Kabanata 27 - Mga Kontrata sa Paglilisensiya at Pagpapanatili ng Software

Kasama sa listahan sa ibaba ang pinakamahuhusay na kagawian para sa pagkuha ng software na maaaring makamit ang mas maraming benepisyo:

• Tukuyin kung ano ang gagawin gamit ang software, ang kasalukuyan at gustong platform/kapaligiran at lahat ng inaasahan sa pagganap at teknikal na pagganap sa solicitation at kontrata. Dahil ang mga ito ay dapat na komprehensibo at kumpleto, ang mga apektadong end user ay dapat maging bahagi ng anumang pagpaplano ng proyekto at mga talakayan ng komite bago ang pagbili.

• Maaaring igiit ng isang supplier na tanggapin ng ahensya ang mga karaniwang tuntunin ng lisensya ng software nito, gayunpaman, dapat ituloy ang masigasig na negosasyon. Ang Commonwealth at VITA ay maaaring may mandatoryong mga tuntunin at, upang tanggapin ang mga karaniwang tuntunin ng supplier ay maaaring ilagay sa panganib ang Commonwealth. Maaaring makuha ang tulong sa negosasyon sa kontrata ng software sa pamamagitan ng pakikipag-ugnayan sa: scminfo@vita.virginia.gov.

• Subukang ikalat ang mga pagbabayad batay sa mga kaganapan o milestone. Tulad ng pagtatrabaho sa isang kontratista sa bahay, ang pagbabayad ng lahat nang sabay-sabay ay maaaring mabawasan ang pakinabang ng ahensya kung may problema sa ibang pagkakataon. Maingat na imapa ang lahat ng mga pagbabayad sa malinaw na tinukoy, pre-negotiated milestone, antas ng serbisyo at/o pamantayan sa pagtanggap; isama ang eksaktong petsa ng paghahatid.

• Tiyaking malinaw at nakasulat ang mga patakaran at kinakailangan sa pagtatapos ng kontrata.

• Spell everything out. Bagama't maaaring ito ay mas trabaho, ilagay ang mga kinakailangan sa paghahatid - mga detalye ng kung ano ang gagawin ng isang produkto sa anong oras - sa kontrata. Isama ang mga kahihinatnan kung ang software DOE hindi gumanap gaya ng inaasahan. Maaaring sabihin ng isang kasunduan sa antas ng serbisyo na para sa bawat oras na ang isang server ay huminto sa nakalipas na 24 na) oras, binibigyang kredito ng supplier ang ahensya ng $1,000.

• Huwag awtomatikong tanggapin ang unang presyo na inaalok ng supplier. Dapat magsikap ang ahensya para sa mas mahusay na pagpepresyo nang hindi sinisira ang relasyon ng customer-supplier. Kung hindi positibo ang relasyong iyon, maaaring makakuha ang isang ahensya ng magandang presyo para sa unang termino ng kontrata, mag-commit sa isang produkto, at pagkatapos ay makakita ng makabuluhang pagtaas ng presyo sa mga susunod na taon o sa mga serbisyo ng suporta at pagpapanatili. Maging matiyaga sa mga pagsisikap na mapababa ang mga presyo. Kung hindi kaya o hindi ibababa ng supplier ang mga presyo, tanungin kung sino sa kanilang chain of command ang may awtoridad na makipag-ayos at makipagtulungan sa taong iyon. Paalalahanan ang mga supplier na kung ang Commonwealth o ang iyong ahensya ay gumamit ng bagong teknolohiya, maaaring sumunod ang ibang mga customer ng estado o lokal na pamahalaan.

• Maaaring gamitin ng isang ahensya ang kapangyarihan nito sa pagbili sa pamamagitan ng pagiging bahagi ng mas malaking grupo ng mga mamimili at pagbili ng kontrata ng VITA sa buong estado. Pinapataas nito ang mga potensyal na customer ng supplier at maaaring magresulta sa mas mababang presyo.

• Makipag-ayos ng mga multi-year na kontrata para sa isang porsyentong diskwento. Dapat asahan ng mga ahensya na makatanggap ng 5% hanggang 15% na diskwento sa panghuling may diskwentong presyo. Mag-ingat na huwag paghaluin ang isang multi-year na diskwento sa isang volume na diskwento. Ang diskwento sa maraming taon at ang diskwento sa dami ay dapat pag-usapan nang hiwalay at ibawas sa orihinal na presyo.

• Maging malinaw tungkol sa mga karapatan sa iyong data. Ang mga supplier ay dapat sumailalim sa isang kasunduan sa pagiging kumpidensyal. Sa pagtatapos ng kontrata, kinakailangan ng isang supplier na ibalik ang lahat ng data ng Commonwealth o ahensya sa isang magagamit na format.

• Siguraduhin na ang lisensya ng software na kinukuha ay panghabang-buhay at hindi mauubos, kabilang ang sa pagtatapos ng kontrata ng software, kapag nag-expire ang mga bayarin sa pagpapanatili o kung ang kumpanya ay nakuha o nabangkarote.