Kabanata 25 - Pagbuo ng Kontrata sa IT

25.4.2 Pangkalahatang mga alituntunin para sa isang matagumpay na kontrata sa IT

Ang susi sa tagumpay sa pagbuo ng anumang kontrata sa IT ay ang pagtatakda at pagtugon sa mga pangangailangan ng negosyo at mga inaasahan ng proyekto ng ahensya. Magagawa ito sa pamamagitan ng pagtatalaga ng isang joint steering committee upang pamahalaan ang tagumpay ng kontrata; pagkilala sa mga indibidwal para sa parehong partido na magkakaroon ng responsibilidad para sa proyekto; patuloy na diyalogo at bukas na talakayan ng mga problema; pagpapanatiling napapanahon ang kontrata sa isang epektibong proseso ng pagkontrol sa pagbabago; at pag-aatas sa supplier na magbigay ng maaga at madalas na mga ulat sa pag-unlad upang mabawasan ang potensyal para sa mga sorpresa. Ayon sa mga eksperto sa kontrata ng IT, karamihan sa mga problema sa kontrata sa IT ay nagreresulta mula sa isa sa mga sumusunod na sitwasyon:

• Gumagawa ang supplier ng hindi makatotohanang mga pangako (hal., mga garantiya sa pagganap, mga hindi matamo na iskedyul, mga kontrata ng nakapirming presyo nang walang kinakailangang pagsusuri) o minamaliit ng supplier ang oras ng paggawa, mga gastos, mga panganib.

• Walang matatag na baseline ng kontraktwal (hal., hindi malinaw na mga kinakailangan, mga tuntunin at kundisyon at mga pahayag ng trabaho) sa kontrata.

• DOE pinamamahalaan ng supplier ang relasyon ng ahensya (ibig sabihin, ang relasyon sa pagtatrabaho ay dapat na patuloy na pahusayin at ang mga problema ay hindi dapat itago).

• Ang kontrata DOE ay hindi naglalaman ng isang pamamaraan at proseso para sa pamamahala ng pagbabago (ibig sabihin, walang pormal na proseso ng pamamahala ng pagbabago).

Ang mga sumusunod na pagsasaalang-alang sa pinakamahusay na kasanayan sa industriya ay dapat gamitin kapag bumubuo ng isang kontrata sa IT:

• Ang isang matagumpay na kontrata sa IT ay isasama ang lahat ng teknikal at administratibong mga inaasahan at mga pangako mula sa parehong partido. Dapat kasama sa kontrata ang mga pamamaraan para sa mga pagsusuri sa kalidad, pagsubok, pagsukat ng progreso, pagkuha at pag-uulat ng pagganap, pamamahala ng depekto, pagproseso ng kahilingan sa pagbabago, pag-upgrade at pagdami ng problema. Dapat isaalang-alang ng ahensya ang mga pangangailangan nito kaugnay ng pagiging maaasahan ng supplier, pagganap, functionality, compatibility, habang-buhay, pagsunod sa seguridad, suporta at gastos.

• Upang mabawasan ang posibilidad ng pagkabigo, ang kontrata ay dapat na tiyak hangga't maaari. Ang pagkabigo sa kontrata ay maiiwasan sa pamamagitan ng pagtiyak na magkasundo ang magkabilang panig sa isang karaniwan, nakasulat na hanay ng mga kahulugan, detalye, at time table patungkol sa mga serbisyo o system na kinukuha. Sa paglabas ng mga tanong at isyu, maaaring sumangguni ang magkabilang panig at, kung kinakailangan, baguhin ang dokumento.

• Tinitingnan ng supplier na tukuyin ang mga obligasyong kontraktwal nito habang hinahangad ng ahensya na lutasin ang mga isyu sa negosyo. Upang harapin ang pagkakaibang ito sa mga pananaw, ang kontrata ay dapat magsama ng salungatan at pagbabago ng mga probisyon. Halimbawa, ang kasunduan sa kontrata ay maaaring tumawag para sa buwanang pagpupulong upang suriin ang pagganap, mga problema at mga tagumpay. Hinihikayat nito ang pamamahala ng supplier at tinutulungan ang mga partido na harapin ang mga isyu bago sila maging malalaking problema.

• Dapat maingat na subaybayan ng ahensya ang lahat ng mga kontrata sa IT, lalo na ang mga kontrata para sa mga serbisyo ng IT. Sa karamihan ng mga kontrata sa IT, mayroong isang serbisyo o elemento ng suporta na kasangkot, at ang mga supplier ay dapat na mahawakan sa kanilang pagganap/oras ng pagtugon sa mga garantiyang kontraktwal at ipinangakong mga antas ng serbisyo na lampas sa unang panahon ng pagpapatupad. Kung ang supplier ay hindi nagbibigay ng sapat na serbisyo o hindi nakakatugon sa napagkasunduang antas ng serbisyo, kung ang produkto ay hindi gumagana tulad ng ipinangako, o kung ang paggamit ng ahensya ay hindi kasing taas ng inaasahan, ang ahensya ay maaaring makatanggap ng bahagyang refund o humiling ng kredito o mas mataas na diskwento.

• May kalamangan sa pagsang-ayon sa isang detalyadong service level agreement (SLA) na nagpapatunay kung ano ang eksaktong mga responsibilidad ng supplier sa ilalim ng kontrata. Ang isang mahusay na SLA ay sumasalamin sa mga talakayan sa proyekto ng sentido komun at naghahanap ng balanse ng mga interes at insentibo.

• Dapat na umangkop ang pagpepresyo sa ilang partikular na pagbabago sa kontrata, halimbawa, mga pagbabago sa mga serbisyo, opsyonal na serbisyo at binago o hindi natugunan na SLA. Kasama sa isa pang adaptive price modality ang mga serbisyong nakabatay sa subscription tulad ng sa Software as a Service procurements kung saan ang pay-as-you-go na pagpepresyo (o scalable na pagpepresyo) ay dapat isama sa pagpepresyo upang ang mga ahensya ay magbayad lamang para sa aktwal na bilang ng mga user ng serbisyo. Kung ang mga presyo ng kontrata ay naayos sa loob ng isang panahon, ang mga pagtaas ng presyo, at kung minsan ay bumababa, ay maaaring mangailangan ng pagsasaalang-alang. Dapat hanapin ng mga ahensya na limitahan ang mga pagtaas sa rate ng inflation at maaari pa ngang magsama ng isang cap; ibig sabihin, +/-3% ng CPI.

• Ang parehong partido ay dapat na sumang-ayon sa kontrata sa mga partikular na inaasahan, pangako, at hindi inaasahang pangyayari. Halimbawa, ang mga pagtutukoy ng system ay dapat isama hindi lamang ang kinakailangang functionality, ngunit dapat ding baybayin ang anumang mga kinakailangan sa pagganap o mga hadlang, mga kinakailangan sa compatibility, inaasahang habang-buhay, at mga katanggap-tanggap na antas ng mga depekto.

• Ang parehong partido ay dapat na malinaw at malinaw na tukuyin ang mga pangunahing termino, kundisyon, at aktibidad tulad ng kahulugan ng "beta testing" o ang mga pamantayan para sa pagtukoy kung tinanggap ng ahensya ang system. Sa mundo ng IT, ang pagtanggap ng isang sistema ay maaaring mangyari sa maraming iba't ibang panahon, tulad ng kapag ito ay nakapasa sa isang serye ng mga napagkasunduang pagsubok ("pagsusuri sa pagtanggap") at ito ay gumagana sa isang tiyak na tagal ng panahon na walang malubhang depekto. Kung ang lahat ng partido ay hindi gustong tukuyin ang pagtanggap, iyon ay isang malakas na senyales ng babala na maaaring lumitaw ang isang hindi pagkakaunawaan. Gayunpaman, ang pagsasagawa ng paglikha ng isang SLA ay maaaring mag-flush out ng mga potensyal na lugar ng problema bago ang anumang pagpirma, pagbabayad, o paghahatid.

• Ang lahat ng mga sanggunian sa oras ay dapat na tiyak na mga petsa. Iwasan ang paggamit ng "makatwirang oras" o "kaagad" at maging tiyak sa mga kinakailangan ng bawat partido sa ilalim ng kontrata. ibig sabihin, "sa loob ng tatlong araw pagkatapos (ilang punto sa oras; ibig sabihin, petsa ng award ng kontrata)."

• Kung ginamit ang mga formula sa loob ng kasunduan, tiyaking gumagana ang mga ito.

• Huwag gumamit ng hindi malinaw na mga sanggunian tulad ng "inihanda sa aming kasiyahan," "sa napapanahong paraan," "makatwirang inaasahan." Mahirap matukoy kung kailan ang isang supplier ay "nagsagawa sa isang napapanahong paraan."

• Iwasang gumamit ng mga salitang tulad ng "materyalidad" at "lamang" maliban kung may kasamang mga kahulugan.

• Maingat na piliin ang paggamit ng mga salitang "dapat" (mandatory) at "maaaring" (permissive).

• Kung ang kontrata ay tinukoy bilang "mataas na panganib" alinsunod sa 2.2-4303.01 ng Kodigo ng Virginia, ang kontrata ay dapat maglaman ng natatangi at masusukat na sukatan ng pagganap at malinaw na mga probisyon sa pagpapatupad, kabilang ang mga parusa at mga insentibo, na gagamitin sa kaganapan na ang mga sukatan ng pagganap ng kontrata o iba pang mga probisyon ay hindi natutugunan.

Panghuli, inirerekomenda ng VITA na ang lahat ng mga dokumento ng kontrata ay pataas-baba sa chain of command sa mga organisasyon ng magkabilang partido kung kinakailangan upang matiyak na nauunawaan ng lahat ng may-katuturang tauhan kung ano ang ipinangako at kung ano ang inaasahan at ang panghuling kontrata ay kasama ang lahat. Bukod pa rito, ang Project Management and Oversight Division ng VITA ay nagbibigay ng karaniwang mga template at tool na nauugnay sa proyekto ng Commonwealth, kabilang ang isang Glossary ng Pamamahala ng Teknolohiya, para sa terminolohiya na nakabatay sa IT upang humimok ng pagkakapare-pareho sa buong Commonwealth. (Bisitahin ang: https://www.vita.virginia.gov/it-governance/project-management/).