Kabanata 25 - Pagbuo ng Kontrata sa IT

25.2.0 Ang alok

Ang isang alok ay isang pagpapahayag ng pagpayag na makipagkontrata na may layunin na ang alok ay magiging may bisa sa partidong nag-aalok (ang tagapagtustos) sa sandaling ito ay tinanggap ng partidong tumanggap ng alok (ang ahensya). Ang isang alok ay nagbibigay sa ahensya ng kakayahang bumuo ng isang kontrata sa pamamagitan ng isang naaangkop na pagtanggap.

Ang isang alok ay hindi wasto hanggang sa matanggap ng ahensya. Kung ang alok ay may nakasaad na oras kung kailan dapat gawin ang pagtanggap, ang anumang pagtatangkang pagtanggap pagkatapos ng pag-expire ng oras na iyon ay hindi magtatagumpay. Sa halip, ang ahensya ay ituturing na gumawa ng isang kontra-alok na maaaring tanggapin o tanggihan ng orihinal na supplier. Sa pangkalahatan, ang oras para sa pagtanggap ng isang alok ay nagsisimulang tumakbo mula sa oras na ito ay natanggap ng ahensya. Kung nagkaroon ng pagkaantala sa paghahatid ng alok at alam ng ahensya ang pagkaantala, ang karaniwang hinuha ay ang oras ay tumatakbo mula sa petsa kung kailan matatanggap ng ahensya ang alok sa ilalim ng makatwirang mga pangyayari. Kung walang tiyak na oras na nakasaad kung saan dapat tanggapin ng ahensya, ipinapalagay na nilayon ng supplier na panatilihing bukas ang alok para sa isang makatwirang yugto ng panahon, na matutukoy batay sa uri ng iminungkahing kontrata, mga naunang deal, paggamit ng kalakalan at iba pang mga pangyayari na alam o dapat malaman ng ahensya.

Karamihan sa mga solicitasyon ng Commonwealth ay nangangailangan na ang isang alok (bid o panukala) ay may bisa sa loob ng 90 hanggang 120 araw pagkatapos ng takdang petsa ng bid o panukala. Ang takdang panahon na ito ay dapat tumanggap ng inaasahang oras para magsagawa ang ahensya ng mga pagsusuri, ihanda ang kontraktwal na dokumento, gayundin ang anumang mga yugto ng pre-award kabilang ang steering committee, pagsusuri ng Office of Attorney General (OAG), VITA Enterprise Cloud Oversight Services (ECOS), pagsusuri sa kontrata ng VITA high risk at/o CIO o Secretary of Administration sa mga natatanging sitwasyon at pag-apruba at pagtanggap ng badyet sa anumang nakabinbing badyet.