Kabanata 24 - Mga Kahilingan para sa mga Proposal at mga Kompetisyong Negosasyon

24.5.12 Pagkumpleto ng RFP package

Isang komprehensibong pakete ng RFP, kasama ang lahat ng mga apendise ay tipunin ng SPOC sa tulong ng iba pang miyembro ng PPT. Ibibigay ng mga SME ang mga nakumpletong seksyon ng teknikal na kinakailangan ng RFP at lalahok sa panghuling pagsusuri ng natapos na RFP. Ang may-ari ng negosyo ay dapat magbigay ng nakumpletong negosyo at functional na mga seksyon ng RFP at lumahok sa panghuling pagsusuri ng nakumpletong RFP. Ang SPOC ay mananagot para sa isang kumpletong, komprehensibong RFP package. Kapag tinatapos ang RFP package bago i-post, ang SPOC ay dapat: 

• Suriin ang mga seksyon ng RFP na isinumite ng mga SME at ng may-ari ng negosyo para sa katumpakan, pagkakumpleto at kalinawan, na tinitiyak ang pangkalahatang kalidad ng RFP. 
• I-draft ang natitirang nilalaman ng RFP, kasama ang pangkalahatan at mga tuntunin at kundisyon na partikular sa IT ng VITA. 
• Piliin at isama ang naaangkop at naaprubahang template ng kontrata ng VITA IT. 

Dapat gamitin ng mga non-VITA SPOC ang format ng kontrata ng kanilang ahensya hanggang makatanggap sila ng pagsasanay sa paggamit ng template ng kontrata ng VITA o humiling ng tulong ng VITA sa pagsasanay sa template. Kinakailangan na gamitin ng mga ahensya ang "VITA Minimum Contractual Requirements para sa "Major" Technology Projects" na matrix para sa mga pangunahing proyekto na nangangailangan ng pag-apruba ng CIO at ito ay lubos na inirerekomenda para sa paggamit sa lahat ng itinalagang IT procurement. Maaaring matagpuan ang matrix sa webpage ng SCM sa lokasyong ito:  https://www.vita.virginia.gov/procurement/policies--procedures/procurement-forms/. 

(Tandaan: Siguraduhing isama ang isang pahayag na ang anumang supplier ay nag-redline sa RFP at ang mga tuntunin at kundisyon ay dapat magbukod ng mga pagbubukod o inirerekomendang mga pagbabago sa wika sa anumang mga probisyon tungkol sa pananagutan. Ito ay hihilingin sa supplier lamang sa oras ng negosasyon.) Ang pangangailangang ito ay dahil sa sumusunod na wika sa § 2.2-4302.2: 

“Sa kaso ng isang panukala para sa teknolohiya ng impormasyon, gaya ng tinukoy sa § 2.2-2006, ang isang pampublikong katawan ay hindi dapat humiling sa isang nag-aalok na magsaad sa isang panukala ng anumang pagbubukod sa anumang mga probisyon ng pananagutan na nilalaman sa Kahilingan para sa Panukala. Ang mga negosasyon ay isasagawa sa bawat isa sa mga nag-aalok na napili. Ang nag-aalok ay dapat magsaad ng anumang pagbubukod sa anumang mga probisyon ng pananagutan na nakapaloob sa Kahilingan para sa Panukala nang nakasulat sa simula ng mga negosasyon, at ang mga naturang eksepsiyon ay dapat isaalang-alang sa panahon ng negosasyon." 

• Iruta ang kumpletong panghuling draft na RFP package sa naaangkop na internal, VITA o iba pang mga reviewer/approver. 
• Pangunahan ang PPT sa huling pagsusuri ng RFP at lahat ng attachment. 
• I-finalize at kumpletuhin ang RFP package, kasama ang lahat ng attachment, na dapat ay handa nang ibigay habang nakabinbin ang pag-apruba ng executive steering committee, kung kinakailangan. 
• Simulan ang pagdodokumento ng mga isyu para sa pagpaplano ng diskarte sa negosasyon.