Kabanata 32 - Mga Hakbang ng Pagprotesta

32.12.2 Mga paraan upang mabawasan ang posibilidad ng mga protesta

Kasama sa mga katiyakan ng pagbili ng mga ahensya upang mabawasan ang posibilidad ng mga protesta, ngunit hindi limitado sa:

• Bumuo ng mga pagtutukoy at mga kinakailangan sa pangangalap sa isang layunin na paraan.
• Tiyaking hindi kasama sa mga solicitation ang magkasalungat na wika, mga probisyon, mga kinakailangan o mga detalye at na walang mga nakalilitong direksyon.
• Magkaroon ng maraming procurement team at mga eksperto sa paksa ng ahensya na suriin ang pangangalap para sa mga gaps, magkasalungat na wika, objectivity at proseso ng pagiging totoo.
• Siguraduhin na ang lahat ng mga miyembro ng procurement project/evaluation team ay nagbabasa at pumipirma ng conflict of interest at confidentiality statement.
• Kumpirmahin na alam ng lahat ng miyembro ng procurement project/evaluation team na hindi sila dapat makipag-ugnayan sa mga potensyal na supplier, ngunit idirekta ang lahat ng komunikasyong pinasimulan ng supplier sa solong-point-of-contact ng procurement.
• Sundin ang mga proseso at obligasyon sa pagkuha na nakasaad sa solicitation. 
• Siguraduhin na ang solicitation ay ganap na tumutukoy sa mga responsibilidad ng parehong partido. Kung ganap na matukoy ng isang supplier ang kanilang mga gastos na nauugnay sa isang partikular na proyekto, sa pangkalahatan ay mas handang magbigay sa ahensya ng mas magandang panukala o bid. Kung hindi sigurado ang mga supplier sa mga gastos sa hinaharap, magdaragdag sila ng unan sa kanilang presyo upang matugunan ang kawalan ng katiyakan na iyon.
• Aktibong makipag-usap sa mga supplier sa panahon ng proseso ng pangangalap sa mga isyu sa detalye. Gumamit ng pre-bid conference para sa pagbuo ng kamalayan sa parehong mga alalahanin ng supplier at mga kakulangan sa detalye. Siguraduhin na ang lahat ng mga tanong ng supplier ay isinumite sa pamamagitan ng pagsulat at/o sa isang pre-bid conference. Tumugon sa lahat ng mga katanungan ng supplier at komunikasyon nang nakasulat. Ang mga tugon sa telepono ay hindi dapat isama, dahil walang layunin na talaan ng komunikasyon. 
• Magkaroon ng kamalayan na ang pangunahing layunin ng karamihan sa mga supplier ay lumahok sa isang patas at bukas na proseso. Siguraduhin na ang iyong mga aksyon at salita ay ipinapaalam ito sa mga supplier. 
• Sikaping lutasin ang lahat ng mga alalahanin bago ibigay ang kontrata. Ipaalam sa mga supplier na dapat nilang ilabas ang lahat ng nauugnay na alalahanin tungkol sa mga detalye o mga kinakailangan sa bid/proposal bago ang petsa at oras na tinukoy sa dokumento ng IFB, o sa kaso ng isang RFP, bago makumpleto ang mga negosasyon. Payuhan ang mga supplier na kung mabigo silang gawin ito, ang mga kasunod na protesta batay sa mga isyung iyon ay hindi papayagan.
• Masusing suriin ang lahat ng isyung ibinangon ng mga supplier sa mga customer at miyembro ng procurement team. Subukang i-accommodate ang mga alalahanin kung saan posible. Kung kailangan ang mga pagbabago sa solicitation bilang resulta ng pagsusuring iyon, mag-publish ng isang susog para sa lahat ng potensyal na supplier. 
• Kung hindi mapaunlakan ng ahensya ang mga alalahanin ng isang supplier, ipagbigay-alam sa supplier na iyon sa lalong madaling panahon sa proseso ng pangangalap at gawin ito sa positibo at maagap na paraan.
• Maging napapanahon bilang tugon sa mga potensyal na supplier. Bigyan ang mga supplier ng sapat na oras upang magsama-sama ng isang bid/proposal na tutugon sa mga pangangailangan ng negosyo sa IT ng ahensya. 
• Ibigay sa lahat ng mga supplier ang parehong impormasyon. Tratuhin sila nang may paggalang at paggalang at hikayatin silang isumite ang kanilang pinakamahusay na posibleng bid/proposal.
• Idokumento ang lahat ng pag-uusap o pakikipag-ugnayan sa mga supplier sa panahon ng proseso ng pangangalap. Ang dokumentasyong ito ay magpapatunay na napakahalaga kung ang isang supplier ay magprotesta sa isang award ng kontrata batay sa isang hindi pagkakaunawaan sa panahon ng pangangalap. 
• Para sa tulong, makipag-ugnayan sa: scminfo@vita.virginia.gov .