Kabanata 24 - Mga Kahilingan para sa mga Proposal at mga Kompetisyong Negosasyon

Hakbang # 

Proseso  

1. Makipagkita sa customer upang matukoy ang kanyang mga pangangailangan. Ano DOE hitsura ng tagumpay? Sino ang pupunta sa ET? Paunang pagtalakay sa timeline. 

 √

2. Magsagawa ng pagsusuri sa merkado upang magkaroon ng kamalayan sa mga produkto/serbisyo/solusyon na maaaring matugunan ang negosyo o                pangangailangan ng teknolohiya. Magsagawa ng make vs. buy analysis. Tantyahin ang mga gastos sa pamumuhunan sa proyekto kabilang ang gastos sa pamumuhunan ng RFP. 

√ 

3. Suriin ang mga kontrata ng VITA sa buong estado upang matukoy kung ang mga pangangailangan sa negosyo o teknolohiya ay maaaring matugunan sa pamamagitan ng mga pagbili mula sa mga kontrata sa buong estado. Ang mga kontrata sa buong estado ay karaniwang nag-aalok ng mas mababang presyo kaysa sa mga kontratang partikular sa ahensya. Kung walang magagamit na mga kontrata sa buong estado, magpatuloy sa Hakbang 3. 

√ 

4.  Maaaring lumikha ng executive steering committee bilang suporta sa anumang proyekto na itinakda ng may-ari ng negosyo; gayunpaman, para sa mga pangunahing proyekto ng IT at malalaking pagkuha ng negosyo, kakailanganin ang isang executive steering committee. Ang executive steering committee ay karaniwang binubuo ng mga may-ari ng negosyo at mga executive. Ang executive steering committee ay magsisilbi sa isang tungkulin sa pagpapayo at maaaring tumulong sa pagbuo ng mga pangangailangan at kinakailangan sa negosyo. Ang executive steering committee ay hindi sasali sa proseso ng pagsusuri. 

5. Tukuyin kung naaangkop ang proyekto para sa RFP na nakabatay sa solusyon. Kung ang pagpapasiya ay "oo," ang RFP ay dapat magsama ng wika na tumutukoy sa "Ito ay isang pinakamahusay na halaga, batay sa solusyon na RFP."  

√ 

6. Gumawa ng procurement project/evaluation team summary na nagdodokumento: mga tungkulin at responsibilidad ng mga miyembro, maging malinaw tungkol sa tungkulin ng SPOC bilang lead host, contact at coordinator, at kumuha ng mga nilagdaang pahayag ng conflict of interest.  

√ 

7. Tukuyin kung ang pagkuha ay angkop na itabi para sa DSBSD-certified na maliliit na negosyo at ang mga hadlang at limitasyon ay aalisin upang hikayatin ang kanilang pakikilahok. 

√ 

8. Bumuo ng malinaw at napagkasunduang pahayag ng layunin ng RFP. Dapat itong iayon sa anumang charter/mission statement sa pagpaplano ng proyekto na dating binuo ng may-ari ng negosyo sa pakikipagtulungan sa VITA ITIB project management (ibig sabihin, ProSight). Bumuo ng mataas na antas na balangkas ng RFP at ipasuri ito sa procurement project/evaluation team. 

√ 

9. Bumuo ng iskedyul para sa RFP. Sumangguni sa apendiks G. 

√ 

10. Bumuo ng mga kinakailangan sa solusyon o kinakailangang mga pagtutukoy alinsunod sa mga alituntunin ng Kabanata 8, Naglalarawan sa Pangangailangan: Mga Pagtutukoy at Mga Kinakailangan. 

√ 

11. Magtatag ng pamantayan sa pagsusuri kabilang ang malinaw, maigsi na mga kahulugan para sa bawat pamantayang ibinigay upang mapadali ang pag-unawa ng pangkat, gamit ang mga alituntuning itinakda sa kabanatang ito. Para sa lahat ng kontrata na lampas sa $100,000 isang Supplier Procurement at Subcontracting Plan ay kinakailangan. Magtatag ng pamantayan sa pagtimbang. 

√ 

12. Bumuo ng plano sa pagmamarka ng pagsusuri na nagpapaliwanag kung paano susuriin ang mga panukala kasama ng pangkat ng pagsusuri. 

√ 

13. Tukuyin ang mga pangunahing milestone ng proyekto at maihahatid para sa pagtatatag ng mga sukatan ng pagganap ng supplier at/o mga pagbabayad. 

√

14. Tukuyin ang anumang teknikal, functional, seguridad, pagiging kumpidensyal, proteksyon ng data, gastos o iskedyul ng mga panganib na kailangang tugunan at lutasin bilang resulta ng pagbuo ng mga kinakailangan, detalye at milestone sa RFP, o tukuyin kung ang mga supplier ay dapat na hilingin na tukuyin ang anumang mga panganib na nauugnay sa kanilang mga solusyon, kabilang ang mga gastos. Ang lahat ng mga stakeholder sa pagkuha ay dapat magtulungan at makipag-ugnayan upang mabawasan ang mga gaps sa RFP (ibig sabihin, pagkuha, tagapamahala ng proyekto/may-ari ng negosyo, opisyal ng seguridad ng impormasyon, functional/teknikal na SMEs). 

√ 

15. Gamit ang (mga) template ng RFP ng VITA, bubuo ng mga kawani ng VITA sourcing ang dokumento ng RFP alinsunod sa mga patnubay na itinakda sa kabanatang ito. Ang ibang mga ahensya ay dapat gumamit ng sarili nilang mga template at ang VITA Minimum Contractual Requirements para sa “Major” Technology Projects” na matrix na makikita sa website ng SCM sa lokasyong ito sa ilalim ng seksyong Mga Form: https://www.vita.virginia.gov/procurement/policies--procedures/procurement-forms/ hanggang sa nakatanggap sila ng pagsasanay sa VITA sa RFP at mga template ng kontrata ng VITA. Maaaring magbigay ang VITA SCM ng karagdagang mga tuntunin at kundisyon ng SaaS o ASP. Maaaring makakuha ng payo at pagsusuri mula sa VITA SCM sa pamamagitan ng pakikipag-ugnayan scminfo@vita.virginia.gov.  

√ 

16. Tukuyin kung isasagawa ang pre-proposal conference at kung magiging opsyonal o mandatory ang pagdalo ng supplier. Isama ang impormasyon tungkol sa pre-proposal conference sa RFP. Maaaring isagawa ang pre-proposal conference sa pamamagitan ng teleconference. 

√ 

17. I-finalize ang RFP kasama ang procurement project/evaluation team. Suriin ang dokumento ng RFP upang matiyak na kasama ang lahat ng kinakailangan at partikular na mga kinakailangan. Itakda ang takdang petsa ng pagsusumite ng panukala. 

√ 

18. Kumuha ng pag-apruba ng CIO kung kinakailangan (sumangguni sa manu-manong Kabanata 1, Layunin at Saklaw ng VITA.) 

√ 

19. Isyu ng RFP. Mag-post ng RFP nang hindi bababa sa 10 araw sa eVA. Opsyonal ang pag-post ng notice ng RFP sa isang pahayagan ng pangkalahatang sirkulasyon sa lugar kung saan isasagawa ang kontrata. Isaalang-alang ang mas mahabang panahon ng pagtugon para sa mas kumplikadong mga pagbili upang matiyak ang maingat at masusing mga tugon. 

√

20. Sagutin ang mga tanong mula sa mga supplier. Magsagawa ng opsyonal na pre-proposal conference o teleconference, na inihanda nang may sapat na partisipasyon ng miyembro ng team ng proyekto upang tumugon sa mga tanong ng mga supplier. Mag-post ng mga materyal na sagot sa eVA.

√ 

21. Baguhin ang RFP kung kinakailangan. Mag-post ng pagbabago sa eVA. 

√

22. Tumanggap ng mga panukala. 

√

23. Suriin ang mga panukala gamit ang pamantayan sa pagsusuri at pagtimbang na ibinigay sa RFP.  

√ 

24. Magsagawa ng unang sesyon ng pagmamarka at pag-aalis. 

√ 

25. Magsagawa ng anumang mga demonstrasyon sa lugar ng supplier, mga presentasyon o mga sesyon ng paglilinaw. 

√ 

26. Pumili ng dalawa o higit pang mga supplier na itinuturing na pinaka ganap na kwalipikado at pinakaangkop batay sa mga pagsusuri. 

27. Magsagawa ng mga negosasyon at tapusin ang (mga) kontrata. 

√ 

28. Kumuha ng anumang kinakailangang pagsusuri/pag-apruba (CIO, OAG, iba pa) 

√ 

29. (mga) kontrata ng award. 

30. Maghanda ng kumpletong file ng pagkuha.  

√  

31. Mag-post ng notice ng award ng kontrata sa eVA. 

32.  Sa kaso ng Notice of Intent, ang file ng pagkuha ay mananatiling bukas para sa inspeksyon sa loob ng 10 na) araw pagkatapos ng award. 

√ 

33.  Facilitate eVA catalogue. 

√