Kabanata 25 - Pagbuo ng Kontrata sa IT

25.7.2 Mga kinakailangan para sa mga major at delegated na pagkuha ng ahensya

Ang mga ahensyang nagnanais ng pag-apruba ng CIO na mag-isyu ng isang IT contract (o solicitation) ay dapat isama ang mga minimum na elemento na ipinapakita sa spreadsheet na pinamagatang, "VITA Minimum Contractual Requirements para sa "Major" Technology Projects at Delegated Procurements" na makikita sa Appendix A, sa pamamagitan ng pagsunod sa link sa naaangkop na VITA SCM webpage.

Ang manwal na ito ay nagreresulta mula sa direktiba na ibinigay sa § 2.2-2012 "A. Ang CIO ay bubuo ng mga patakaran, pamantayan, at mga alituntunin para sa pagkuha ng teknolohiya ng impormasyon sa bawat paglalarawan" samakatuwid, ang mga probisyon ng Virginia Department of General Services, Division of Purchases and Supply's Vendor's Manual DOE ay hindi nalalapat sa mga IT contract. Kapag ang VITA ay nagtalaga ng awtoridad sa isang ahensya para sa pagkuha ng teknolohiya, anumang wika na sumasalungat sa manwal na ito ay dapat alisin sa (mga) dokumento ng kontrata ng ahensya.

Ang mga ahensyang nagsasagawa ng "mataas na panganib" na pagkuha, gaya ng tinukoy sa § 2.2-4303.01 ng Code of Virginia, ay dapat na isumite ang parehong solicitation at ang resulta sa kontrata sa VITA at sa kinatawan ng Office of Attorney General (OAG) ng ahensya para sa pagsusuri ng mga tuntunin at kundisyon. Isasagawa ang mga pagsusuri sa loob ng 30 araw ng negosyo at magsasama ng pagsusuri sa lawak kung saan sumusunod ang kontrata sa naaangkop na batas ng estado, pati na rin ang pagsusuri sa pagiging angkop ng mga tuntunin at kundisyon ng kontrata. Titiyakin din ng pagsusuri ang pagsasama ng natatangi at nasusukat na sukatan ng pagganap, pati na rin ang mga parusa at insentibo, na gagamitin kung sakaling hindi matugunan ang mga sukatan ng pagganap ng kontrata.

Ang mga ahensya ay kinakailangang makipag-ugnayan sa dibisyon ng Supply Chain Management (SCM) ng VITA sa: scminfo@vita.virginia.gov sa yugto ng pagpaplano ng kontrata bago ang paggawad ng isang kontrata na may mataas na panganib. Tutulungan ng SCM ang ahensya sa paghahanda at pagsusuri ng kontrata at pagtukoy at paghahanda ng mga kinakailangang sukatan ng pagganap at mga probisyon sa pagpapatupad.

Inirerekomenda ng VITA na ang lahat ng mga solicitation at kontrata na isinumite sa VITA o sa CIO para sa pagsusuri at pag-apruba, o na itinalaga sa ahensya nang hindi nangangailangan ng pag-apruba ng VITA o CIO ay kasama ang mga sumusunod na katangian upang mapabuti ang oras ng turnaround para sa ahensya:

• Maging malaya sa mga typographical, spelling at mga error sa pag-format.

• Maging malaya sa mga duplikasyon at magkasalungat na wika/mga tuntunin.

• Isama ang lahat ng ipinag-uutos na probisyon na iniaatas ng Code of Virginia at anumang Federal flow-down na kinakailangan.

• Isama ang lahat ng mga eksibit ng dokumento na bumubuo sa buong kontrata.

• Masuri na ng kinatawan ng OAG ng ahensya, kung kinakailangan.

• Isumite sa elektronikong paraan sa format na Microsoft Word sa kasalukuyang itinalagang kinatawan ng PMD ng ahensya.

• Ang lahat ng mga solicitation at kontrata na isinumite sa VITA para sa pagsusuri ay dapat na may kasamang bersyon ng matrix na nakumpleto ng ahensya sa Appendix A, bilang isang dokumento na hiwalay sa kontrata upang mapadali ang pagsusuri sa VITA.

Bukod pa rito, lahat ng huling kontrata na nangangailangan ng pag-apruba ng CIO ay dapat sumailalim sa pagsusuri ng kinatawan ng OAG ng ahensya bago isumite sa VITA. Maaaring makakuha ng tulong ang mga ahensya sa pagbuo ng kontrata sa teknolohiya sa pamamagitan ng pag-email ng kahilingan sa: scminfo@vita.virginia.gov.