Kabanata 11 - Pagpaplano ng Pagkuha ng IT at Estratehikong Pinagkukunan

Hakbang 

Aksyon 

1. 

Bumuo at sumang-ayon sa mga kinakailangan sa produkto, serbisyo at/o solusyon. 

2. 

Gamitin ang mga naaprubahang dokumento at template ng solicitation gaya ng tinalakay sa Kabanata 24, RFPs at Competitive Negotiations, at Kabanata 25, Pagbuo ng Kontrata ng IT. 

3. 

Magtatag ng pamantayan sa pagsusuri na nagbibigay ng malinaw, maigsi na mga kahulugan para sa bawat pamantayan. 

4. 

Bumuo ng isang detalyadong plano sa pagmamarka na nagpapaliwanag kung paano susuriin ang mga panukala at nagbibigay ng tiyak na kahulugan ng pamamaraan ng pagmamarka. 

5. 

Tukuyin kung ang isang pre-bidders/pre-proposal conference ay makatwiran. 

6. 

Tukuyin ang mga pangunahing milestone ng proyekto at maihahatid at tukuyin ang mga pangunahing milestone sa logistik na maaaring makaapekto sa kumpetisyon. Tukuyin kung ang mga pagbabayad ng supplier ay dapat na iugnay sa mga pangunahing milestone o maihahatid at kung anumang holdback ay kinakailangan bago ang huling pagtanggap. 

7. 

Tukuyin kung may iba pang magkakaugnay na pagkakaugnay ng proyekto na maaaring makaapekto sa iskedyul ng proyekto. 

8. 

Talakayin kung aling uri ng kontrata ang naaangkop o kung kailangan ng espesyal na kontrata at anumang partikular na tuntunin at kundisyon. Para sa cloud/SaaS procurements, tingnan ang ECOS Procedure Checklist para sa Cloud Solution Solicitations and Contracts para sa karagdagang impormasyon at inirerekomendang solicitation language dito: Procurement Tools | Virginia IT Agency 

Anuman ang halaga, kung ang pagkuha ay nagsasangkot ng isang off-premise (cloud hosted) na solusyon, dapat sundin ng mga ahensya ang Proseso ng Enterprise Cloud Oversight Services (ECOS). at Workflow ng Patakaran ng Third Party. Ang isang Security Assessment ng serbisyo sa cloud ay kailangang kumpletuhin ng supplier at maaprubahan ng ECOS, sa pamamagitan ng isang kahilingan sa trabaho 1-003, at ang mga espesyal na Mga Tuntunin at Kundisyon ng Cloud Services ay dapat isama sa kontrata bago ang award. 

Tinutukoy ng VITA Minimum Contractual Requirements para sa “Major” Technology Projects at Delegated Procurements ang mga partikular na tuntunin at kundisyon para sa mga procurement na itinalaga ng ahensya at ang mga nangangailangan ng pag-apruba ng CIO at makikita sa website ng VITA dito: https://www.vita.virginia.gov/procurement/policies--procedures/procurement-form .

9. 

Tukuyin o tukuyin kung anong mga antas ng serbisyong nakabatay sa negosyo ang kailangan para makabuo ng kontratang nakabatay sa pagganap at maglapat ng mga gustong remedyo. 

10. 

Bumuo ng plano sa pamamahala ng pagbabago upang pamahalaan ang mga inaasahan at komunikasyon. 

11. 

Gumawa ng Kahilingan para sa Proposal/Imbitasyon para sa Bid package, kasama ang anumang nakalakip na detalye, diagram, atbp. 

12. 

Kumuha ng anumang kinakailangang pagsusuri at/o mga pag-apruba (ibig sabihin, legal, CIO, PMD) bago ang release ng solicitation.