|
Tungkulin sa pagkuha
|
Mga responsibilidad
|
|
Nangunguna sa pagkuha ng ahensya/espesyalista sa paghahanap
|
- Maging may kaalaman tungkol sa saklaw ng trabaho at mga teknikal at layunin ng negosyo ng proyekto.
- Tukuyin kung ang VITA ay may pambuong-estadong kontrata sa IT na nakakatugon sa pangangailangan ng negosyo sa IT, sa gayon ay inaalis ang isang bagong proseso ng pagkuha.
- Bumuo ng pamamaraan at balangkas ng plano sa pagkuha.
- Tukuyin at italaga ang mga tungkulin at responsibilidad para sa tagal ng proseso ng pagkuha sa bawat miyembro ng koponan.
- Kumilos bilang single point of contact (SPOC) para sa koponan; ang pangkat ng pagsusuri, kung magkaibang grupo; steering committee, kung naaangkop; mga supplier at pangangasiwa sa proseso ng pagkuha.
- Mag-coordinate at lumahok sa pagtatasa ng lahat ng potensyal na panganib sa proyekto at kabilang ang mga paraan ng pagpapagaan at RFP/contract language sa mga naaangkop na stakeholder; ibig sabihin, may-ari ng negosyo, tagapamahala ng proyekto, opisyal ng seguridad ng impormasyon, analyst ng badyet.
- Makilahok sa pangkat sa pagtatatag ng mahusay na tinukoy na pamantayan sa pagsusuri.
- Makilahok sa pangkat upang bumuo ng isang malinaw, maigsi na plano sa pagmamarka.
- Piliin ang pinakamahusay na uri ng kontrata para sa tagumpay ng proyekto.
- Kunin at panatilihin ang lahat ng mga kasunduan sa pagiging kumpidensyal/hindi pagsisiwalat mula sa mga miyembro ng pangkat, mga eksperto sa paksa at pangkat ng pagsusuri, kung magkaibang grupo.
- Maghanda ng mga dokumento ng RFP/paghingi at pagsusuri. Ang mga espesyalista sa VITA sourcing ay dapat gumamit ng mga template ng VITA.
- Pangunahan ang bidder/pre-proposal conference kung gaganapin.
- Mag-post ng mga dokumento ng solicitation at tumugon sa mga tanong ng supplier.
- Kumuha ng paglilinaw ng mga panukala ng supplier kung kinakailangan.
- Kasama ng koponan, lumahok sa mga demonstrasyon ng produkto ng supplier at mga pagtatanghal sa bibig, kung gaganapin.
- Magbigay at panatilihin ang kontrol ng impormasyon ng presyo mula sa mga nagmumungkahi.
- Makilahok at manguna sa mga pagsusuri sa panukala at mga negosasyon sa kontrata.
- Maglingkod bilang tagapangulo ng pangkat ng pagsusuri.
- Suriin at aprubahan ang rekomendasyon sa pagsusuri.
- Tumulong na maiangkop ang kontrata sa mga natatanging pangangailangan ng proyekto.
- Protektahan at pamahalaan ang integridad ng proyekto at ang kakayahang tapusin ang trabaho.
- Protektahan at pamahalaan ang relasyon sa mga potensyal na supplier.
- Tiyakin ang pangkalahatang integridad ng proseso ng pagkuha sa pamamagitan ng patas at bukas na kompetisyon.
- Mag-coordinate ng legal at/o CIO na pagsusuri at pag-apruba ng dokumentasyon sa pagkuha na kinakailangan bago i-release/execution.
- Award at post contract.
- Tiyaking kumpleto ang procurement file.
|
|
May-ari ng negosyo
|
- Tukuyin ang mga kinakailangan.
- Tukuyin ang badyet, hiniling na timeline at iba pang posibleng mga hadlang.
- Siguraduhin na ang pagkuha ay naaayon sa IT strategic plan ng ahensya at Commonwealth.
- Tukuyin ang mga kondisyon ng kasiyahan sa pagganap at huling pagtanggap.
- Tukuyin ang mga pangangailangan sa negosyo tulad ng:
- mga demonstrasyon
- pagsubok ng bonding/pagtanggap
- antas ng serbisyo
- milestone/mga tuntunin sa pagbabayad
- kinakailangang mga teknikal at propesyonal na pamantayan at sertipikasyon ng supplier (ahensiya, VITA, Commonwealth, pederal, atbp.)
- Suportahan ang mga negosasyon upang matiyak na sinusuportahan ng huling kontrata ang mga pangangailangan ng negosyo at mga kinakailangan ng ahensya.
- Maglingkod sa pangkat ng pagsusuri upang suriin ang mga tugon ng supplier.
- I-coordinate ang partisipasyon ng VITA PMD at proseso ng pag-apruba ng PGR.
|
|
|
Ahensya Information Security Officer o AITR
|
- Tiyaking kasama sa solicitation ang lahat ng naaangkop na ahensya at mga kinakailangan sa patakaran sa seguridad ng VITA, kabilang ang ECOS, kung ang pagkuha ay o maaaring isang cloud-based na solusyon.
- Makipagtulungan sa seguridad ng SPOC at VITA at mga stakeholder ng ECOS.
|
|
|
Dalubhasa sa paksa (SME)
|
- Magtaglay ng ekspertong teknikal, industriya, kalakal o tukoy sa serbisyo na kakayahan at/o kaalaman para sa proyekto.
- Maaaring isang miyembro ng koponan o isang mapagkukunan sa koponan.
|
|
|
Panlabas na consultant
|
- Panlabas na consultant na teknikal, industriya, kalakal o tukoy sa serbisyo na kakayahan at/o kaalaman na hindi makukuha mula sa isang panloob na mapagkukunan.
- Magbigay ng payo o tulong sa pagkuha ng mga miyembro ng pangkat.
- Gumagana bilang isang mapagkukunan ng hindi pagboto sa sourcing team.
- Ipinagbabawal na makinabang mula sa kinalabasan ng anumang award o lumahok sa paghahanda ng solicitation.
|
|
|
Mga miyembro ng pangkat ng pagsusuri
|
- Mga indibidwal na itinalaga/responsable na gumawa ng rekomendasyon ng award.
- Ang procurement project team/evaluation team ay kadalasang kinabibilangan ng isang kinatawan ng ahensya (may-ari ng negosyo), mga SME at pangungunahan ng ahensya sa procurement lead/sourcing specialist.
- Ang bawat miyembro ay nakikilahok upang magbigay ng negosyo, legal, teknikal at pinansyal na input ayon sa kanilang lugar ng kadalubhasaan. Sinusuri lamang ng mga miyembro ang kanilang lugar ng kadalubhasaan ayon sa itinalaga.
|
|
|
Single point of contact (SPOC)
|
- Ang pinuno ng pagkuha ng ahensya/espesyalista sa pagmumulan ay nagsisilbi sa tungkuling ito. (Tingnan ang mga responsibilidad sa tungkulin sa itaas.)
- Ang itinalagang mapagkukunan ba para sa mga komunikasyon sa mga supplier at lahat ng iba pa sa panahon ng proseso ng pangangalap?
|
|