Kabanata 13 - Ang Pangkat ng Proyekto sa Pagkuha ng IT

Ang inirerekomendang laki ng isang PPT ay tatlo hanggang limang miyembro; gayunpaman, ang ilang mga proyekto ay maaaring mangailangan ng mga karagdagang miyembro dahil sa kalikasan o pagiging kumplikado ng pagkuha. Ang koordinasyon at pamamahala ng yugto ng pagsusuri ng proseso ng pagkuha ay nagiging mas mahirap habang lumalaki ang laki ng pangkat. Upang maiwasan ang potensyal na indibidwal na bias, ang pangkat ng pagsusuri ay hindi dapat magkaroon ng mas mababa sa tatlong miyembro. Magkakaroon ng mga pagkakataon kung saan ang pangkat ng pagsusuri ay binubuo ng ibang grupo ng mga indibidwal kaysa sa PPT, dahil sa pangangailangan para sa pansamantalang, hindi pagboto na mga eksperto sa paksa o consultant, o dahil sa hindi paglahok ng isang (mga) miyembro ng PPT.

Pagkatapos mailagay ang PPT, tatalakayin ng may-ari ng negosyo at procurement lead/sourcing specialist ang mga layunin at pangangailangan ng negosyo ng proyekto kasama ang team. Inilalarawan ng procurement lead/sourcing specialist ang proseso ng sourcing at ang mga tungkulin at responsibilidad ng mga miyembro ng PPT at/o evaluation team. Mangyaring sumangguni sa Kabanata 11 - IT Procurement Planning at Strategic Sourcing, IT Procurement Planning at Strategic Sourcing, na nagbibigay ng detalyadong talahanayan na tumutukoy sa mga tungkulin at responsibilidad ng bawat miyembro ng PPT.

Ang procurement lead/sourcing specialist na itinalaga bilang ang procurement's single point of contact (SPOC), ang may-ari ng negosyo at ang mga technical subject matter expert (SMEs) ay magtutulungan upang lumikha ng pamantayan sa pagsusuri batay sa mga pangangailangan ng negosyo ng Commonwealth o ahensya. Ang pamantayan sa pagsusuri ay nagpapahintulot sa PPT na mangolekta ng mga kinakailangang data upang suriin ang mga panukala ng mga supplier. Halimbawa, maaaring kabilang sa pamantayan sa pagsusuri ang mga salik gaya ng kabuuang halaga ng pagmamay-ari, kalidad ng mga produkto o serbisyo, kasaysayan ng pagganap ng mga supplier, pagtatasa ng panganib, pagkakaroon at antas ng teknikal na suporta. Para sa mas malalim na talakayan tungkol dito, sumangguni sa Kabanata 24 - Mga Kahilingan para sa Mga Panukala at Competitive Negotiations ng manwal na ito, Mga Kahilingan para sa Mga Panukala. Ang mga miyembro ng PPT/ebalwasyon ay hinihiling na kumpletuhin at isumite ang survey sa Appendix B sa pagtatapos ng bawat pagbili kung saan isinagawa ang pagsusuri. Ang SPOC ay dapat magbigay sa mga miyembro ng survey form at mga detalye ng pagsusumite. Ang VITA SCM ay nangongolekta at nagbabahagi ng mga aral na natutunan. Ang mga propesyonal sa pagkuha ng IT ng Commonwealth at mga tagapamahala ng proyekto ay maaaring makipag-ugnayan sa scminfo@vita.virginia.gov kung interesadong makakuha at/o magbahagi ng mga aral ng pangkat ng pagsusuri.