Kabanata 34 - Pamamahala ng Kontrata ng IT

34.3.2 Termino o pagwawakas

Ipoproseso ng tagapangasiwa ng kontrata ang lahat ng mga pagbabago dahil sa pagpapalawig ng termino, paggamit ng opsyon o pag-renew ng kontrata at/o mga kaugnay na kasunduan; ibig sabihin, software license, escrow agreement.

Nais ng administrator ng kontrata na tiyakin na ang anumang pagbabago upang mapalawig ang termino ng kontrata, o upang gamitin ang isang termino o opsyon sa pag-renew, ay dapat makumpleto nang hindi lalampas sa 30 araw bago ang kasalukuyang petsa ng pag-expire. Ito ay kritikal din para sa anumang escrow agreement, software license o maintenance renewal. Anumang pagkalipas ay maaaring lumikha ng mga panganib para sa ahensya at Commonwealth. Ang parehong napapanahong aksyon ay dapat gawin kung ang kontrata ay may kasamang probisyon ng "Transition of Services" kung saan ang supplier ay sumang-ayon na magbigay ng tulong sa ahensya kung ang pagsisikap sa kontrata ay mailipat sa ibang supplier o sa ahensya dahil sa pagiging sapat sa sarili.

Ipoproseso ng tagapangasiwa ng kontrata ang anumang dokumentasyon ng pagwawakas—para sa paglabag, default, hindi paglalaan ng mga pondo o kung magwawakas ang ahensya para sa kaginhawahan. Kapag naganap ang pagwawakas sa anumang dahilan maliban sa pagtatapos ng termino ng kontrata, ang mga abiso ay dapat ibigay sa supplier alinsunod sa mga kinakailangan sa kontrata. Kung ang pagwawakas para sa default ay nangyari bilang resulta ng mga probisyon ng paglunas at remedyo ng kontrata, tiyaking naganap ang inilaang oras para sa paunawa, ang panahon ng pagpapagaling at ang panahon ng muling pagtanggap ng ahensya at ang lahat ng nauugnay na pansuportang dokumentasyon ay nasa file ng kontrata. Ang lahat ng aksyon sa pagwawakas ay dapat gawin alinsunod sa mga kinakailangan sa kontraktwal (kabilang ang Pamamaraan ng Administrative Appeals at mga probisyon sa pagresolba ng mga hindi pagkakaunawaan) at ang mga proseso at pamamaraan ng ahensya. Sumangguni sa subseksiyon 34.2.10, sa itaas, para sa higit pang impormasyon sa pagwawakas para sa paglabag o default.

Sa anumang pagwawakas, hindi magkakaroon ng anumang pananagutan sa hinaharap ang Commonwealth, o ang ahensya, o sinumang awtorisadong gumagamit maliban sa mga naihahatid na tinanggap ng ahensya o ng awtorisadong gumagamit o mga serbisyong ibinigay ng supplier at tinanggap ng ahensya o awtorisadong gumagamit bago ang petsa ng pagwawakas. Sisimulan ng contract administrator ang proseso ng pagsasara ng kontrata. Dagdag pa rito, ang mga kontrata ng VITA sa buong estado ay dapat na alisin mula sa web site ng VITA at anumang mga katalogo ng supplier, na nauugnay sa kontrata, na alisin sa eVA sa pamamagitan ng pag-abiso sa scminfo@vita.virginia.gov para sa tulong.