Kabanata 24 - Mga Kahilingan para sa mga Proposal at mga Kompetisyong Negosasyon

24.14.6 Pagsubok/pagbisita sa site/pagtatanghal

Kapag hiniling ng pangkat ng pagsusuri, maaaring humiling ang SPOC sa mga supplier sa maikling listahan na magsagawa ng pagsubok, magbigay ng pilot project, payagan ang mga pagbisita sa site at gumawa ng mga presentasyon o demonstrasyon sa ET bilang kinakailangan upang matukoy ang pinakamahusay na mga solusyon mula sa mga panukalang maikling listahan. Ang pagtukoy kung ang mga presentasyon, demonstrasyon, pagsubok, at/o mga pagbisita sa site ay ginagarantiyahan ay batay sa pangangailangan ng koponan na makakuha ng karagdagang impormasyon upang makarating sa isang desisyon na batay sa data.

Ang (mga) SME ay tutulong sa ET sa paghahanda ng pagtatanghal/pagpapakita/pagbisita sa site at/o mga kinakailangan sa pagsubok/mga senaryo. Ang lahat ng maikling listahan ng mga supplier ay dapat bigyan ng pantay na pagkakataon para sa mga presentasyon, demonstrasyon, pagbisita sa site, pagsubok/pilot, atbp. na kinakailangan ng ET sa yugto ng pagsusuri na ito. Bago magsimula ang pagsubok, ang (mga) SME ay maaaring makipagtulungan sa mga supplier ng maikling listahan upang matukoy ang isang pagsubok na protocol na maghahatid ng mga gustong resulta.

Kung kinakailangan, ia-update ng SPOC ang dokumentasyon ng pagsusuri kung natukoy ng proseso ang mga karagdagang item na kritikal sa tagumpay ng solusyon. Magkakaroon din ng kasunduan ang SPOC sa mga miyembro ng pangkat ng pagsusuri sa mga pagbisita sa proyekto/site at mga presentasyon at tasahin ang mga resulta ng pagsusuri. Kung ang mga SME at non-team na kinatawan ng ahensya o mapagkukunan ay kasangkot sa pagsubok o pilot, ikoordina ng SPOC ang plano sa pagsubok at iskedyul ng pagtatanghal sa mga mapagkukunang ito.

Ang SPOC ay maaaring magbigay ng isang evaluation/pilot form na kasunduan o isang script ng kung ano ang inaasahan sa pilot/presentasyon at kung ano ang patunayan ng team sa short-list na mga supplier at pamunuan ang mga kinakailangang negosasyon upang maisagawa ang tinukoy na testing protocol. Tutulungan ng SPOC ang ET sa pagdodokumento ng mga pamantayan sa pagsusuri para sa pagsubok na pilot o mga pagbisita sa site at payuhan sila tungkol sa pangangailangang panatilihing kumpidensyal ang mga resulta ng pagsubok o pagbisita sa site upang maprotektahan ang ahensya o posisyon ng Commonwealth sa patuloy na negosasyon.

Ang pagpili ng mga supplier para sa isang pilot DOE hindi nagpapahiwatig na ang isang pangwakas na pagpili ay ginawa. Kung nabigo ang mga tagapagtustos ng piloto na ipakita ang kakayahang matugunan ang mga kinakailangan sa panahon ng pagsubok o pagbisita sa site, kailangang maayos ang posisyon ng pangkat ng pagsusuri upang ituloy ang isa pang piloto. Ang mga yunit ng pagsubok, piloto at tagapagtustos na manggagawa ay ibibigay ng tagapagtustos nang walang bayad sa ahensyang nagsusuri hangga't maaari.

Pagkatapos ng pagsubok, mga pagbisita sa site at/o mga presentasyon, idodokumento ng SPOC ang pagsusuri ng pagsubok, mga pagbisita sa site o mga presentasyon at ang pagmamarka para sa bawat supplier at maghahanda ng nakasulat na ulat, batay sa mga resulta ng pagmamarka ng mga iminungkahing short-list na solusyon ng supplier na ipinakita upang matugunan ang mga kinakailangan at makapaghatid ng isang napatunayan, kwalipikadong solusyon. Maaaring kailanganin upang matugunan kung ang pagsubok, pagbisita sa site at/o mga presentasyon ay nagdulot ng mga bagong isyu na kailangang saklawin sa diskarte sa negosasyon.

Kung isang supplier lamang ang ganap na kwalipikado, dapat maghanda ang SPOC ng nakasulat na pagpapasiya ng mga katotohanang sumusuporta sa desisyon na makipag-ayos sa nag-iisang supplier na iyon at panatilihin ito sa file ng pagkuha.