Kabanata 25 - Pagbuo ng Kontrata sa IT

25.7.3 Mga kinakailangan para sa pagtataguyod ng pagganap ng tagapagtustos

Ang seksyon 2.2-2012(E) ng Code of Virginia ay nagsasaad: "Kung ang VITA, o anumang ahensya ng ehekutibong sangay na pinahintulutan ng VITA, ay pipiliin na bumili ng mga personal na computer at kaugnay na peripheral na kagamitan alinsunod sa anumang uri ng blanket na kaayusan sa pagbili kung saan ang mga pampublikong katawan, gaya ng tinukoy sa § 2.2-4301, ay maaaring bumili nang hindi gumagamit ng naturang pagbili ng indibidwal mula sa alinman ngunit hindi sumusunod sa pagbili ng isang vendor ngunit ahensya o institusyon, dapat itong magtatag ng mga pagtutukoy na nakabatay sa pagganap para sa pagpili ng kagamitan."

Ang lahat ng mga kontrata sa IT ay dapat magsulong ng kahusayan sa pagganap ng supplier. Ang pagsukat sa performance ng isang supplier bilang bahagi ng kontrata, kasama ng pamamahala ng ahensya sa performance ng supplier ay magbibigay ng mas malaking halaga para sa Commonwealth at mga nagbabayad ng buwis. Upang bigyang-diin ang kahusayan sa pagganap ng kontrata ng supplier, inirerekomenda ng VITA na ang lahat ng mga kontrata sa IT ay kasama ang sumusunod:

• Mga inaasahan at layunin sa pagganap ng ahensya at proyekto.

• Mga pamamaraan para sa sistematikong pangangalap at paggamit ng patuloy na data ng pagganap sa pagganap ng supplier sa panahon ng termino ng kontrata.

• Isang paglutas ng isyu at/o proseso ng pagdami na may mga tinukoy na time frame.

• Mga built-in na insentibo/remedyo na naka-attach sa performance ng supplier.

• Mga natatangi at nasusukat na sukatan ng pagganap

• Malinaw na mga probisyon sa pagpapatupad, kabilang ang mga parusa at insentibo, na gagamitin kung sakaling hindi matugunan ang mga sukatan ng pagganap ng kontrata o iba pang mga probisyon sa kontrata.

Sa panahon ng mga negosasyon sa kontrata, makipagtulungan sa supplier sa pagtatatag ng mga programa ng pakikipagsosyo at masusukat na mga layunin para sa pagbabawas ng mga pasanin sa administratibo sa parehong partido habang tinitiyak ang pagganap at halaga ng supplier. Isama ang mga napagkasunduang layunin sa kontrata. Palaging gawin ang kasiyahan ng ahensya sa pagganap ng supplier bilang isang patuloy na pagsukat sa panahon ng termino ng kontrata.

Ang uri ng data ng pagganap na kailangan ay matutukoy sa pamamagitan ng uri ng pagkuha. Halimbawa, ang isang kontrata para sa suporta sa pagpapanatili ay mangangailangan ng isang kasunduan sa antas ng serbisyo na may buwanang pag-uulat sa pagganap ng serbisyo ng supplier upang maiugnay ang mga remedyo sa pagbabayad sa pamamagitan ng isang porsyentong diskwento. Ang isang solusyon at pagpapatupad na hinihimok ng pagkuha ay dapat magsama ng mga sunud-sunod na milestone o maihahatid na mga pagsusumite at mga remedyo ng gear sa on-time na paghahatid at/o pamantayan sa pagtanggap. Para sa isang kontrata sa isang Value Added Reseller (VAR) o para sa isang off the shelf IT commodity procurement, ang availability at delivery ay maaaring mga performance drivers. Mangyaring sumangguni sa Kabanata 21 ng manwal na ito, Pagkontrata na Batay sa Pagganap at Mga Kasunduan sa Antas ng Serbisyo, para sa mas malalim na talakayan at mahalagang gabay.

Kung ang pagkuha ng ahensya ay isang "kontrata na may mataas na peligro" gaya ng tinukoy sa § 2.2-4303.01, kung gayon ang paghingi at magreresultang kontrata ay dapat magsama ng natatangi at nasusukat na sukatan ng pagganap ng supplier at malinaw na mga probisyon sa pagpapatupad, kabilang ang malinaw na binabalangkas ang mga parusa at mga insentibo, upang idemanda sakaling hindi matugunan ang mga hakbang sa pagganap ng kontrata. Ang sumusunod na wika ay dapat na i-customize para sa iyong proyekto at isama sa mga dokumento ng solicitation at kontrata para sa mga kontratang may mataas na panganib:

"(Ang pangalan ng iyong ahensya) ay bumuo ng isang hanay ng mga tagapagpahiwatig ng pangunahing pagganap ng tagapagtustos ("KPI") na nauugnay sa pagganap ng Supplier sa ilalim ng Kontrata na ito at na kalakip dito at isinama sa pamamagitan ng sanggunian bilang Exhibit XX. Sumasang-ayon ang Supplier na sumunod at gampanan ang mga obligasyon nito sa ilalim ng Kontrata na ito alinsunod sa KPI. Ang mga remedyo para sa kabiguan ng Supplier na matugunan ang KPI ay nakalagay sa Exhibit XX.

Sumasang-ayon ang Supplier at (pangalan ng iyong ahensya) na magpulong sa loob ng 30 na) araw sa kalendaryo ng Petsa ng Pagkabisa ng Kontrata na ito upang itakda ang pamamaraan at mga itinalagang tauhan ng bawat Partido upang ibigay, kolektahin, subaybayan, at iulat ang data ng pagganap ng KPI at mga insentibo at remedyo na napagkasunduan ng dalawa. Sumasang-ayon ang Supplier na magbigay sa (pangalan ng iyong ahensya) ng ulat ng pagganap nito laban sa mga KPI nang hindi bababa sa isang beses bawat anim (6) na buwan sa buong Termino ng Kontrata na ito. Ang ulat ng Supplier ay dapat magsama ng paghahambing ng pagganap ng KPI nito laban sa mga napagkasunduang target at, sa kaganapan ng anumang pagkukulang ng Supplier, iminungkahing mga hakbang sa remediation. Iuulat ng Supplier ang pagganap nito sa KPI para sa Kontrata nang pinagsama-sama at para sa bawat order o SOW na higit sa $1,000,000. Ang anumang mga pagkakataon ng hindi pagsunod ng Supplier ay itatala sa file ng Kontrata ng Supplier at ibabahagi sa mga stakeholder ng Kontrata. Sumasang-ayon pa ang Supplier na ang anumang pagkasira o pagkabigo ng mga obligasyon sa pagganap ng Supplier ay maaaring magresulta sa hindi pag-renew ng Kontrata, pagwawakas para sa kaginhawahan ng Kontrata o pagwawakas para sa paglabag sa Kontrata. Ang VITA ay magkakaroon ng lahat ng karapatan at mga remedyo sa batas."

Ang layunin ng KPI ay magbigay ng isang sanggunian upang matukoy kung ang pagkuha ay matagumpay sa pamamagitan ng pagkakaroon ng discrete, quantifiable at masusukat na mga sukat ng pagganap para sa mga supplier. Ang mga sukatan sa ibaba ay mga halimbawa at dapat na i-customize sa partikular na uri ng pagkuha at layunin ng ahensya:

"EXHIBIT XX
Key Performance Indicator

(Para sa mga pagbili ng produkto/uri ng produkto)

• Lahat ng mga order ay naihatid sa oras tulad ng tinukoy sa order o SOW.
• 100% ang tugma sa dami, kalidad, at kundisyon sa pagitan ng mga produkto/produktong nakalista sa order o SOW at ang mga produkto/kalakal na inihatid sa VITA/Awtorisadong User.
• Hindi hihigit sa XX porsyento (XX%) ng mga kalakal na naihatid sa isang taon ng kalendaryo ang ituturing na may sira o hindi pumasa sa Pagsusuri sa Pagtanggap.

(Para sa mga pagbili ng uri ng serbisyo)

• Nakakamit ng Supplier ang pangkalahatang antas ng kasiyahan na XX porsyento (XX%) mula sa lahat ng Awtorisadong User bawat buwan ng Termino.
• Pinapanatili ng supplier ang oras ng serbisyo ng hindi bababa sa XX porsyento (XX%) ng oras bawat buwan.
• Tumutugon ang Supplier sa lahat ng pagkakataon ng hindi planadong downtime ng mga serbisyo sa loob ng isang (1) oras.
• Natutugunan ng Supplier ang lahat ng milestone na Deliverable para sa lahat ng Awtorisadong User bawat buwan ng Termino.
• Para sa Mga Serbisyong Lisensyado na hino-host ng Supplier, natutugunan ng Supplier ang lahat ng Mga Kinakailangan sa Pag-uulat ng Termino."

Dapat isaalang-alang ng mga ahensya ang mga sumusunod na tanong at isama ang mga ito sa kontrata mula sa kung ano ang kasama sa solicitation at nakipag-usap, kung naaangkop, sa supplier:

• Ano DOE kailangan ng proyekto (mga detalye ng produkto, turnaround ng serbisyo, atbp.) para masiyahan ang (mga) end user? "Ano ang magiging hitsura ng matagumpay na proyekto?"

• Gaano kabilis dapat itama ng supplier ang bawat pagkabigo? Ano ang mga remedyo ng ahensya kung DOE itama ng supplier ang pagkabigo sa loob ng tinukoy na oras?

• Anong mga tool at proseso sa pagsukat at pagpapatupad ang ipapatupad upang matiyak na masusukat at maipapatupad ang pagganap?

• Anong pinansyal o iba pang mga insentibo o remedyo ang kailangan ng ahensya?

• May kakayahan ba ang ahensya na lumabas sa kontrata nang walang parusa kung hindi natutugunan ng supplier ang mga obligasyon nito sa antas ng serbisyo?

• Gaano kahalaga sa ahensya para sa supplier na magbigay ng "transition services" habang sinusubukan ng isang ahensya na kumuha ng bagong supplier?