Kabanata 24 - Mga Kahilingan para sa mga Proposal at mga Kompetisyong Negosasyon

24.8.1 Pre-proposal conference

Kapag pinili ng PPT na magsagawa ng pre-proposal conference o teleconference, ito ay gaganapin bago ang takdang petsa ng panukala. Ang kumperensya ay bukas sa lahat ng mga supplier. Inirerekomenda na ang isang pre-proposal na kumperensya ay hindi italaga bilang mandatory maliban kung talagang kritikal, dahil maaari itong magpahina ng loob sa mga supplier na tumugon sa RFP. Maaaring personal na idaos ang mga kumperensya sa isang napiling site o isagawa sa pamamagitan ng teleconference o iba pang magagamit na teknolohiya ng pagpupulong na naa-access ng lahat ng interesadong supplier. Ang SPOC ay nag-iskedyul at nag-coordinate ng anumang pre-proposal conference. Maaaring limitahan ng pre-proposal conference invitation ang bilang ng mga dadalo sa bawat supplier. Sumasang-ayon ang mga miyembro ng PPT sa mga partikular na tungkulin sa pagtugon sa mga tanong sa panahon ng kumperensya.

• SPOC: Ang SPOC ay maaaring humiling na ang mga supplier ay magsumite ng mga nakasulat na tanong nang hindi bababa sa tatlong araw ng negosyo bago ang pre-proposal conference. Ang SPOC ay dapat makipag-ugnayan sa mga miyembro ng PPT at kumuha ng mga tugon sa lahat ng isinumiteng tanong para sa presentasyon sa pre-proposal conference. Ang SPOC ay dapat gumawa ng mga kinakailangang pagsasaayos sa pagho-host at mamuno sa pre-proposal conference.
• Mga SME at may-ari ng negosyo: Ang mga SME at may-ari ng negosyo ay dapat tumugon sa mga tanong na isinumite ng mga supplier nang nakasulat sa pamamagitan ng SPOC sa isang napapanahong bagay sa panahon ng pag-post.
• Mga Supplier: Dapat ipaalam ng mga supplier sa SPOC ang kanilang layuning dumalo, at magsumite ng mga tanong bago ang pagdalo sa kumperensya. Kapag naaangkop, ang maihahatid ay isang nakumpletong pre-proposal na kumperensya, na ang lahat ng mga supplier ay tumatanggap ng mga dokumentadong sagot sa lahat ng isinumiteng tanong.
• PPT: Ang PPT ay dapat gumawa ng lahat ng pagsisikap upang lumikha ng isang antas ng paglalaro para sa lahat ng mga supplier sa pamamagitan ng pagbibigay ng pantay na access sa impormasyon. Dapat samantalahin ng PPT ang pre-proposal conference upang palakasin ang kahalagahan ng SPOC sa buong proseso ng pagkuha.