2.2 Mga kritikal na salik sa pagkuha ng IT
Maaaring i-maximize ng Commonwealth ang halaga na natatanggap nito mula sa teknolohiya at bawasan ang panganib ng mga pagkabigo ng supplier at teknolohiya sa pamamagitan ng paggamit ng matalinong pag-sourcing at mga diskarte sa kontrata. Nakalista sa ibaba ang mga halimbawa ng IT sourcing at mga diskarte sa kontrata para mabawasan ang ilang potensyal na paghihirap sa pagkuha ng IT:
|
Hamon |
Epekto/panganib |
IT sourcing prinsipyo upang gamitin |
Mga diskarte sa kontrata ng IT upang pagaanin |
|
Ang pagiging kumplikado ng mga function ng negosyo, teknolohiya at mga legal na isyu ay ginagawang mahaba at mahirap ang pagkuha |
ang mga pangunahing pagtanggal mula sa isang negosyo, teknikal o legal na pananaw ay inaasahan at pinipigilan |
gumamit ng structured IT acquisition process na nagbibigay ng framework para matiyak na ang lahat ng lugar ay bahagi ng screening at proseso ng pagpili |
bumalangkas ng malinaw, madaling gamitin na kontrata na nagdodokumento ng relasyon sa negosyo, at kasama lang ang mandatory at dalubhasang tuntunin at kundisyon ng IT at ang esensya ng deal |
|
Mga supplier ng pagsasama-sama ng industriya/monopolyo |
ang mga pangunahing produkto ay nasa makapangyarihang mga supplier |
gumamit ng mga solicitasyon na nakabatay sa solusyon na nakatuon sa mga problema at solusyon sa negosyo, hindi mga teknikal na detalye o kinakailangan |
magpatibay ng makabuluhang mga kasunduan sa antas ng serbisyo (mga SLA) at mga pangako at sukat sa pagganap ng negosyo upang masubaybayan ang solusyon na patuloy na nakakatugon sa pangangailangan ng negosyo magtalaga ng mga insentibo/remedyo sa kontrata para ma-insentibo ang pagganap ng Supplier |
|
Ang mga produkto at solusyon ay hindi nakikita |
mahirap tukuyin at suriin ang mga produkto |
makipagtulungan sa isang proseso ng pagsusuri na isinasama ang lahat ng mga lugar na kailangan para sa matagumpay na solusyon sa IT: negosyo, teknikal, legal at pinansyal isama ang mga subject matter expert (SMEs) sa evaluation team na susuriin lamang ang kanilang (mga) lugar ng kadalubhasaan magbigay ng template ng kontrata na may solicitation, hindi inihanda pagkatapos ng pagpili isama ang nag-aalok o tugon sa template ng kontrata bilang bahagi ng pagsusuri |
gumamit ng malakas na wika ng warranty na may mahahalagang remedyo sa negosyo bigyan ng makabuluhang pansin ang mga karapatan sa intelektwal na ari-arian at mga alternatibo upang matiyak ang karapatang gamitin, ma-access, ilipat sa ibang mga entidad ng Commonwealth |
|
Mabilis at nakaplanong pagkaluma |
luma na ang mga bersyon mga bagong pasok sa merkado |
magsagawa ng pananaliksik sa merkado upang suriin ang panganib sa merkado pagsusuri batay sa ratio ng halaga-sa-gastos isama ang kabuuang mga gastos sa ikot ng buhay sa pagsusuri |
itali ang mga kontraktwal na pangako sa pagbibigay ng solusyon, hindi produkto magbigay ng suporta sa bersyon at mga upgrade para sa naaangkop na yugto ng panahon |
|
Mga makabuluhang hadlang sa paglabas |
naka-lock ang customer sa mga produkto o serbisyo |
tiyakin na ang pagsusuri at negosasyon sa kontrata ay bahagi ng pangako sa malakas na balanseng proseso ng paggawa ng desisyon asahan ang mga transition/diskarte sa paglabas |
magbigay ng data ng system, back-up; pagmamay-ari ng produkto ng trabaho o walang hanggang lisensya sa produkto ng trabaho, kabilang ang mga produktong third party na kailangan para magpatakbo ng mga system/solusyon magbigay ng isang malakas na plano sa paglipat/paglabas para sa ahensya |
|
Pagiging kumplikado ng mga produkto at serbisyo ng IT |
mahirap piliin ang pinakamahusay mula sa solusyon sa halaga dahil sa pagiging kumplikado ng kinakailangang produkto o serbisyo ng IT |
makipagtulungan sa isang prosesong nakabatay sa pangkat upang matiyak na ang lahat ng kinakailangang kinakailangan ay naaangkop na sinusuri tugunan ang lahat ng proyekto, seguridad, privacy ng data at mga kadahilanan sa panganib sa gastos gumamit ng mga proseso ng pagsusuri na batay sa data upang pagsamahin ang maraming iba't ibang pananaw |
batayang kontrata sa mga solusyon, hindi pagbili ng partikular na produkto o bersyon may kasamang mga proteksyon laban sa mga splitter o bundling ng produkto isama ang mga aktibidad ng proyekto sa pagpapagaan ng panganib at wika ng kontrata upang maiayon sa mga potensyal na panganib |
|
Dapat suportahan ng IT ang pagpapaandar ng negosyo |
pamantayan sa pagsusuri na nakatuon sa halaga at pangangailangan ng negosyo; hindi pagtutukoy-driven na proseso |
gumamit ng mga solicitasyon na nakabatay sa solusyon na nakatuon sa paglutas ng mga problema sa negosyo at pagbibigay-insentibo sa mga Supplier na mag-alok ng mga solusyon, hindi lamang nakakatugon sa mga teknikal na detalye |
isama ang mga makabuluhang SLA at mga pangako sa pagganap at mga hakbang upang masubaybayan ang patuloy na solusyon upang matugunan ang pangangailangan ng negosyo magtalaga ng mga insentibo/remedyo sa kontrata |
|
Ang mga solusyong kinukuha ay lubos na umaasa |
walang pananagutan para sa buong solusyon ang pinakamahina na bahagi ang magdadala sa iyong profile sa panganib |
kumuha ng buong supply chain view ng mga solusyon suriin ang mga supplier at mga bahagi sa lakas ng solusyon, parehong independyente at sama-sama |
bigyan ang pangunahing kontratista ng pananagutan para sa pagganap, ngunit payagan din ang Commonwealth na maabot ang mga subcontractor upang mapanatili ang mga serbisyo |
|
Dapat protektahan ng mga kontrata ang data at sistema ng Commonwealth |
kompromiso ng sensitibong data ng Commonwealth hindi awtorisadong hindi pagpapagana ng Commonwealth data at mga serbisyo ng mamamayan |
maunawaan ang data sensitivity ng procurement/proyekto makipagtulungan sa iyong may-ari ng negosyo, tagapamahala ng proyekto, opisyal ng seguridad ng impormasyon at iba pang mga SME |
isama ang mga tuntunin ng proteksiyon sa kontrata upang masakop ang privacy at seguridad ng data. hilingin sa supplier na magsagawa ng mga partikular na aksyon, magkaroon ng mga espesyal na saklaw ng insurance at sumunod sa mga pamantayan ng Commonwealth data, arkitektura at seguridad hilingin sa supplier na sumailalim sa pagtatasa ng seguridad ng kanilang cloud solution (SaaS application) bago gumawa ng award ang ahensya Ang VITA SCM ay may mga cloud terms na magagamit kung ang pagkuha ay para sa Software bilang isang Serbisyo Maaaring magtanong ang ahensya sa: scminfo@vita.virginia.gov |
Ang isang structured IT sourcing na proseso ay nagbibigay ng isang komprehensibong balangkas upang matiyak na ang mga ahensya ay:
- ang mga pagtanggal mula sa isang negosyo, teknikal o legal na pananaw ay inaasahan at pinipigilan
- ang mga gastos at mapagkukunan para sa proseso ng IT sourcing ay angkop at mahusay na na-deploy
- ang kaso ng negosyo bilang suporta sa pagkuha ng IT ay muling pinagtitibay bago pumili ng solusyon
- sa buong board executive buy-in sa bagong sistema o teknolohiya ay nasusukat bilang resulta ng paglahok ng pangkat ng user sa buong proseso ng IT sourcing
Anuman ang likas na katangian ng inaasahang pagkuha ng IT, ang laki, gastos at pagiging kumplikado nito, ang mga sumusunod na pangunahing prinsipyo ng IT sourcing ay nalalapat:
- Gumamit ng structured solicitation process na nagsasama ng maraming kumplikadong domain, hal, legal, teknikal, business functionality, financial.
- Ang pagkuha ay dapat na isang proseso ng negosyong batay sa data, na isinasama at binabalanse ang mga alalahanin sa maraming domain.
- Ang pagbuo ng kontrata at negosasyon ay bahagi ng proseso ng desisyon. Mahalagang isama ang isang naaangkop na kontrata sa solicitation. Kung ang supplier ay hindi nakatuon sa pagbibigay sa Commonwealth ng halaga sa pamamagitan ng proseso ng negosasyon, ang Supplier ay dapat na masuri nang naaayon.
- Ang mga pangangailangan sa negosyo ay dapat suportahan sa mga kinakailangan sa pangangalap at anumang pahayag ng trabaho. Mag-focus nang kaunti sa mga solicitasyon na hinimok ng mga detalye para sa mga pangunahing system/solusyon at sumulat ng mga solicitation na nakaayos para sa mga supplier ng IT upang mag-alok ng mga makabago at epektibong solusyon.
- Ang proseso ng pagsusuri sa pagkukunan ay dapat magsama ng komprehensibong pagsusuri sa gastos na kinabibilangan ng kabuuang halaga ng pagmamay-ari at lahat ng bahagi ng gastos kabilang ang pagpapanatili at hindi lamang ang presyo ng software o hardware.
- Ang mga pangmatagalang isyu tulad ng lipas na, pagpapalit ng teknolohiya at pagiging tugma ay dapat na bahagi ng pagsusuri, negosasyon at proseso ng paggawa ng desisyon.
- Ang mga negosasyon ay dapat isagawa bago ang pagpili ng isang partikular na solusyon sa IT o supplier.
- Ang mga hindi nasasalat na karapatan, pagmamay-ari ng software at iba pang kritikal na tuntunin at kundisyon ay dapat isaalang-alang sa pagsusuri at negosasyon.
- Dapat isaalang-alang ng pagsusuri sa peligro at mga trade-off ang seguridad ng mga sistema/data ng Commonwealth at pagpapatuloy ng mga operasyon para sa Commonwealth at ang solusyon at/o potensyal na epekto ng supplier sa kakayahan ng Commonwealth na protektahan ang mga ari-arian ng Commonwealth at serbisyo sa mga mamamayan nito nang walang pagkaantala.
Nakaraang < | >
Hanapin sa manwal sa pamamagitan ng mga susing salita o mga karaniwang termino.