Kabanata 24 - Mga Kahilingan para sa mga Proposal at mga Kompetisyong Negosasyon

24.9.1 Pagkansela ng isang Panghihingi

Ang isang Imbitasyon para sa Mga Bid, isang Kahilingan para sa Panukala, anumang iba pang pangangalap, o anuman at lahat ng mga bid o panukala, ay maaaring kanselahin o tanggihan. Kapag kinansela ang isang nakasulat na solicitation na hindi ginawa sa eVA, lahat ng vendor na nabigyan ng solicitation ay dapat na maabisuhan, at ang notice ay dapat na i-post sa publiko. Kapag kinansela ang isang Quick Quote solicitation sa eVA, ang tanggapan ng pagbili ay hindi kinakailangang ipaalam sa mga vendor ang pagkansela. Kapag nagkansela ng eProcurement solicitation sa eVA, ang pagkansela ay gagawin sa pamamagitan ng eProcurement na mag-a-update sa pag-post sa VBO Buyer. Lahat ng premium na vendor na nakarehistro para sa commodity code na ginamit para sa solicitation ay awtomatikong aabisuhan. Maaaring tingnan ng ibang mga vendor ang status ng solicitation sa VBO para makita na nakansela ang solicitation. Kung ang solicitation ay nai-post sa VBO, ang solicitation ay dapat kanselahin ng issuing purchasing office gamit ang VBO Buyer upang maabisuhan ang mga vendor ng nakanselang solicitation. Ang dahilan ng pagkansela ay dapat idokumento at gagawing bahagi ng file ng kontrata. Ang isang pampublikong katawan ay hindi dapat magkansela o tanggihan ang isang Imbitasyon para sa Bid, isang Kahilingan para sa Panukala, anumang iba pang pangangalap, bid o panukala para lamang maiwasan ang pagbibigay ng kontrata sa isang partikular na tumutugon at responsableng bidder o nag-aalok (Code of Virginia, § 2.2-4319). Ang mga tauhan na responsable sa pagbubukas ng mga bid o panukala ay dapat na maabisuhan tungkol sa pagkansela upang maiwasan ang mga tugon na mabuksan nang hindi sinasadya. […] Kung kinansela ang isang programa pagkatapos matanggap at mabuksan ang mga bid o panukala, ang mga orihinal na dokumento ay mananatiling bahagi ng file ng transaksyon sa pagkuha.  

Ang mga Bidder o Nag-aalok ay dapat na ipaalam sa pamamagitan ng pagsulat na ang programa ay nakansela at na ang mga duplicate na panukala, kung ibinigay, ay sisirain maliban kung ang Nag-aalok ay humiling ng kanilang pagbabalik (APSPM https://dgs.virginia.gov/procurement/policy-consulting--review/policy/).