Kabanata 34 - Pamamahala ng Kontrata ng IT

34.5.1 I-update ang kontrata ng ahensya/Commonwealth, pamamahala ng portfolio at mga sistema ng pananalapi

Susundin ng contract administrator ang protocol at proseso ng ahensya nito para sa pag-update ng anumang sistema ng pananalapi o kontrata para ilipat ang kontrata sa sarado o hindi aktibong katayuan. Sa ilang mga sistema, ang ganap na pag-alis ng kontrata mula sa isang aktibong listahan ng kontrata ay kinakailangan. Dapat tiyakin ng administrator ng kontrata na ang lahat ng electronic data touch point ay na-update upang ipakita ang isang winakasan na status ng kontrata alinsunod sa mga kinakailangan ng kanilang ahensya, kabilang ang anumang Department of Accounts at Federal Grant Management closeout o mga kinakailangan sa pag-uulat, kung naaangkop.

Bilang karagdagan, ang mga administrador ng kontrata ng VITA ay aalisin o makikipag-ugnayan sa mga itinalagang may-ari ng proseso (ibig sabihin, IFA Coordinator), ang pangangailangan para sa pagbabago ng katayuan o pag-alis ng isang winakasan na kontrata sa buong estado mula sa database ng website ng VITA, mula sa naka-post na catalog ng eVA at mula sa iba pang mga lokasyon (ibig sabihin, database ng supplier ng IFA) alinsunod sa mga proseso at pamamaraan ng pagreretiro ng kontrata ng VITA.

Para sa lahat ng ahensya, dapat makipagtulungan ang contract administrator sa Business Owner/Project Manager o Contract Manager ng kontrata upang matiyak na ang mga winakasan na update sa status ng kontrata ay naproseso sa ahensya at sa anumang kinakailangang Commonwealth Portfolio Management system.