableng mga bidder na residente ng Virginia. Kung ang pinakamababang bidder ay isang residenteng bidder ng isang estado na may ganap na kagustuhan, ang bid ay hindi dapat isaalang-alang. Ang Code of Virginia ay nag-aatas sa Department of General Services na mag-post at magpanatili ng na-update na listahan ng state-by-state reciprocal preference data sa website nito, (piliin ang seksyong pinamagatang “State by State Reciprocal Preference Data.”) sa eVA page sa: https://eva.virginia.gov/i-buy-for-virginia.html.) Para sa mga layunin ng pagsunod sa seksyong ito, ang lahat ng pampublikong katawan ay maaaring umasa sa katumpakan ng impormasyong nai-post sa website na ito.

Ang award ay maaaring gawin sa iba kaysa sa pinakamababang tumutugon at responsableng bidder kapag ang probisyon para sa naturang award ay kasama sa IFB. Para sa mga pagbili na higit sa $100,000 ang mga naturang parangal ay dapat na aprubahan sa pamamagitan ng pagsulat ng Direktor ng Pamamahala ng Supply Chain ng VITA o itinalaga bago ibigay ang naturang award. Sa mga pagkakataong iyon, kung saan ang isang award ay ginawa sa iba kaysa sa pinakamababang presyo bidder o pinakamataas na ranggo na nag-aalok, ang award ay dapat gawin sa pinakamababang tumutugon at responsableng bidder o pinakamataas na ranggo, kwalipikadong DSBSD-certified small business offeror. Kung ang IFB ay isang set-aside para sa partisipasyon ng maliit na negosyo lamang, ang award sa iba kaysa sa lowest bidder clause ay hindi kinakailangan.

Ang mga parangal ay maaari ding gawin sa iba kaysa sa pinakamababang tumutugon at responsableng bidder kapag ang isang ahensya ay bumili ng mga kalakal at ang ahensya ay nakatanggap ng dalawa o higit pang mga bid para sa mga produktong sertipikado ng Energy Star, nakakatugon sa mga itinalagang kinakailangan sa kahusayan ng Federal Energy Management Program (FEMP), lumabas sa Listahan ng Mga Produkto sa Mababang Standby ng FEMP, o na-certify ng WaterSense, pagkatapos ay ang pampublikong katawan ay maaaring pumili LAMANG sa mga iyon.