Kabanata 29 - Pagkakaloob at Pagkatapos ng Pagkakaloob ng mga Kontrata ng IT

Para sa mga kontratang IT na partikular sa ahensya at ipinagkaloob ng VITA, responsibilidad ng kumukuhang ahensya ang pagsasapinal ng kanilang kontrata at pag-anunsyo ng kanilang award. Ang VITA ay may pananagutan para sa pagsasapinal ng mga kontrata at pag-anunsyo ng mga parangal para sa buong estado at hindi ipinagkaloob ng VITA na mga kontrata sa IT at telekomunikasyon. Kapag ang isang kontrata ay handa na para sa paggawad, ang mga sumusunod na aktibidad ay dapat i-coordinate ng procurement lead/sourcing specialist:

• Tapusin ang kontrata.

• I-post ang (mga) award sa pamamagitan ng publikasyon sa eVA at, kung mahalal (sumangguni sa § 2.2-4303), isang pahayagan ng pangkalahatang sirkulasyon. Tingnan ang seksyon 29.5 sa ibaba para sa karagdagang gabay sa mga abiso ng award.

• Magpadala ng dalawang executable na orihinal ng huling kontrata sa supplier para pirmahan. Dapat laging lagdaan ng supplier ang huling kontrata bago ito pirmahan ng ahensya.

• Kapag nalagdaan at naibalik ng supplier ang dalawang orihinal, suriin ang mga dokumento ng kontrata upang matiyak na ang supplier ay hindi gumawa ng anumang mga pagbabago na kailangang tugunan, ipakita ang mga orihinal na kontrata sa naaangkop na VITA o executive ng ahensya para sa lagda, depende sa antas ng dolyar o awtoridad. Ang anumang dokumento ng award ay maaari lamang pirmahan at ibigay ng isang awtorisadong opisyal ng ahensya. Ibalik ang isang ganap na naisakatuparan na orihinal sa supplier.

• Mag-isyu ng mga liham o e-mail sa lahat ng hindi iginawad na mga supplier upang pasalamatan sila sa pakikilahok at hikayatin ang interes sa hinaharap. Mahalagang pormal na kilalanin ang mga pagsisikap ng hindi napiling mga supplier.