Kabanata 21 - Pagkontratang Nakabatay sa Pagganap at mga Kasunduan sa Antas ng Serbisyo

21.5.1 Pangkalahatang mga patnubay para sa paghahanda ng SOW

Ang PBC SOW ay dapat na nakasulat bilang isang maigsi, deklaratibo, na pinaandar ng pandiwa na dokumento dahil ito ay isang pahayag ng mga kinakailangang produkto/serbisyo ng customer sa mga tuntunin ng mga resulta at may kasamang (mga) nasusukat na pamantayan ng pagganap at isang katanggap-tanggap na antas ng kalidad para sa bawat resulta. Sa mga SOW na hindi nakabatay sa pagganap, kadalasang kinakailangan ng supplier na gawin ang trabaho sa isang partikular na paraan, gamit ang mga detalyadong detalye para sa mga item sa produksyon, pagtukoy ng mga pangunahing tauhan na ibibigay at mga pamamaraan na gagamitin para sa mga kontrata ng serbisyo. Ang pinakamahuhusay na kagawian ng mga PBC SOW, gayunpaman, ay naglalarawan ng trabaho sa mga tuntunin ng mga resultang makakamit at tumitingin sa supplier upang matukoy kung paano makakamit ang mga resulta at kung paano pinakamahusay na ayusin ang mga manggagawang tagapagtustos upang makamit ang mga resultang iyon. Ang isang mahusay na pagkakasulat na PBC SOW ay dapat:

• Maging isang stand-alone na dokumento.
• Tukuyin ang mga kinakailangan sa malinaw, maigsi na wika na tumutukoy sa partikular na gawaing gagawin.
• Isa-isang iayon upang isaalang-alang ang panahon ng pagganap, maihahatid na mga item, kung mayroon man, at ang nais na antas ng kakayahang umangkop sa pagganap.
• Huwag ulitin ang materyal na kasama na sa ibang bahagi ng solicitation o kontrata.
• Ipahayag ang nais na mga output ng pagganap sa malinaw, maigsi, karaniwang ginagamit, madaling maunawaan, masusukat na mga termino.
• Hindi isama ang malawak o hindi malinaw na mga pahayag, sobrang teknikal na wika o mga detalyadong pamamaraan na nagdidikta kung paano isasagawa ang trabaho.
• Maging istraktura sa paligid ng (mga) layunin ng proyekto o layunin ng gawaing isasagawa, ibig sabihin, kung ano ang isasagawa sa halip na kung paano ito isasagawa. Halimbawa: sa halip na hilingin na ang damuhan ay putulin linggu-linggo o ang mga puno ay putulin tuwing Taglagas, sabihin na ang damuhan ay dapat panatilihin sa taas na 2-3" o na ang mga sanga ng puno ay hindi pinapayagang hawakan ang mga wire o gusali ng utility.

Ang isang SOW ay minimal na isasama ang mga sumusunod na sangkap:

• Panimula: isang pangkalahatang paglalarawan ng pagkuha.
• Background: impormasyon na tumutulong sa mga supplier na maunawaan ang kalikasan at kasaysayan ng mga kinakailangan.
• Saklaw: pangkalahatang-ideya ng SOW na nag-uugnay sa mahahalagang aspeto ng mga kinakailangan.
• Mga naaangkop na direktiba (kung mayroon man): mga isinangguni na dokumento, mga detalye o mga direktiba na alinman sa mandatory o impormasyon para sa pagkuha.
• Mga kinakailangan sa pagganap: kung ano ang kailangang gawin, ang mga pamantayan sa pagganap, at ang mga katanggap-tanggap na antas ng kalidad. Ang mga kinakailangan sa pagganap ay dapat magbigay-daan sa pagtatasa ng pagganap ng trabaho laban sa masusukat na mga pamantayan ng pagganap; umaasa sila sa paggamit ng masusukat na mga pamantayan sa pagganap at mga insentibo sa pananalapi sa isang mapagkumpitensyang kapaligiran upang hikayatin ang mga kakumpitensya na bumuo at magtatag ng mga makabagong at cost-effective na paraan ng pagsasagawa ng trabaho.
• Mga kinakailangan sa impormasyon: mga ulat, software, mga maihahatid, at mga pormal na kinakailangan na dapat isumite bilang bahagi ng pakikipag-ugnayan.
• Pamantayan sa katiyakan ng kalidad at pagtanggap: Ang pagtanggap ay ang pormal at nakasulat na proseso ng ahensya para kilalanin na ang mga produkto/serbisyo ay umaayon sa naaangkop na kalidad, dami at iba pang mga kinakailangan ng SOW. Ang pagtanggap ay maaaring o hindi maaaring may kasamang mga proseso ng pagtiyak ng kalidad at karaniwang nauuna sa pagbabayad. Ang pamamaraan para sa pormal na pagtanggap ay dapat ibigay para sa anumang milestone na paghahatid, pati na rin ang huling pagtanggap.

Dapat ilarawan nang detalyado ng PBC SOW kung ano ang gagawin ng supplier sa pamamagitan ng pagtugon sa apat na elemento - ano, sino, kailan, saan at paano. Ang kung paano dapat payagan ng elemento ang flexibility at payagan ang supplier na magmungkahi ng diskarte nito para sa kung paano makakamit ang mga resulta o resulta ng kanilang kompanya. Dapat kasama sa apat na elementong ito ang:

• Ano ang dapat gawin at ano ang mga deliverable/milestones.
• Sino ang gagawa ng ano (ahensya, supplier, third party na ahente ng CoVA, atbp.).
• Kailan ito gagawin sa pamamagitan ng maihahatid at/o milestone?
• Saan ito gagawin?
• Paano ito gagawin at paano malalaman ng ahensya kung tapos na ito (ibig sabihin, pagsubok at pagtanggap)?