Kabanata 2 - Paano Naiiba ang Pagkuha ng Teknolohiyang Pang-impormasyon?

Ang Commonwealth ay lalong umaasa sa data, mga sistema at komunikasyon na naghahatid ng impormasyon at mga serbisyo sa mga mamamayan at stakeholder nito, kabilang ang mga system na nagsasama at nagbabahagi ng data sa iba pang pederal, estado at lokal na ahensya.

Ang aming pag-asa sa teknolohiya ay nangangailangan na ang mga propesyonal sa pagkuha ay gumamit ng mahusay at paulit-ulit na pagkuha at mga prosesong nauugnay sa proyekto na sumusunod sa VPPA; pinakamahusay na kasanayan sa industriya; Seguridad ng Commonwealth, privacy ng data, pamamahala ng proyekto at iba pang mga teknikal na pamantayan; at ang maagap na maingat na pagsusuri at pagpapagaan ng mga panganib sa teknolohiya ay maingat na isinasaalang-alang habang nananatili sa loob ng badyet at estratehikong plano ng teknolohiya ng Commonwealth.

Ang pagtaas ng halaga ng IT ay nangangahulugan ng katumbas na pagtaas ng panganib sa Commonwealth at ang mga serbisyong ibinibigay nito sa mga mamamayan nito. Dapat tasahin ng mga propesyonal sa pagkuha ng IT ng Commonwealth ang mga panganib na ito at iakma ang mga diskarte at resulta ng IT ng ahensya upang tumugma sa mga layunin ng negosyo. Ang mga propesyonal sa IT procurement ay nakakaranas ng mga pangunahing pagbabago sa kanilang mga tungkulin at responsibilidad—paglipat mula sa mga mamimili ng kalakal patungo sa mga negosyador at mula sa mga transactional order placer patungo sa mga strategic IT solution manager.

Ang proseso ng pagkuha ng teknolohiya ng VITA ay sumasaklaw ng higit pa kaysa sa pagkuha at pagbili ng mga produkto at serbisyo ng IT. Kabilang dito ang pagpaplano; pagbuo ng mga kinakailangan; pagsunod sa Commonwealth at pederal, mga pamantayan o regulasyon ng teknolohiya, pagtatasa ng mga salik sa panganib; paghahanda ng solicitation, ebalwasyon, award at mga dokumento ng kontrata; pag-apruba, pormal na pagtanggap at pagtanggap ng mga maihahatid; pagbabayad; pagsubaybay sa imbentaryo at disposisyon at pagganap ng supplier pagkatapos ng award at pamamahala sa pagsunod. Hindi alintana kung ang produkto o serbisyo ng teknolohiyang kinakailangan ay binili ng ahensya sa ilalim ng itinalagang awtoridad nito, binili mula sa isang kontrata sa buong estado o binili ng VITA, ang daloy ng trabaho ay halos pareho. Narito ang ilang bagay na kailangang isaalang-alang kapag gumagawa ng anumang pagbili ng teknolohiya:

• Tukuyin ang mga pangangailangan ng negosyo sa teknolohiya at ang mga produkto ng teknolohiya, serbisyo o solusyon na pinakamahusay na makakatugon sa mga pangangailangang iyon habang tinutukoy ang pagpigil sa gastos sa siklo ng buhay at umaayon sa estratehikong plano ng IT ng ahensya.
• Tukuyin ang mga kinakailangan sa teknikal, pagganap at pagganap ng may-ari ng negosyo, at tukuyin kung paano maaaring makamit ang mga layuning ito sa pamamagitan ng isang structured na pagkuha. Mangangailangan ito ng mga tauhan sa pagbili ng ahensya o mga tauhan ng VITA na makipagkita sa mga stakeholder upang tumulong na matukoy ang mga pangangailangan, mga kinakailangan sa paggawa at magmungkahi ng mga magagamit na solusyon sa teknolohiya.
• Bumuo ng mga pagtutukoy na naglalarawan sa mga katangian ng produkto ng teknolohiya, serbisyo o solusyon na hinahanap. Dapat isaalang-alang ang pagiging angkop ng produkto o sistema at sa pangkalahatang pagiging epektibo sa gastos, bilang karagdagan sa katanggap-tanggap at presyo. Sa pamamagitan ng kanilang likas na katangian, ang mga detalye ay nagtatakda ng mga limitasyon at sa gayon ay inaalis o pinaghihigpitan ang Supplier sa pagmumungkahi ng mga alternatibong solusyon. Ang pag-draft ng mga detalye ng teknolohiya ay nangangailangan ng balanse sa pagitan ng pagsasama ng sapat na detalye upang matiyak ang naaangkop na mga tugon mula sa mga supplier at paghihikayat, hindi nakakapanghina ng loob, kumpetisyon. Ang layunin ay mag-imbita ng pinakamataas na makatwirang kumpetisyon habang kumukuha ng pinakamahusay na solusyon sa teknolohiya ng halaga para sa Commonwealth.
• Humingi ng mga bid, panukala o mga panipi ng presyo mula sa ilang potensyal na mga supplier, na maingat na matupad ang mga minimum na itinatag ng Virginia Public Procurement Act, na nakalaan para sa maliliit na negosyo at sa manwal na ito.
• Suriin ang mga bid o panukala upang matukoy ang pangkalahatang ekonomiya para sa nilalayong paggamit at ikot ng buhay ng produkto, solusyon o serbisyo ng teknolohiya
• Bumuo ng isang mababang-panganib at legal na tama at sapat na kontrata sa teknolohiya alinsunod sa Virginia Public Procurement Act at sa manwal na ito upang protektahan ang Commonwealth at ang mga asset at data nito.
• Tanggapin/subukan ang teknolohiyang produkto, solusyon o serbisyo at i-verify na ito ay nakakatugon sa mga kinakailangan ng kontrata at nagbibigay ng nilalayong solusyon sa teknolohiya bago ang pormal na pagtanggap at pagbabayad.