Kabanata 24 - Mga Kahilingan para sa mga Proposal at mga Kompetisyong Negosasyon

24.5.0 Paghahanda ng RFP

Kapag naghahanda ng RFP, lutasin ang mga isyu at tanong sa Appendix B, Checklist ng Mga Isyu na Lutasin Bago at Habang Paghahanda ng RFP, at sundin ang mga rekomendasyong ito sa pinakamahusay na kasanayan: 

•  Ang pagpaplano ng RFP at ang dokumento ng RFP ay dapat na komprehensibo. Ang RFP ay dapat na nakasulat sa payak, straight-forward na wika na umiiwas sa mga hindi maliwanag, magkasalungat at hindi natukoy na mga termino. Dapat tukuyin ang lahat ng acronym at iba pang kritikal na termino. 
• VITA SCM Lang: Gamitin ang teknolohiyang proseso ng pag-sourcing (TSP) na modelo para sa paghahanda at pagsusuri ng isang RFP. 
• Gumamit ng karaniwan at/o awtorisadong RFP template. Nakakatulong ito na matiyak na ang lahat ng pangangailangan ng proyekto ay natukoy at malinaw na ipinapaalam sa mga supplier. Ang template ng RFP ay may kasamang "listahan ng paglalaba" ng mga tipikal na isyu na kailangang tugunan upang ma-trigger ang mga produktibong proseso ng pag-iisip at matiyak na walang mga kinakailangan na hindi napapansin. Ang VITA ay nakabuo ng isang RFP template para sa paggamit ng mga VITA sourcing specialist. Ang pagsasanay para sa mga ahensya ng customer sa paggamit ng template na ito ay makukuha mula sa VITA SCM at dapat isagawa bago ang unang paggamit. Makipag-ugnayan scminfo@vita.virginia.gov para sa pagsasanay sa RFP. 
• Ibigay ang lahat ng impormasyong kailangan para sa sinumang nasa labas na partido upang maunawaan ang kasalukuyang sitwasyon o pangangailangan ng negosyo, ang gustong solusyon at ang mga tuntunin at kundisyon ng relasyon sa hinaharap. 
• Gumamit ng labis na kasipagan sa paghahanda ng mga tanong para sa mga supplier na humuhubog sa teknikal at functional na mga kinakailangan. Ito ang "karne" ng RFP. 
• Tugunan ang katiyakan sa kalidad, mga pamantayan at sukat ng pagganap, mga inaasahan sa antas ng serbisyo, atbp. 
• Tugunan ang mga upgrade, pagpapahusay, pagpapalawak, pagbabago, pagbawi sa sakuna, katiyakan sa negosyo, pagsasanay pati na rin ang kapaligiran, pagiging kumpidensyal at pederal, estado at lokal na seguridad at mga pamantayan sa privacy ng data. 
• Isama ang naaangkop na mga kinakailangan, ang iminungkahing template ng kontrata sa IT (tingnan ang Kabanata 25, Pagbuo ng Kontrata sa IT.) (Iba pang mga ahensya: tingnan ang kahon ng teksto sa ibaba.) Ito ay naglalagay ng pasanin ng pag-unawa sa mga supplier upang magkaroon ng hawakan sa mga kinakailangan ng proyekto at maghanda ng ganap na tumutugon na mga panukala. 
• Isama ang natatangi at nasusukat na sukatan ng pagganap at malinaw na mga probisyon sa pagpapatupad, kabilang ang mga parusa o insentibo sa draft na kontrata na inihanda kasama ng RFP.  

Binuo at inaprubahan ng VITA ang mga tuntunin at kundisyon ng kontrata sa IT na na-customize para sa partikular na uri ng pagkuha ng IT: Mga Serbisyo, Software, Solusyon, Hardware, Pagpapanatili ng Hardware, Cloud, at addendum ng lisensya ng EULA. Lubos na hinihikayat ang mga ahensya na gamitin ang mga template ng kontrata na binuo ng kawani ng VITA, lalo na sa kaso ng mga RFP para sa mga kontratang may mataas na peligro. Kung pipiliin ng isang ahensya na gumamit ng sarili nilang mga template, dapat tiyakin ng ahensya na kasama sa RFP ang Minimum Requirements para sa Major IT Procurements, High Risk IT Procurements, at Delegated Procurements. Ito ay matatagpuan sa website ng SCM sa lokasyong ito sa ilalim ng seksyong Mga Form: https://www.vita.virginia.gov/procurement/policies--procedures/procurement-forms/. Dapat sanayin ang mga propesyonal sa pagkuha ng ahensya kung paano baguhin nang maayos ang aming mga template bago gamitin ang mga ito sa unang pagkakataon. Para sa karagdagang impormasyon kung paano makatanggap ng pagsasanay at access sa aming IT solicitation at mga template ng kontrata, mangyaring makipag-ugnayan sa VITA SCM sa: scminfo@vita.virginia.gov.   Sumangguni sa Kabanata 28 para sa higit pang impormasyon sa kinakailangang seguridad at mga tuntunin at kundisyon na nauugnay sa cloud. 

Kapag nakumpleto na ang mga kinakailangan, bilang karagdagan sa mga tuntunin ng pangkalahatang kontrata ng ahensya, dapat isama ang naaangkop na mga tuntunin sa IT, gayundin ang anumang mga espesyal na tuntunin upang masakop ang anumang (mga) pambihirang panganib na nauugnay sa proyekto. Gagamitin ng mga espesyalista sa VITA sourcing ang naaprubahang template o mga master na kahulugan at termino na tumutugma sa uri ng pagkuha, habang dapat isama ng mga ahensya ang lahat ng kinakailangang probisyon na nauugnay sa IT procurement gaya ng mga kinakailangang tuntuning nauugnay sa mga serbisyo, hardware, o software na maaaring kasama ang: Pagmamay-ari ng Intellectual Property, Third Party Acquisition ng Software, Mga Pag-upgrade ng Software, Software Disposition, Software Agencies na nakatanggap ng mga espesyal na Warrant ng Software, atbp. Ang awtoridad na magsagawa ng sarili nilang mga IT procurement ay maaaring humiling ng tulong para sa kumplikadong solusyon, application service provider, at/o software bilang isang uri ng serbisyo sa IT procurement sa pamamagitan ng pakikipag-ugnayan sa SCM sa sumusunod na address: scminfo@vita.virginia.gov.  

Kung nagpaplano ang isang ahensya na mag-publish ng RFP para sa isang pagbili na inaasahang magreresulta sa isang "kontrata na may mataas na peligro", gaya ng tinukoy ng § 2.2-4303.01 ng Code of Virginia, dapat suriin ng VITA at ng OAG ang RFP bago ang publikasyon. Ang mga naturang pagsusuri ay isasagawa sa loob ng 30 na) araw ng negosyo at may kasamang pagsusuri sa lawak kung saan sumusunod ang RFP sa naaangkop na batas ng estado, pati na rin ang pagsusuri sa pagiging angkop ng mga tuntunin at kundisyon ng RFP. 

Dapat makipag-ugnayan ang mga ahensya sa Supply Chain Management (SCM) ng VITA sa: scminfo@vita.virginia.gov sa yugto ng pagpaplano ng pagkuha bago ang pagpapalabas ng isang mataas na panganib na pangangalap. Magbibigay ang SCM ng tulong sa ahensya sa paghahanda at pagsusuri ng RFP at pagtukoy at paghahanda ng mga kinakailangang hakbang sa pagganap at mga probisyon sa pagpapatupad.  

Ang isang proyekto na bahagi ng isang mas malaking pederal na inisyatiba o isang pinondohan ng pederal na pera ay maaaring mangailangan ng pagsama ng mga partikular na tuntunin na dapat ilabas mula sa sponsor ng pagpopondo o mula sa pederal na batas. Ang mga halimbawa ay ang HITECH at HIPAA Acts para sa mga proyektong nauugnay sa mga talaan ng kalusugan. Malinaw, ang ganitong uri ng proyekto o proyektong nauugnay sa data sa loob ng alinmang ahensya ng Commonwealth na nagpoproseso ng pribadong kalusugan, kumpidensyal o sensitibong impormasyon ng mamamayan; ibig sabihin, ang Department of Health, Department of Motor Vehicles, o Department of Social Services, ay maaaring magkaroon din ng espesyal na seguridad o mga pangangailangan sa proteksyon ng data. Ang mga opisyal ng pagkuha ay dapat maghanap, magtanong, magsaliksik ng mga magagamit na panloob na mapagkukunan, OAG at VITA upang matukoy ang mga kinakailangan para sa mga espesyal na tuntunin at kundisyon. 

Mahalagang magsagawa ng pagsusuri sa kalidad ng paghingi upang alisin ang mga kalabisan, hindi maliwanag at magkasalungat na termino.