Kabanata 34 - Pamamahala ng Kontrata ng IT

34.3.0 Pagproseso at pangangasiwa ng pagbabago

Ang pagsunod ng supplier sa mga sertipikasyon, paglilisensya at pag-uulat na kinakailangan ayon sa kontrata ay dapat ma-verify bago ang pagpapatupad ng anumang pagbabago sa kontrata na nagpapataas sa halaga o saklaw ng kontrata o anumang benepisyo o insentibo sa supplier. Ang sumusunod na impormasyon ay maaaring makatulong sa proseso ng pagpapatunay ng supplier ng administrator ng kontrata:

• I-validate ang katayuan ng debarment ng estado ng supplier sa website ng eVA sa: Listahan ng Mga Hindi Aktibong Vendor ng eVA

• I-validate ang katayuan ng federal debarment ng supplier sa pederal na website kung sinusuportahan ng mga pederal na pondo ang kontrata sa: https://sam.gov/

• I-validate ang katayuan ng pagsunod sa buwis ng estado ng supplier (hal., walang interception na isinasagawa sa kasalukuyan) sa pamamagitan ng pagtawag sa 804-367-8380 o sa pamamagitan ng email sa: Irms.Support@tax.virginia.gov

• I-validate na ang supplier ay sumusunod sa obligadong kontrata ng Supplier Procurement at Subcontracting Plan at mga kinakailangan sa pag-uulat dahil ang hindi paggawa nito ay maaaring magbabawal o maantala ang anumang pag-renew o pagbabago ng kontrata.

• I-validate ang pagsunod sa pag-uulat ng supplier/IFA (VITA lang) sa pamamagitan ng email sa: ifacoordinator@vita.virginia.gov

• I-validate ang supplier ay may kasalukuyang awtorisasyon na makipagtransaksyon sa negosyo sa Commonwealth sa pamamagitan ng pagkuha ng kopya ng kasalukuyang registration form ng supplier at SCC identification number

Dagdag pa rito, dapat sumunod ang mga administrator ng kontrata sa mga kinakailangan ayon sa batas patungkol sa mga pagbabago sa kontrata na makikita sa Code of Virginia, sa § 2.2-4309.

Kinakailangang maging pamilyar ang administrator ng kontrata sa wika ng pagbabago o pag-amyenda ng kontrata at upang matiyak na ang iminungkahing pagbabago ay magagawa at maaaprubahan ng lahat ng kinakailangang stakeholder—pangunahin ang supplier at ang may-ari ng negosyo/tagapamahala ng proyekto ng ahensya. Pananagutan ng administrator ng kontrata ang pagtiyak na ang lahat ng mga pagbabago ay naproseso alinsunod sa kontrata at anumang mga kinakailangan/limitasyon ayon sa batas o pederal (kung ang kontrata ay pinondohan ng pederal). Ang mga sumusunod na kinakailangan ay nalalapat sa mga pagbabago sa kontrata ng IT:

• Ang lahat ng kinakailangang pag-apruba para sa anumang pagbabago ay napatunayan sa file ng kontrata.

• Kung kinakailangan ang pagpopondo para sa isang pagbabago, ang lahat ng pagpopondo ay matatanggap at ang pagbabago sa pagpopondo DOE hindi sumasalungat sa § 2.2-4309 ng Code of Virginia.

• Ang pagbabago DOE hindi gumagawa ng salungatan sa anumang iba pang probisyon ng kontrata.

• Ang pagpapatunay ng katayuan ng debarment ng supplier, pagsunod sa buwis ng estado at pagsunod sa pag-uulat ng SWaM o sales/IFA (kung naaangkop) ay nakatala sa file.

• Ang pagbabagong DOE ay hindi sumasalungat sa mga nauugnay na regulasyong ayon sa batas sa Code of Virginia at Virginia Public Procurement Act.

• Kinakailangang lagdaan ng supplier ang dokumento ng pagbabago bago ang DOE ng ahensya.

• Ang format para sa dokumento ng pagbabago ng kontrata ay alinsunod sa protocol ng ahensya.

• Ang abiso sa mga may-katuturang stakeholder at mga update sa mga electronic record at kontrata o financial database ay alinsunod sa mga proseso at pamamaraan ng ahensya.

• Ang mga kopya ng lahat ng ganap na naisakatuparan na mga bersyon ay nasa file ng kontrata

• Para sa VITA SCM, ibigay ang lahat ng mga pagbabago sa kontrata ayon sa kinakailangan sa bawat proseso ng SCM. Ang mga hard copy ay dapat ilagay sa file ng kontrata. Para sa mga kontrata sa buong estado na nangangailangan ng mga update sa web ay sumusunod sa mga naitatag na proseso.