Kabanata 15 - Mga Hakbang sa Maliit na Pagbili ng IT

Ang Virginia Information Technologies Agency (VITA) ay may awtoridad sa pagbili para sa lahat ng mga produkto at serbisyo ng information technology (IT) para sa mga ahensya at non-exempt na institusyon ng mas mataas na edukasyon. Tingnan ang Kabanata 1 ng manwal na ito, Layunin at Saklaw, para sa karagdagang impormasyon tungkol sa awtoridad sa pagkuha ng IT ng VITA pati na rin sa Awtoridad at Patakaran sa Delegasyon ng VITA para sa mga pagkuha at pagbubukod ng IT.

Ang isang IT procurement ay itinuturing na isang "maliit na pagbili" kapag ang pinagsama-samang o kabuuan ng lahat ng mga yugto ng pagkuha ay hindi inaasahang lalampas sa $200,000. Ang mga pang-emerhensiyang pagbili ng mga kalakal at serbisyo na makukuha sa isang umiiral na kontrata sa buong estado ay hindi napapailalim sa maliit na mga kinakailangan sa pagbili ng VITA.

Ang itinalagang awtoridad para sa mga produkto at serbisyo ng IT ay ibinibigay sa Awtoridad at Patakaran sa Delegasyon na matatagpuan sa sumusunod na URL: https://www.vita.virginia.gov/supply-chain/scm-policies-forms/scm-policies/

• Ang lahat ng ahensya ay may hanggang $250,000 sa itinalagang awtoridad para sa IT na wala sa saklaw ng VITA (hal. mga partikular na aplikasyon ng ahensya). Para sa isang listahan ng nasa saklaw at wala sa saklaw na mga produkto at serbisyo,  mangyaring bisitahin ang pahina ng "Procurement Procedures" sa URL na ito: https://www.vita.virginia.gov/procurement/policies--procedures/procurement-procedures/.
• Ang mga pagbili sa pagitan ng $200,000 (maliit na limitasyon sa pagbili) at $250,000 (ang halaga ng itinalagang awtoridad ng VITA) ay dapat makuha nang mapagkumpitensya gamit ang mapagkumpitensyang selyadong pag-bid o mapagkumpitensyang negosasyon.
• Ang itinalagang awtoridad para sa IT na nasa saklaw ng VITA ay nag-iiba tulad ng sumusunod:
  • Ang lahat ng ahensya ay mayroong $0 sa itinalagang awtoridad para sa Mga Serbisyo sa Cloud (Software bilang isang Serbisyo (SaaS), Platform bilang isang Serbisyo(PaaS), at Infrastructure bilang isang Serbisyo (IaaS)).
  • Ang mga ahensyang wala sa saklaw ng mga serbisyo ng VITA ay mayroong $250,000 sa itinalagang awtoridad para sa mga aplikasyon sa imprastraktura at enterprise.
  • Ang mga ahensyang nasa saklaw ng mga serbisyo ng VITA ay mayroong $0 sa itinalagang awtoridad para sa mga aplikasyon sa imprastraktura at enterprise.

Ang mga kahilingan sa pagkuha at mga order ay hindi dapat hatiin upang iwasan ang mga limitasyon ng delegasyon.

Bago magsagawa ng maliit na dolyar na pagbili para sa mga produkto o serbisyo ng IT, dapat hanapin ng mga ahensya at institusyon ang mga kontrata sa buong estado ng IT na makukuha sa Web site ng VITA sa: https://vita.cobblestonesystems.com/public/.

Ang pagrepaso sa mga available na kontrata ng VITA sa buong estado ay nagbibigay-daan sa mga ahensya at institusyon na matukoy kung ang produkto o serbisyo ng teknolohiyang kailangan ay mabibili sa pamamagitan ng isang umiiral na kontrata sa buong estado ng IT na may kompetisyon. Ang paggamit ng mga kontrata sa buong estado ng VITA ay ipinag-uutos para sa pagkuha ng lahat ng mga produkto at serbisyo ng IT, kabilang ang maliliit na pagbili. Kung walang magagamit na kontrata ng VITA sa buong estado para sa kinakailangang produkto o serbisyo ng IT, isang pagbili ay isasagawa. Sa anumang oras, ang isang ahensya ay maaaring humiling na ang isang maliit na dolyar na pagbili ng teknolohiya ay makuha sa ngalan nito ng VITA sa pamamagitan ng pagkumpleto at pag-e-mail sa form ng kahilingan, na makikita sa pamamagitan ng pag-log in sa eVA account ng iyong ahensya. 

Ang mga ahensya ay dapat gumamit ng eVA para sa e-Mall, mabilisang quote at pagbili ng catalog upang matugunan ang bilang ng mga quotation na sa huli ay kinakailangan para sa bawat limitasyon ng threshold ng dolyar. Gaya ng hinihingi ng §2.2-4303(G) ng Code of Virginia, ang mga pagbili na inaasahang lalampas sa $30,000 ay mangangailangan ng nakasulat na impormal na paghingi ng hindi bababa sa apat na bidder o nag-aalok. Ang functionality ng eVA ay maaaring magbigay ng kinakailangang minimum na nakasulat na mga panipi na kinakailangan ng §2.2-4303 (G). Maaari ding gamitin ng mga ahensya at institusyon ang e-Mall, quick-quote, catalog purchasing functionality ng eVA pati na rin ang Web site ng DSBSD para sa mga solicitations kung saan ang transaksyon ay nasa pagitan ng
$5,000 at ang limitasyon ng dolyar ($250,000).

Ang lahat ng mga pagbili para sa mga cloud-based na solusyon (Software bilang isang Serbisyo), anuman ang halaga ng dolyar, ay napapailalim sa pagsunod ng ahensya sa mga kinakailangan sa Patakaran sa Paggamit ng Third Party ng VITA na matatagpuan sa URL na ito: https://www.vita.virginia.gov/technology-services/catalog-services/cloud-services/cloud-third-party-use-policy/.