Mga Solisitasyon at Kontratang may Mataas na Panganib

Alinsunod sa § 2.2-4303.01 ng Code of Virginia, Office of the Attorney General (OAG) at Virginia Information Technologies Agency (VITA) ay dapat, para sa lahat ng pampublikong katawan ng estado, suriin ang lahat ng solicitations at kontrata na tumutugon sa kahulugan ng "mataas na panganib" at para sa mga kalakal at serbisyong nauugnay sa teknolohiya ng impormasyon.

Ang Code of Virginia § 2.2-4303.01 ay tumutukoy sa isang mataas na panganib na kontrata bilang anumang pampublikong kontrata sa isang pampublikong katawan ng estado para sa pagkuha ng mga kalakal, serbisyo, insurance o konstruksiyon na inaasahang

• Gastos na lampas sa $10 milyon sa unang termino ng kontrata o
• Gastos na lampas sa $5 milyon sa unang termino ng kontrata at nakakatugon sa kahit isa sa mga sumusunod na pamantayan:
• ang mga kalakal, serbisyo, insurance, o konstruksyon na paksa ng kontrata ay binibili ng dalawa o higit pang pampublikong katawan ng estado;
• ang inaasahang termino ng paunang kontrata, hindi kasama ang mga pag-renew, ay higit sa limang taon; o
• ang pampublikong katawan ng estado na kumukuha ng mga kalakal, serbisyo, insurance, o konstruksiyon ay hindi nakakuha ng mga katulad na produkto, serbisyo, insurance, o konstruksyon sa loob ng huling limang taon.

Makipag-ugnayan sa pangkat ng pagkuha (pamamahala ng chain ng supply) ng VITA: scminfo@vita.virginia.gov, para sa pinakabagong bersyon ng mga template ng pangangalap at kontrata ng VITA, at para sa tulong sa pagtukoy kung aling template ang tamang gagamitin para sa iyong pagbili. Kung cloud-based ang iyong pagbili, sa kabuuan o sa bahagi, pakitiyak na banggitin ito para matanggap mo ang tamang template. Ina-update ng VITA ang aming mga template nang hindi bababa sa quarterly, at bilang tugon sa mga pagbabago sa batas at patakaran sa pagkuha ng Virginia. Samakatuwid, mahalaga para sa mga ahensya na humiling ng pinakabagong bersyon ng aming mga template kapag nag-draft ng bagong IT solicitation o kontrata. Ang paggawa nito ay titiyakin na ang mga IT solicitations at kontrata ng iyong ahensya ay may pinakanapapanahong mga tuntunin at kundisyon, at sa huli, ay lilikha ng mas matibay na kasunduan na mas nakaayon sa mga patakaran, pamantayan at alituntunin sa pagkuha ng VITA, gayundin sa batas at patakaran ng estado ng Virginia.

Ang pakikipag-ugnayan sa VITA procurement ay magbibigay din sa iyong ahensya ng pagkakataong magtanong tungkol sa paggamit ng mga template. Ang VITA ay may higit sa isang template at makakatulong sa iyong ahensya na matukoy kung alin ang tamang gamitin para sa anumang ibinigay na solicitation o kontrata. Hinihikayat namin ang iyong ahensya na humingi ng mga serbisyo sa pagkonsulta mula sa aming koponan para sa tulong at pagsasanay sa paggamit ng mga template ng VITA.

Kung ginagamit ng iyong ahensya ang solicitation at mga template ng kontrata ng VITA, inirerekomenda ng VITA na huwag mong isama ang wika ng Division of Purchasing and Supply (DPS) sa mga template ng VITA. Ang mga template ng solicitation at kontrata ng VITA ay partikular na nilikha para sa mga IT procurement at ang pagsasama ng wika ng DPS ay maaaring potensyal na lumikha ng kalituhan para sa iyong mga supplier/vendor. Bilang halimbawa, maaaring lumikha ng isyu ang isang reference sa manual ng vendor sa iyong IT solicitation dahil itinakda ng manual na ito ang mga panuntunan at regulasyon sa pagbili para sa mga pangkalahatang pagbili ng mga produkto at serbisyo mula sa pananaw ng isang vendor at hindi ito naaangkop sa mga pagkuha ng IT.

Upang simulan ang proseso ng pagsusuri sa mataas na peligro ng IT, pagkatapos maaprubahan ang kahilingan sa pamamahala sa pagkuha (PGR), ipasumite sa IT resource (AITR) ng iyong ahensya ang kahilingan para sa pagsusuri ng isang pangangalap o kontrata sa IT na may mataas na peligro sa pamamagitan ng tool sa pamamahala ng portfolio ng teknolohiya ng Commonwealth, ang Planview Enterprise 1. Mangyaring isumite sa iyong AITR ang lahat ng mga dokumento na bumubuo sa IT solicitation o contract package. Tatanggap ng project management division (PMD) ng VITA ang kahilingan at ipapadala ang high-risk IT solicitation o contract document package sa VITA supply chain management (SCM); arkitektura ng seguridad at enterprise; pamamahala ng pamumuhunan sa IT; at sa enterprise cloud oversight service (ECOS), kung naaangkop.

Isusumite ng procurement officer ng iyong ahensya ang iyong high-risk IT solicitation o kahilingan sa pagsusuri ng kontrata sa OAG. Ang sumusunod na form ay dapat punan at ipadala, kasama ang mataas na panganib na pangangalap ng IT o pakete ng kontrata, sa abogado ng iyong ahensya sa OAG:  https://www.oag.state.va.us/files/HighRiskContract-Review-Request-Secured.pdf

Dapat kumpletuhin ng procurement officer ang matrix na tinatawag na “Minimum Requirements for Major IT Procurements, High-Risk Procurements at Delegated Procurements” at ibigay ito sa kanilang ahensyang AITR para isumite, kasama ang high-risk IT solicitation o contract document package, sa Planview Enterprise 1. Tinutulungan ng matrix ang iyong ahensya na matiyak na ang iyong mga high-risk solicitations at mga kontrata ay nakakatugon sa mga kinakailangan na may mataas na peligro at tumutulong sa VITA sa pagsusuri nito. Ang isang kopya ng matrix ay makukuha sa website ng VITA at maaaring ma-access sa pamamagitan ng pagbisita sa Pahinang Procurement Forms .

Oo. Mangyaring makipag-ugnayan sa IT resource (AITR) ng iyong ahensya upang matiyak na ang procurement governance request (PGR) ay isinumite at inaprubahan ng chief information officer (CIO) ng Commonwealth of Virginia bago isumite ang iyong high-risk solicitation o kontrata para sa pagsusuri ng VITA.

Kung ang anumang bahagi ng iyong high-risk IT solicitation ay para sa mga serbisyo ng cloud, kakailanganin mong kumuha ng enterprise cloud oversight service (ECOS) assessment form, na maaari mong i-access sa VITA service portal: https://vccc.vita.virginia.gov/vita.

Hanapin ang “Cloud Service Assessment” at pagkatapos ay mag-scroll sa ibaba ng page sa “Attachment para sa 1-1003 – Appendix A” at i-download ang form. Ang pagtatasa ng ECOS ay dapat isama bilang isang attachment sa iyong mataas na panganib na pangangalap ng IT, at kumpletuhin ng mga nag-aalok ayon sa mga tagubilin sa iyong kahilingan para sa panukala (RFP).

Makipag-ugnayan scminfo@vita.virginia.gov para sa access sa naaangkop na mga tuntunin at kundisyon ng cloud.

Ang tulong ay makukuha sa mga ahensya sa mga high-risk solicitations at kontrata. Ang pagkuha ng VITA (pamamahala ng kadena ng supply) ay nag-aalok ng pagsasanay sa pagbuo ng mga pangangalap at kontrata ng IT, mga tuntunin sa kontrata ng IT, mga nauugnay na panganib, mga pahayag ng trabaho, mga sukat sa pagganap at mga kasunduan sa antas ng serbisyo, mga milestone ng proyekto at mga talahanayan ng paghahatid, mga negosasyon at pamamahala ng kontrata. Kung may interes sa mga paksang ito, mangyaring mag-email sa pagkuha ng VITA sa scminfo@vita.virginia.gov.

Inirerekomenda sa iyo ng pagkuha ng VITA na tiyakin na ang mga matibay na hakbang sa pagganap ay kasama sa iyong pangangalap at kontrata sa IT. Ang mga sukat sa pagganap ay mga sukatan ng dami ng inaasahang antas ng serbisyo, at ang gulugod ng isang matagumpay na kontrata. Ang mga hakbang sa pagganap ay dapat na iayon upang magbigay ng tumpak at maaasahang data sa pagganap ng supplier laban sa napagkasunduang mga probisyon ng serbisyo. Ang mga sukatan na pinili ay dapat matukoy nang tama kung gaano kahusay, at hanggang saan, regular na natutugunan ng supplier ang inaasahang antas ng serbisyo na nakabalangkas sa iyong kontrata. Bisitahin ang Kabanata 30.3.1 Mga Panukala sa Pagganap ng aming IT Procurement Manual para sa karagdagang gabay at mga halimbawa.

Ang bawat sukat ng pagganap ay dapat na nakatali sa isang kaukulang probisyon ng pagpapatupad. Ang matibay na mga probisyon sa pagpapatupad ay magbibigay-insentibo sa supplier na patuloy na matugunan ang mga hakbang sa pagganap na itinakda sa kontrata. Bisitahin ang Kabanata 30.3.2 Mga Probisyon sa Pagpapatupad at Mga remedyo ng VITA’s IT Procurement Manual at ang Performance Metrics Tool para sa karagdagang gabay at mga halimbawa. Gayundin, tingnan ang video ng pagsasanay sa mga sukat ng pagganap.

Ang mga kontraktwal na remedyo ay isang paraan upang panagutin ang supplier sa isang nasasalat na paraan para sa hindi pagtupad sa mga kinakailangang hakbang sa pagganap. Binibigyan nila ng insentibo ang supplier na patuloy na matugunan o lumampas sa mga hakbang sa pagganap na kinakailangan ayon sa kontrata. Ang mga remedyo ay maaaring nasa anyo ng mga parusang pera, o paggamit ng mga opsyon sa kontraktwal tulad ng pagwawakas o paghahanap ng mga napapabayaang serbisyo mula sa ibang supplier. Bisitahin ang Kabanata 30.3.2 Mga Probisyon at Remedyo sa Pagpapatupad ng aming IT Procurement Manual at ang Performance metrics Tool para sa karagdagang gabay at mga halimbawa.

Inirerekomenda ng VITA na isama ng mga ahensya ang isang milestone ng proyekto at talahanayan ng mga maihahatid sa kanilang mga solicitations at kontrata. Paki-download ang Project Milestones and Deliverables Template at sundin ang mga tagubiling makikita sa word na dokumento.