Kabanata 21 - Pagkontratang Nakabatay sa Pagganap at mga Kasunduan sa Antas ng Serbisyo

Ang QASP ay ang gabay na susundan ng parehong ahensya at supplier habang pinamamahalaan ang pakikipag-ugnayan. Nagbibigay ito ng pamamaraan para sa pagsubaybay sa pagganap laban sa mga pamantayan para sa kinakailangang trabaho. Nagbibigay ito ng pag-iskedyul, pagmamasid, at pagdodokumento ng pagganap ng supplier laban sa mga pamantayan; pagtanggap ng serbisyo; pagtukoy ng mga sanhi ng mga kakulangan; at pagkalkula ng pagbabayad na dapat bayaran (mga formula). Katulad ng QASP ay ang quality control plan (QCP) ng supplier. Ang QCP ay bubuuin ng supplier at isusumite bilang bahagi ng panukala para sa pagsusuri ng ahensya. Pagkatapos ng award, ang QCP ang magiging plano na susundin ng supplier sa panahon ng pagganap ng kontrata. Ang dalawang dokumentong ito, ang QASP at ang QCP, ay ang mga kontrol na dokumento para sa pakikipag-ugnayan.

Ang pagpili ng pinakaangkop na paraan ng pagsubaybay para sa pagsisikap na kasangkot ay mahalaga. Dapat isaalang-alang ng mga ahensya ang kritikal na gawain, laki ng lot ng gawain, panahon ng pagsubaybay, mga kinakailangan at pamantayan sa pagganap, pagkakaroon ng data ng kasiguruhan sa kalidad, halaga ng pagsubaybay na may kaugnayan sa gastos/kritikal ng gawain, at mga magagamit na mapagkukunan. Ang maingat na pagpili ng mga naaangkop na paraan ng pagsubaybay ay nagbibigay-daan sa ahensya na matukoy ang halaga ng mga mapagkukunan at mga nauugnay na gastos na kailangan upang maisagawa ang gawain sa pagsubaybay.

Ang mga resulta ng pagsubaybay ay maaaring gamitin bilang batayan para sa mga aksyon sa kontrata, kabilang ang mga pagbabawas sa pagbabayad, kung ibinigay sa kontrata o SOW. Ang mga katanggap-tanggap na paraan ng pagsubaybay ay kinabibilangan ng:

• 100 porsyentong inspeksyon: Ang paraang ito, kung saan ang pagganap ay siniyasat/nasusuri sa bawat maihahatid na pangyayari, ay masyadong mahal para magamit sa karamihan ng mga kaso. Ito ay kadalasang pinakaangkop para sa:

  • madalang na gawain
  • para sa maliit na dami ngunit napakahalagang produkto o serbisyo, o
  • kapag may nakasulat na mga maihahatid at mahigpit na mga kinakailangan tulad ng mga gawaing kinakailangan ng batas, kaligtasan o seguridad.

• Random sampling:: Ito ang karaniwang pinakaangkop na paraan para sa mga umuulit na gawain. Sa random sampling, ang mga serbisyo ay sinasample upang matukoy kung ang antas ng pagganap ay katanggap-tanggap. Pinakamahusay na gumagana ang random sampling:

  • madalas na gawain
  • kapag ang bilang ng mga pagkakataon ng mga serbisyong ginagawa ay napakalaki at maaaring makuha ang isang sample na wastong istatistika.
  • para sa malaking dami, paulit-ulit na aktibidad na may layunin at masusukat na mga katangian ng kalidad.

• Panaka-nakang inspeksyon: Ang pamamaraang ito, kung minsan ay tinatawag na "planned sampling" ay gumagamit ng komprehensibong pagsusuri ng mga napiling output. Ang mga inspeksyon ay maaaring araw-araw, lingguhan, buwanan, quarterly o hindi nakaiskedyul. Ang mga sample na resulta ay naaangkop lamang para sa partikular na gawaing siniyasat.

• Direktang pagmamasid: Ang pamamaraang ito ay maaaring isagawa nang pana-panahon o sa pamamagitan ng (mga) inspeksyon.

• Mga sistema ng impormasyon sa pamamahala: Sinusuri ng pamamaraang ito ang mga output sa pamamagitan ng paggamit ng mga ulat ng impormasyon sa pamamahala.

• Survey ng user: Pinagsasama ng paraan ng survey ng user ang mga elemento ng validated na reklamo ng user at random sampling. Ang mga random na survey ay isinasagawa upang manghingi ng kasiyahan ng gumagamit. Ito ay angkop para sa mataas na dami ng mga aktibidad.

• Na-validate na mga reklamo ng user/customer: Ang paraang ito ay lubos na naaangkop sa mga serbisyong ibinigay sa dami at kung saan ang kalidad ay lubos na subjective. Umaasa ito sa mga user ng system o kontrata upang matukoy ang mga kakulangan sa performance ng supplier kung saan ang mga reklamo ay sinisiyasat at pinapatunayan.

• Mga pagpupulong sa pag-unlad o katayuan: Ang mga nakaiskedyul na umuulit na pagpupulong kasama ang mga gumagamit ng kontrata at mga supplier ay isinasagawa upang talakayin ang mga nagawang pag-unlad, mga problemang naranasan, mga problemang nalutas at/o mga plano para sa susunod na panahon ng pag-uulat.

• Mga ulat sa pag-unlad ng supplier: Ang ahensya ay nagsasagawa ng mga pagsusuri sa mga regular na nagaganap na ulat ng pag-unlad na inihatid ng supplier.

• Pag-uulat sa pagganap: Sinusuri ng ahensya ang pagganap o iba pang kinakailangang sukatan para sa isang partikular na yugto ng panahon.